La marchandise livrée le 30 décembre et facturée le 8 janvier, la maintenance de décembre que le prestataire n’a pas encore facturée, l’abonnement annuel payé en octobre pour douze mois : sans écriture de clôture, le premier exercice garde trop peu de chiffre d’affaires, le deuxième trop de charges. Le principe d’indépendance des exercices impose de corriger cela.
Le critère : le fait générateur, pas la facture
| Opération | Rattachement |
|---|---|
| Vente de biens | date de livraison ou de transfert de contrôle |
| Prestation de services | date d’exécution, au prorata pour un service continu |
| Achat de biens | date de réception |
| Service reçu | période de consommation |
| Intérêts, loyers, assurances | période couverte |
La date de la facture est sans importance. Seul compte ce qui a été livré, exécuté ou consommé avant la date de clôture.
Les achats livrés mais non facturés
Le bon de réception de décembre sans facture correspondante donne une facture non parvenue :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 607 Achats de marchandises | 4 000 | |
| 44586 TVA sur factures non parvenues | 800 | |
| 408 Fournisseurs, factures non parvenues | 4 800 |
La TVA ne devient déductible qu’à réception de la facture ; le 44586 sert à garder le montant TTC cohérent avec la future facture. Même logique pour un service consommé et non facturé (honoraires, énergie, maintenance), et pour un avoir attendu d’un fournisseur, en 4098 Fournisseurs, avoirs à obtenir.
Les ventes livrées mais non facturées
À l’inverse, une livraison ou une prestation réalisée avant la clôture et facturée après se comptabilise en produit à recevoir :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 4181 Clients, factures à établir | 6 000 | |
| 706 Prestations de services | 5 000 | |
| 44587 TVA sur factures à établir | 1 000 |
Un avoir que vous devez encore émettre pour un retour de décembre s’enregistre en 4198 Clients, avoirs à établir. Pour repérer ces cas, comparez les bons de livraison et les feuilles de temps de décembre avec les factures émises.
La contre-passation
Ces écritures sont contre-passées à l’ouverture de l’exercice suivant. La facture réelle s’enregistre ensuite normalement, et la charge ou le produit n’apparaît qu’une fois sur les deux exercices. Si la facture reçue diffère de l’estimation, l’écart tombe dans le nouvel exercice ; un écart important et récurrent signale une estimation à revoir. Le mécanisme est détaillé dans les écritures de contre-passation.
Séparation des charges et produits par période
Le cut-off des livraisons ne suffit pas : certaines factures couvrent une période qui chevauche la clôture. Elles doivent être réparties au prorata du temps.
Charges constatées d’avance. Une prime d’assurance de 3 600 EUR payée le 1er octobre pour douze mois ne concerne l’exercice clos au 31 décembre qu’à hauteur de trois mois. Les neuf autres, soit 2 700 EUR, passent en 486 Charges constatées d’avance : débit 486, crédit 616. Même traitement pour un loyer payé d’avance, un abonnement logiciel annuel, une campagne publicitaire facturée avant sa diffusion.
Produits constatés d’avance. L’abonnement annuel de 1 200 EUR HT facturé à un client le 1er novembre comporte dix mois de l’exercice suivant : 1 000 EUR passent en 487 Produits constatés d’avance (débit 706, crédit 487). Les formations vendues et non encore données, les cartes cadeaux non utilisées et les maintenances prépayées suivent la même règle ; voir les produits constatés d’avance.
Charges à payer hors fournisseurs. Les charges de l’exercice qui seront payées plus tard sans facture d’un fournisseur ont leurs propres comptes : congés payés et primes acquis (4282, 4286), charges sociales correspondantes (4382, 4386), impôts et taxes dus (4486), intérêts courus sur emprunts (1688). Les congés payés sont traités dans la provision pour congés payés.
Produits à recevoir hors clients. Intérêts acquis sur un placement, remboursement d’assurance accepté mais non versé, subvention acquise : 4687 ou le compte de tiers correspondant.
Un seuil de signification évite de régulariser des montants dérisoires : beaucoup de petites entreprises ne traitent que les factures au-delà d’un montant fixé, à condition d’appliquer la même règle chaque année et de régulariser systématiquement les postes récurrents importants.
La méthode de clôture
- Listez les bons de réception et de livraison des quinze derniers jours de l’exercice et rapprochez-les des factures.
- Parcourez les factures fournisseurs reçues en janvier et février : celles qui concernent l’exercice clos vont en 408.
- Passez en revue les contrats à échéance (assurances, loyers, abonnements, maintenance) pour les CCA et PCA.
- Vérifiez que le stock compté à la clôture est cohérent avec le cut-off : une marchandise reçue et comptée doit avoir sa facture ou sa facture non parvenue. Le comptage lui-même est décrit dans l’inventaire physique à la clôture.
- Documentez chaque écriture par une pièce : bon de livraison, contrat, calcul du prorata.
Les mêmes réflexes, appliqués chaque mois, sont présentés dans le cut-off à la clôture mensuelle.