Luottotappio syntyy, kun asiakas jättää laskun maksamatta eikä saatavaa enää saada perittyä. Se on harmillinen mutta normaali osa liiketoimintaa, ja sen oikea kirjaaminen on tärkeää sekä kirjanpidon oikeellisuuden että verotuksen kannalta. Tässä oppaassa käydään läpi, milloin saatava katsotaan lopullisesti menetetyksi, miten epävarma saatava eroaa lopullisesta luottotappiosta, miten kirjaus tehdään ja miten arvonlisävero (ALV) oikaistaan. Aihe liittyy läheisesti laajempaan kokonaisuuteen, jota käsitellään myös oppaassa myyntisaamisten hallinta.
Milloin saatava on lopullisesti menetetty
Luottotappion saa kirjata, kun saatava on lopullisesti menetetty eli realistista mahdollisuutta maksun saamiseen ei enää ole. Kirjanpidon varovaisuuden periaate ohjaa kirjaamaan menetyksen heti, kun se on tiedossa, eikä vasta tilikauden lopussa. Lopullinen menetys voidaan yleensä todeta esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- Velallinen on asetettu konkurssiin eikä jako-osuutta ole odotettavissa.
- Ulosotto on tuottanut varattomuustodistuksen tai estetodistuksen.
- Perintä on todettu tuloksettomaksi ja velallinen on maksukyvytön.
- Velallista ei tavoiteta eikä omaisuutta ole.
Pelkkä myöhästyminen ei tee saatavasta menetettyä. Erääntynyt lasku on ensin tavallinen avoin saatava, johon kohdistetaan muistutus ja saatavien perintä, ennen kuin menetys voidaan todeta lopulliseksi.
Epävarma saatava vs. lopullinen luottotappio
Kaikkia maksamattomia saatavia ei voi heti kirjata luottotappioksi. Kirjanpidossa erotetaan epävarma saatava ja lopullinen luottotappio:
| Tilanne | Tila | Käsittely |
|---|---|---|
| Lasku erääntynyt, perintä kesken | epävarma saatava | kirjataan kuluksi varauksena, ALV:ta ei vielä oikaista |
| Konkurssi, varattomuus, tulokseton perintä | lopullinen luottotappio | kirjataan lopulliseksi menetykseksi, ALV oikaistaan |
Epävarma saatava kirjataan tilikauden tuloksen oikeellisuuden vuoksi kuluksi jo silloin, kun maksun saaminen näyttää epätodennäköiseltä, mutta menetys ei vielä ole varma. Tällöin saatava on edelleen kirjanpidossa, mutta sen arvo on alaskirjattu. Lopullinen luottotappio sen sijaan poistaa saatavan kokonaan, ja vasta tässä vaiheessa myös arvonlisävero voidaan yleensä oikaista.
Luottotappion kirjaus
Myyntilasku on alun perin kirjattu myyntisaamiseksi ja myynniksi, ja siihen on sisältynyt tilitettävä ALV. Kun saatava menetetään, kirjaus puretaan vastaavalla tavalla. Pääperiaate:
- Luottotappio (kulu) veloitetaan saatavan verottomalla määrällä.
- Suoritettava ALV oikaistaan pienemmäksi alkuperäisellä veron osuudella.
- Myyntisaaminen hyvitetään koko laskun loppusummalla.
Näin tulosvaikutus kohdistuu vain myynnin verottomaan osaan, koska veron osuus palautuu ALV:n oikaisun kautta. Käytä kirjauksessa oman tilikartan mukaisia luottotappiotilejä, jotka on kuvattu kohdassa luottotappiot tilikartassa, ja varmista, että tosite ja perinnän dokumentit liittyvät kirjaukseen osana tositteita ja kirjausketjua.
ALV:n oikaisu
Arvonlisävero tilitetään myynnistä Verohallinnolle jo laskutushetkellä, vaikka asiakas ei lopulta maksaisikaan. Kun saatava muuttuu lopulliseksi luottotappioksi, jo tilitettyä veroa ei tarvitse maksaa lopullisesti tappioksi: ALV-oikaisu vähentää suoritettavan veron määrää sillä kaudella, jolla luottotappio kirjataan.
- Oikaisu tehdään sen kohdekauden ALV-ilmoituksella, jolla menetys todetaan lopulliseksi.
- Oikaisu koskee vain myyntiin alun perin sisältynyttä veroa.
- Jos velallinen myöhemmin maksaakin saatavan, oikaisu peruutetaan ja vero tilitetään takaisin.
Tärkeä rajaus: ALV:n oikaisua ei tehdä pelkän epävarman saatavan perusteella, vaan vasta kun menetys on lopullinen. Käytännön ohjeita ALV:n ilmoittamiseen löytyy oppaasta ALV-ilmoitus ja maksaminen.
Perinnän dokumentointi
Luottotappion ja ALV-oikaisun edellytys on, että menetys voidaan näyttää toteen. Tämän vuoksi perinnän vaiheet kannattaa dokumentoida huolellisesti. Säilytä kirjanpidon tositteiden yhteydessä ainakin:
- alkuperäinen lasku ja maksumuistutukset
- perintätoimiston tai oman perinnän kirjeenvaihto
- mahdollinen konkurssi-, ulosotto- tai varattomuustodistus
- merkinnät yhteydenotoista ja maksujärjestelyistä
Hyvä dokumentaatio osoittaa, että kyse on aidosta lopullisesta menetyksestä eikä esimerkiksi vapaaehtoisesta luopumisesta saatavasta. Dokumentit ovat osa kirjanpitolain mukaista aineistoa ja niitä koskee sama säilytysvelvollisuus kuin muutakin kirjanpidon arkistointia.
Verotuksen käsittely
Tuloverotuksessa luottotappio on lähtökohtaisesti vähennyskelpoinen meno, kun se liittyy elinkeinotoiminnan myyntisaamisiin ja menetys on lopullinen. Käytännössä se pienentää verotettavaa tulosta sillä tilikaudella, jolla tappio kirjataan. Muutama huomioitava seikka:
- Vähennyskelpoisuus edellyttää, että saatava on aidosti menetetty, ei vain kirjattu pois mukavuussyistä.
- Konsernin sisäisten tai lähipiirisaatavien menetyksiin voi liittyä erityisrajoituksia.
- Epävarman saatavan alaskirjaus ja lopullinen luottotappio voivat ajoittua eri tilikausille.
Koska verokohtelu riippuu tilanteesta, varmista käsittely oman tilikartan ja kirjanpidon perusteiden mukaisesti tai kysy tarvittaessa kirjanpitäjältä.
Esimerkki
Yritys on myynyt palvelun ja lähettänyt laskun, jonka loppusumma on 1 240 euroa, josta sovellettavan verokannan mukainen ALV on 240 euroa ja veroton myynti 1 000 euroa. Asiakas ajautuu konkurssiin, perintä on tulokseton eikä jako-osuutta saada. Kun menetys todetaan lopulliseksi:
- Luottotappio kirjataan kuluksi 1 000 euron verottomalta osalta.
- Suoritettavasta verosta oikaistaan 240 euroa alaspäin ALV-ilmoituksella.
- Myyntisaaminen 1 240 euroa poistuu taseesta.
Lopullinen tulosvaikutus on siis 1 000 euroa, koska veron osuus palautuu oikaisun kautta. Jos asiakas myöhemmin yllättäen maksaisi laskun, sekä tappio että ALV-oikaisu peruutettaisiin.