Una consultoría vende tiempo y conocimiento. Su mayor coste es el personal, su activo principal son los proyectos en marcha y su riesgo, que las horas trabajadas no lleguen nunca a facturarse. La contabilidad útil para una consultoría mide eso.
Ingresos por proyecto
Los proyectos se contratan de tres formas, y cada una pide un tratamiento:
| Modalidad | Cuándo es ingreso |
|---|---|
| Por horas (time & materials) | en el mes en que se trabajan, aunque se facturen después |
| Precio cerrado | por grado de avance del proyecto (NRV 14ª del PGC) |
| Cuota mensual de soporte | en el mes que corresponde |
La trampa habitual es contabilizar ingresos solo al facturar. Un proyecto de 60.000 € que se factura al final hace que la consultoría parezca en pérdidas durante meses y en beneficios desorbitados el mes de la entrega.
Trabajos en curso y horas sin facturar
Al cierre de cada mes, y sobre todo al cierre del ejercicio, las horas trabajadas y no facturadas son un ingreso devengado. Se registran como ingreso (705) contra una cuenta de clientes por facturas pendientes de formalizar (4309). Cuando se emite la factura, se cancela. La guía de trabajos en curso para empresas de servicios muestra los asientos.
Ejemplo
A 31 de diciembre, un proyecto de precio cerrado de 40.000 € tiene un avance del 70 %. Se han facturado 20.000 €. El ingreso reconocido debe ser 28.000 €: se registran 8.000 € de ingreso pendiente de facturar. Si el proyecto va peor de lo previsto y su coste total superará el precio, la pérdida esperada se provisiona ya.
Retenciones de IRPF: quién las lleva
Aquí hay mucha confusión. La retención del 15 % (7 % para nuevos profesionales) se aplica a las actividades profesionales de personas físicas cuando el cliente es una empresa o profesional. Por tanto:
- Un consultor autónomo que factura a empresas incluye retención en sus facturas.
- Una consultoría constituida como SL no aplica retención en sus facturas de servicios.
- La SL sí practica retención cuando contrata a consultores autónomos como colaboradores, y la ingresa en el modelo 111.
Los detalles están en factura de profesional con retención.
Subcontratación y colaboradores
Las consultorías trabajan a menudo con otros consultores. El coste de subcontratas se imputa al proyecto. Si el colaborador trabaja de forma exclusiva, con horario y medios de la consultoría, existe riesgo de falso autónomo; revísalo con lo explicado en pagos a colaboradores freelance.
Gastos refacturables
Viajes, dietas y alojamiento del equipo en casa del cliente suelen refacturarse. Si la consultoría los paga y los refactura, forman parte de la base imponible de su factura con IVA; no son suplidos salvo que se paguen en nombre y por cuenta del cliente con factura a su nombre. Ver refacturación de gastos a clientes.
Factura electrónica en la consultoría
Los clientes de una consultoría son, casi siempre, empresas españolas. Con la factura electrónica B2B:
- Factura por hitos o por horas con referencias claras: código de proyecto, periodo y número de pedido del cliente. Las grandes empresas aprueban contra pedidos y rechazan lo que no casa.
- Anexos de horas: el detalle de horas suele ir en un anexo. Acuerda con el cliente si lo quiere dentro del fichero estructurado (como documento adjunto) o por separado en su portal.
- Aceptación como hito comercial: con los estados de factura sabrás cuándo el cliente acepta; úsalo para anticipar cobros y detectar discrepancias de alcance pronto.
Si facturas por hitos, la guía de facturación por hitos de proyecto amplía este punto.
Indicadores clave
Tasa de ocupación facturable, precio medio por hora real, margen por proyecto y días de trabajo pendiente de facturar. Si el último crece, el problema no es comercial: es de facturación.