Työmatkoista syntyy monenlaisia kuluja, ja ne kannattaa kirjata eri tileille. Syy on käytännöllinen: arvonlisäveron vähennysoikeus, verovapaiden korvausten seuranta ja tulorekisteri-ilmoitukset vaihtelevat kulun mukaan.
Tilit
| Tili (esimerkki) | Sisältö | ALV-vähennys |
|---|---|---|
| Matkaliput | juna, lento, bussi, taksi | henkilökuljetuksesta yleensä ei |
| Majoitus | hotellit | kyllä, laskun perusteella |
| Verovapaat päivärahat | kotimaan ja ulkomaan päivärahat | ei |
| Kilometrikorvaukset | oman auton käyttö työmatkalla | ei |
| Muut matkakulut | pysäköinti, tietullit, matkatavarat | laskun ja käytön mukaan |
Henkilökuljetuksen arvonlisäveron vähennysoikeus on rajoitettu; tarkista ehdot Verohallinnon vähennysoikeusohjeesta.
Päivärahat ja kilometrikorvaukset
Verohallinto vahvistaa vuosittain verovapaiden matkakustannusten korvausten enimmäismäärät. Kun työnantaja maksaa korvaukset enintään näiden mukaan ja matkalaskussa on vaaditut tiedot (matkan tarkoitus, ajankohta, reitti, kilometrit), ne ovat työntekijälle verovapaita. Korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin. Ajantasaiset määrät löytyvät Verohallinnon päätöksistä; ks. myös matkakulut ja päivärahat.
Esimerkki matkalaskusta:
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Verovapaat päivärahat | päivärahojen määrä | |
| Kilometrikorvaukset | km × vahvistettu korvaus | |
| Majoitus | hotellilaskun veroton osa | |
| Ostojen ALV | hotellilaskun vero | |
| Velka työntekijälle (tai pankkitili) | yhteensä |
Tosite on matkalasku
Matkalasku liitteineen on tosite. Ilman matkalaskua maksettu “päiväraha” on verotettavaa palkkaa. Yrittäjän itselleen maksamat korvaukset vaativat saman dokumentoinnin.
Mikä ei ole matkakulu
- Asiakkaiden kestitys matkalla on edustusta, jolla on omat rajoituksensa.
- Yrityksen auton kulut (polttoaine, huolto) kirjataan ajoneuvokuluihin.
- Työmatkat kodin ja vakituisen työpaikan välillä eivät ole työmatkoja verovapaiden korvausten kannalta.
Tarkistuslista
- Jokaiselle päivärahalle ja kilometrikorvaukselle on hyväksytty matkalasku.
- Hotellilaskun ALV on vähennetty vain, kun lasku on yrityksen nimellä.
- Korvaukset on ilmoitettu tulorekisteriin.
Matkalaskujen käsittely: kulukorvaukset ja henkilöstökulut kirjanpidossa.