Jaksotukset ovat tilinpäätöksen tärkein keino varmistaa, että tulot ja menot kohdistuvat oikealle tilikaudelle. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa ratkaisee tapahtuman ajankohta, ei se, milloin raha liikkuu pankkitilillä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tilikauden vaihteessa osa laskuista ja maksuista jää väärälle kaudelle, ellet oikaise niitä siirtoerillä. Kun jaksotukset on tehty huolella, tuloslaskelma kuvaa todellista kannattavuutta ja tase oikeita saamisia ja velkoja.
Suoriteperuste ja jaksotuksen idea
Kirjanpitolaki edellyttää, että tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Suoriteperusteessa tulo kirjataan, kun suorite luovutetaan, ja meno, kun tuotannontekijä vastaanotetaan. Maksupäivä on toissijainen.
Tämä luo tilikauden vaihteessa kaksi tyypillistä tilannetta:
- Tapahtuma kuuluu kuluvalle kaudelle, mutta lasku tai maksu osuu vasta seuraavalle kaudelle.
- Lasku tai maksu on jo kirjattu, mutta osa siitä kohdistuu tulevalle kaudelle.
Molemmat oikaistaan siirtoerillä, jotka ovat taseen lyhytaikaisia eriä. Siirtoerät jaetaan neljään perustapaukseen, jotka on hyvä tunnistaa erikseen.
Siirtosaamiset
Siirtosaamiset syntyvät, kun tilikaudelle kuuluva tulo tai jo maksettu tuleva kulu pitää näyttää saamisena tilinpäätöshetkellä. Tyypillisiä esimerkkejä ovat:
- Myyty ja toimitettu suorite, jota ei ole vielä laskutettu tilinpäätöspäivänä.
- Korkotulo, joka on kertynyt tilikaudelle mutta maksetaan vasta seuraavalla kaudella.
- Ennakkoon maksettu kulu, jonka hyöty kohdistuu tulevaan kauteen (esimerkiksi etukäteen maksettu vuokra tai vakuutus).
Siirtosaaminen kirjataan taseen vastaaviin, ja vastakirjaus tehdään tuloslaskelmaan kasvattamaan tulosta tai pienentämään kulua kuluvalla kaudella.
Siirtovelat
Siirtovelat ovat siirtosaamisten peilikuva. Niillä kirjataan tilikaudelle kuuluva meno, jonka lasku tai maksu osuu vasta seuraavalle kaudelle. Yleisiä siirtovelkoja ovat:
- Saamatta oleva ostolasku jo toimitetusta tavarasta tai palvelusta.
- Tilikaudelle kertyneet korot, jotka erääntyvät myöhemmin.
- Henkilöstöön liittyvät velat, kuten lomapalkkavelka ja siihen liittyvät sivukulut.
Siirtovelka kirjataan taseen vieraaseen pääomaan, ja vastakirjaus kasvattaa kuluvan kauden kuluja. Näin meno näkyy oikealla kaudella, vaikka maksu tapahtuisi vasta myöhemmin.
Ennakkoon maksetut kulut ja saadut ennakot
Ennakot vaativat erityistä tarkkuutta, koska niissä raha ja suorite ovat eri kausilla.
- Ennakkoon maksetut kulut ovat menoja, jotka on maksettu mutta jotka kohdistuvat tulevalle kaudelle. Ne kirjataan siirtosaamisiin ja puretaan kuluksi sitä mukaa kun hyöty toteutuu.
- Saadut ennakot ovat asiakkaalta etukäteen saatuja maksuja työstä tai tuotteesta, jota ei ole vielä toimitettu. Niitä ei saa tulouttaa, vaan ne kirjataan taseen velkoihin saatuihin ennakoihin, kunnes suorite luovutetaan.
Saatuihin ennakoihin liittyy usein myös arvonlisävero (ALV). ALV-velvollisella ennakkomaksun vero tilitetään yleensä jo maksuhetkellä sovellettavan verokannan mukaan, vaikka tulo jaksotetaan vasta toimituksen yhteydessä. Tarkista oikea käsittely ALV-perusteet yrittäjälle -oppaasta ennen kirjausta.
Lomapalkkavelka
Lomapalkkavelka on yksi yleisimmistä jaksotuksista yrityksissä, joilla on palkattua henkilöstöä. Tilinpäätöspäivänä työntekijöillä on usein ansaittuja mutta pitämättömiä lomapäiviä. Näistä syntyy tilikaudelle kuuluva kulu, vaikka lomapalkka maksetaan vasta loman pitämisen yhteydessä.
Lomapalkkavelkaa laskettaessa otetaan mukaan myös palkan päälle tulevat työnantajan sivukulut. Käytännön laskennan tueksi kannattaa lukea palkanlaskennan perusteet ja työnantajan sivukulut -opas.
Kirjaaminen ja purkaminen
Jaksotus tehdään tyypillisesti muistiotositteella tilikauden viimeiselle päivälle ja puretaan seuraavan kauden alussa. Tällöin siirtoerä ei jää pyörimään taseeseen, vaan se kohdistuu lopulta oikealle tilille, kun varsinainen lasku tai maksu kirjataan.
Alla on yksinkertaistettu yhteenveto neljästä siirtoerätyypistä:
| Siirtoerä | Tilanne tilinpäätöshetkellä | Tase | Tuloslaskelmavaikutus |
|---|---|---|---|
| Siirtosaaminen | Tulo ansaittu / kulu maksettu etukäteen | Vastaavaa | Kasvattaa tulosta kuluvalla kaudella |
| Siirtovelka | Meno syntynyt, lasku puuttuu | Vierasta pääomaa | Kasvattaa kuluja kuluvalla kaudella |
| Saatu ennakko | Maksu saatu, suoritetta ei luovutettu | Vierasta pääomaa | Ei tuloutusta vielä |
| Ennakkoon maksettu kulu | Maksu tehty, hyöty tulevalla kaudella | Vastaavaa | Kulu vasta tulevalla kaudella |
Käytännön työnkulku on suoraviivainen:
- Tunnista tilikauden vaihteen poikkeavat tulot, menot ja maksut.
- Kirjaa siirtoerä tilinpäätöspäivälle muistiotositteella ja liitä perusteet tositteeseen.
- Pura erä seuraavan kauden alussa tai sitä mukaa kun lasku tai maksu toteutuu.
- Täsmäytä siirtoerätilit, jotta vanhoja eriä ei jää roikkumaan taseeseen.
Hyvä tilikartta auttaa pitämään siirtoerät erillään tavallisista saamis- ja velkatileistä. Jos tilikartta kaipaa selkeyttämistä, katso suomalainen tilikartta -malli ja ryhmittele siirtoerät omille tileilleen. Selkeästä jaksotuksesta hyötyy myös kahdenkertainen kirjanpito, koska jokaiselle kirjaukselle löytyy looginen vastinpari.
Yhteenveto
Jaksotukset eivät ole vain teknisiä kirjauksia, vaan ne ratkaisevat, kuvaako tilinpäätös todellista tulosta. Käy siirtoerät läpi järjestelmällisesti, dokumentoi perusteet ja muista purkaa erät ajallaan. Näin vältät kahteen kertaan kirjatut kulut ja väärälle kaudelle päätyneet tulot.