Saatavien perintä tarkoittaa toimenpiteitä, joilla yritys kotiuttaa erääntyneet myyntisaamiset asiakkaalta, joka ei ole maksanut laskuaan eräpäivään mennessä. Perintä etenee porras kerrallaan: kohteliaasta maksumuistutuksesta kirjeperintään ja viimesijaisesti oikeudelliseen perintään. Mitä aikaisemmin saatava otetaan käsittelyyn, sitä todennäköisemmin se saadaan perittyä ja sitä pienemmiksi kulut jäävät. Tässä oppaassa käydään läpi perinnän vaiheet, hyvä perintätapa sekä luottotappion kirjaaminen.
Miksi perintä kannattaa hoitaa ajoissa
Erääntynyt saatava ei parane odottamalla. Mitä vanhemmaksi saatava ehtii, sitä heikommin se yleensä kotiutuu: asiakkaan maksukyky voi heiketä ja muut velkojat ehtivät edelle. Aktiivinen perintä parantaa maksuvalmiutta ja vähentää luottotappioiden riskiä.
Ajoissa hoidettu perintä:
- nopeuttaa rahan kiertoa ja parantaa kassavirtaa
- pitää saatavakannan terveenä ja ennustettavana
- viestii asiakkaille, että maksuehtoja seurataan johdonmukaisesti
- pienentää perintäkuluja, koska saatava ei ehdi vanheta
Hyvä lähtökohta on selkeät maksuehdot ja viivästyskorko jo laskulla. Kun ehdot ovat kunnossa, perinnälle on vankka pohja.
Maksumuistutus
Perintä alkaa lähes aina maksumuistutuksella. Se on muistutus erääntyneestä laskusta, ja se kannattaa lähettää pian eräpäivän jälkeen. Muistutus voidaan toimittaa kirjeenä, sähköpostina tai laskutusjärjestelmän kautta.
Maksumuistutuksessa kerrotaan ainakin:
- alkuperäisen laskun numero, summa ja eräpäivä
- uusi maksuaika ja maksutiedot
- mahdollinen viivästyskorko ja muistutuskulu
- yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä varten
Muistutuksesta voidaan periä kohtuullinen muistutuskulu ja eräpäivästä alkava viivästyskorko. Kuluveloituksilla on lainsäädännössä määritellyt enimmäismäärät, joita on noudatettava. Usein jo ensimmäinen ystävällinen muistutus riittää, kun kyse on inhimillisestä unohduksesta.
Perintäkirje ja kulut
Jos maksumuistutus ei tuota tulosta, seuraava vaihe on varsinainen perintäkirje eli maksuvaatimus. Siinä vaaditaan saatavaa maksettavaksi määräajassa ja kerrotaan, mitä tapahtuu, jos maksua ei suoriteta. Maksuvaatimuksen voi laatia itse tai sen voi hoitaa ulkopuolinen perintätoimisto.
Tyypillinen perinnän etenemisjärjestys ja kulujen kertyminen:
| Vaihe | Sisältö | Kuka tekee | Kulut velalliselle |
|---|---|---|---|
| Maksumuistutus | Muistutus eräpäivästä | Yritys itse | Muistutuskulu + viivästyskorko |
| Maksuvaatimus (perintäkirje) | Vaatimus maksaa määräajassa | Yritys tai perintätoimisto | Perintäkulu + viivästyskorko |
| Oikeudellinen perintä | Haaste ja tuomio | Käräjäoikeus | Oikeudenkäyntikulut |
| Ulosotto | Pakkotäytäntöönpano | Ulosottoviranomainen | Ulosottomaksut |
Perintäkulujen on oltava kohtuullisia, ja kuluveloituksia rajoittaa laki. Yritysten välisessä perinnässä ja kuluttajaperinnässä on omat kattonsa, jotka kannattaa tarkistaa voimassa olevasta lainsäädännöstä ennen kulujen veloittamista.
Hyvä perintätapa
Kaikessa perinnässä on noudatettava hyvää perintätapaa. Se tarkoittaa asiallista, kohtuullista ja velallista kunnioittavaa menettelyä. Hyvä perintätapa suojaa myös perijää, koska virheellinen tai aggressiivinen perintä voi johtaa kuluvastuuseen tai vahingonkorvaukseen.
Hyvän perintätavan perusperiaatteet:
- älä peri vanhentunutta tai aiheetonta saatavaa
- anna velalliselle riittävä maksuaika jokaisessa vaiheessa
- veloita vain kohtuullisia, lakiin perustuvia kuluja
- käsittele velallisen tietoja luottamuksellisesti
- suhtaudu asiallisesti maksusuunnitelmaa tai osamaksua koskeviin pyyntöihin
Jos velallinen kiistää saatavan perustellusti (riitautus), saatavaa ei saa siirtää tavanomaiseen perintään, vaan erimielisyys on selvitettävä ensin. Riitaisaa saatavaa ei viedä suoraan oikeudelliseen perintään ennen riidan ratkaisua.
Ulkopuolinen perintäpalvelu
Moni yritys ulkoistaa perinnän tietyn vaiheen jälkeen perintätoimistolle. Ammattimainen toimija hoitaa maksuvaatimukset, neuvottelut ja tarvittaessa oikeudellisen perinnän puolestasi. Tämä säästää aikaa ja varmistaa, että menettely on hyvän perintätavan mukaista.
Ulkoistamisen etuja:
- asiantuntemus: prosessi ja kuluveloitukset ovat lainmukaisia
- tehokkuus: muistutukset ja vaatimukset lähtevät automaattisesti ajallaan
- asiakassuhde: yritys voi keskittyä myyntiin, kun perintä hoituu erikseen
Sopiva ulkoistamisen hetki riippuu saatavan koosta ja asiakassuhteesta. Pieniä, toistuvia saatavia kannattaa usein muistuttaa itse, kun taas suuremmat tai vanhentumassa olevat saatavat siirtyvät ammattilaiselle. Saatavakannan kokonaiskuvaa kannattaa seurata osana myyntisaamisten hallinta -kokonaisuutta.
Oikeudellinen perintä
Jos vapaaehtoinen perintä ei tuota tulosta, saatavasta voidaan hakea tuomio käräjäoikeudelta. Tuomio antaa ulosottoperusteen, jonka nojalla ulosottoviranomainen voi periä saatavan pakkokeinoin esimerkiksi velallisen palkasta tai omaisuudesta.
Oikeudellisen perinnän pääpiirteet:
- velkoja toimittaa haastehakemuksen käräjäoikeudelle
- tuomioistuin antaa tuomion, jos saatavaa ei kiistetä perustellusti
- tuomio on ulosottoperuste, ja saatava voidaan siirtää ulosottoon
- ulosotto perii saatavan velallisen varoista mahdollisuuksien mukaan
Oikeudellisesta perinnästä syntyy oikeudenkäyntikuluja, jotka voivat jäädä velkojan vahingoksi, jos velallinen on varaton. Siksi oikeudellinen perintä on järkevää suhteuttaa saatavan suuruuteen ja velallisen todennäköiseen maksukykyyn.
Luottotappion kirjaus
Kun on selvää, ettei saatavaa todennäköisesti saada perittyä, se kirjataan luottotappioksi. Luottotappio on kulukirjaus, joka pienentää myyntisaamisia ja tulosta. Kirjaus tehdään, kun saatavan kotiutuminen on perustellusti epätodennäköistä, esimerkiksi ulosoton tuloksettoman päättymisen tai velallisen maksukyvyttömyyden perusteella.
Pääperiaatteet:
- luottotappio kirjataan kirjanpitolain mukaisesti sille tilikaudelle, jolla menetys todetaan
- kirjaus perustuu tositteeseen ja arvioon saatavan kotiutumisesta
- jos saatava myöhemmin kotiutuu, aiemmin kirjattu tappio oikaistaan
- mahdolliset arvonlisäveron vaikutukset käsitellään erikseen Verohallinnon ohjeiden mukaan
Käytännön kirjausohjeita löydät oppaasta luottotappiot ja saatavien poistot.
Jatkolinkit
Saatavien perintä on osa laajempaa laskutuksen ja maksuvalvonnan kokonaisuutta. Kun laskut ovat kunnossa ja maksuja seurataan järjestelmällisesti, perintää tarvitaan harvemmin. Lisää aiheesta löydät laskutus ja maksut -oppaat -osiosta sekä koko käytännön kirjanpito-oppaat -kokoelmasta.