Tilinpäätös ei valmistu hyvin ilman järjestelmällistä etenemistä. Kun tilikausi on päättynyt, edessä on joukko tarkistuksia ja päättäviä kirjauksia, joiden tulee olla tehtyinä ennen kuin tuloslaskelma ja tase voidaan vahvistaa. Tämä muistilista käy läpi olennaiset kohdat täsmäytyksistä allekirjoituksiin saakka, jotta mikään kirjaus ei jää puuttumaan ja kirjanpitolain vaatimukset täyttyvät. Käytännön taustaksi kannattaa lukea myös erillinen ohje siitä, miten tilinpäätös pienyritykselle rakentuu.
Tilien täsmäytys
Ennen mitään päättäviä kirjauksia pääkirjan saldot on täsmäytettävä ulkoisiin tietoihin. Tämä paljastaa virhekirjaukset ja puuttuvat tositteet ajoissa.
- Pankkitilit: kirjanpidon saldo vastaa tiliotteen loppusaldoa jokaisella tilillä.
- Kassa: mahdollinen käteiskassa lasketaan ja täsmätään.
- Myyntisaamiset: avoimet myyntilaskut vastaavat reskontran saldoa.
- Ostovelat: avoimet ostolaskut vastaavat ostoreskontraa.
- ALV-tilit: arvonlisävero-saldot täsmäävät annettuihin ilmoituksiin Verohallinnossa.
Mikäli erotuksia löytyy, ne selvitetään ennen etenemistä. Eheä kirjausketju tositteesta pääkirjaan on edellytys luotettavalle tilinpäätökselle.
Jaksotukset ja siirtosaamiset
Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tulot ja menot kuuluvat sille tilikaudelle, jolle ne ovat syntyneet, ei sille jolloin raha liikkuu. Siksi tilikauden vaihteessa tehdään jaksotukset.
- Siirtosaamiset: etukäteen maksetut kulut, esimerkiksi seuraavalle kaudelle kohdistuva vakuutusmaksu.
- Siirtovelat: kaudelle kuuluvat mutta vielä maksamattomat kulut, kuten lomapalkkavelka.
- Tulojen jaksotus: keskeneräiset toimitukset ja laskuttamaton työ kohdistetaan oikealle kaudelle.
Aiheen syvempi käsittely löytyy ohjeesta jaksotukset tilinpäätöksessä.
Poistot
Pysyviin vastaaviin kuuluvasta käyttöomaisuudesta kirjataan poistot suunnitelman mukaan. Poistolla menon hankintameno jaksotetaan vaikutusaikanaan.
- Tarkista, että poistosuunnitelma on ajan tasalla uusien hankintojen osalta.
- Erottele kuluna kirjattavat pienhankinnat suunnitelman mukaan poistettavasta omaisuudesta.
- Kirjaa myydyn tai romutetun omaisuuden poistuminen taseesta.
Poistomenetelmistä ja niiden vaikutuksesta kertoo tarkemmin ohje poistot tilinpäätöksessä.
Varaston arvostus
Jos yrityksellä on vaihto-omaisuutta, varasto inventoidaan tilikauden päättyessä ja arvostetaan oikein.
- Suorita fyysinen inventaario ja dokumentoi määrät.
- Arvosta erät hankintamenoon tai sitä alempaan todennäköiseen luovutushintaan.
- Kirjaa varaston muutos tuloslaskelmaan, jotta katteet näkyvät oikein.
Epäkuranttiin tai myymättömään tavaraan tehdään tarvittaessa arvonalennus.
Verovelat ja saamiset
Tilikauden tulokseen liittyvät verot kirjataan oikealle kaudelle.
- Verovelka tai verosaaminen: laske tilikauden tuloksesta aiheutuva vero ja täsmää maksettuihin ennakkoveroihin. Jos ennakoita on maksettu liikaa, syntyy verosaaminen, ja jos liian vähän, verovelka.
- ALV-velka tai -saaminen: varmista, että viimeisen kauden arvonlisävero on kirjattu ja täsmää annettuun ilmoitukseen. Sovellettava verokanta määräytyy myydyn tuotteen tai palvelun mukaan.
- Työnantajasuoritukset: ennakonpidätykset ja sivukulut on kirjattu ja täsmätty tulorekisteriin ilmoitettuun.
Veroihin liittyvät erät kannattaa selvittää ajoissa, koska ne vaikuttavat suoraan tilikauden tulokseen ja siten myös mahdolliseen voitonjakoon.
Liitetiedot
Liitetiedot täydentävät tuloslaskelmaa ja tasetta. Pienyrityksellä vaatimukset ovat kevyemmät, mutta keskeiset tiedot on silti esitettävä.
- Tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ja arvostusmenetelmät.
- Annetut vakuudet ja vastuusitoumukset.
- Olennaiset tase-erien erittelyt sovellettavan sääntelyn mukaan.
Liitetietojen laajuus riippuu yrityksen koosta ja yritysmuodosta. Pienen osakeyhtiön ja toiminimen vaatimukset eroavat toisistaan, joten kannattaa varmistaa, mitkä tiedot juuri oma yritys on velvollinen esittämään.
Allekirjoitukset
Valmis tilinpäätös päivätään ja allekirjoitetaan. Osakeyhtiössä allekirjoittajina ovat hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja, toiminimellä yrittäjä itse. Vasta allekirjoitettu tilinpäätös on lopullinen ja muodostaa pohjan mahdolliselle toimitukselle PRH:n kaupparekisteriin ja veroilmoitukselle.
Muistilista taulukkona
| Kohta | Tehtävä | Valmis |
|---|---|---|
| Täsmäytykset | Pankki, kassa, reskontrat ja ALV-tilit täsmäävät | [ ] |
| Jaksotukset | Siirtosaamiset ja siirtovelat kirjattu | [ ] |
| Poistot | Suunnitelman mukaiset poistot tehty | [ ] |
| Varasto | Inventaario ja arvostus valmis | [ ] |
| Verot | Verovelka tai -saaminen laskettu ja kirjattu | [ ] |
| Liitetiedot | Laadittu sovellettavan sääntelyn mukaan | [ ] |
| Tuloslaskelma ja tase | Laadittu ja tarkistettu | [ ] |
| Allekirjoitukset | Päivätty ja allekirjoitettu | [ ] |
Taulukon voi tulostaa ja käyttää tilikauden päättämisen runkona. Kun jokainen rivi on kuitattu, tilinpäätös on valmis ilman puuttuvia kirjauksia.
Yhteenveto
Hyvä tilinpäätös syntyy järjestyksessä: ensin täsmäytykset, sitten jaksotukset, poistot ja varaston arvostus, lopuksi verot, liitetiedot ja allekirjoitukset. Kun pohjana on luotettava ja ajantasainen kirjanpito, listan läpikäynti on suoraviivaista. Suomessa nyt avautuva Nexbal kokoaa laskut, kuitit ja tiliotteiden kirjausehdotukset samaan paikkaan pitkin vuotta, ja tase, tuloslaskelma, saldoluettelo ja pääkirja ovat valmiina tilinpäätöksen pohjaksi. Liity betakäyttäjäksi ja kokeile 30 päivää ilmaiseksi.