Un commerce qui affiche 52 000 EUR de stock dans son logiciel de caisse en compte 47 500 EUR un 31 décembre au soir. La différence, ce sont des articles volés, cassés, mal enregistrés ou rangés au mauvais endroit. Sans inventaire physique, elle resterait dans le bilan comme un actif qui n’existe pas.
L’obligation
Toute entreprise commerçante doit, au moins une fois tous les douze mois, contrôler par inventaire l’existence et la valeur des éléments de son patrimoine. Pour les stocks, cela suppose un comptage réel, même lorsque le logiciel tient un inventaire permanent : le chiffre informatique se confronte au physique.
Deux organisations sont possibles :
- inventaire intermittent : tout est compté à la date de clôture, ou dans les jours proches avec reconstitution des mouvements ;
- inventaire tournant : en inventaire permanent, chaque famille d’articles est comptée au moins une fois dans l’année, à des dates différentes, et la clôture repose sur les quantités du logiciel validées par ces comptages.
Préparer le comptage
- Fixez la date et l’heure du comptage, et arrêtez les mouvements pendant celui-ci (réceptions, expéditions, transferts).
- Rangez et étiquetez : un article par emplacement, les articles abîmés à part.
- Préparez les listes de comptage par zone, sans les quantités théoriques pour ne pas influencer les compteurs.
- Formez des équipes de deux, l’un compte, l’autre note ; recomptez les écarts importants par une autre équipe.
- Identifiez les cas particuliers : marchandises reçues non facturées, vendues non livrées, en dépôt chez un tiers ou appartenant à un tiers.
Le dernier point fait le lien avec le cut-off des achats et des ventes : un article compté doit avoir sa facture d’achat ou sa facture non parvenue, et un article vendu mais encore dans l’entrepôt ne doit pas être compté. Les marchandises de tiers, ou les vôtres chez un dépositaire, sont traitées dans le stock en consignation.
Valoriser les quantités
Les stocks s’évaluent au coût d’acquisition (prix d’achat et frais accessoires : transport, droits de douane) ou au coût de production pour les produits fabriqués. Pour des articles interchangeables, deux méthodes sont admises :
| Méthode | Principe | Effet en période de hausse des prix |
|---|---|---|
| Coût unitaire moyen pondéré (CUMP) | moyenne des entrées, après chaque entrée ou sur la période | stock à un coût moyen |
| Premier entré, premier sorti (FIFO) | les sorties consomment d’abord les plus anciennes entrées | stock aux prix les plus récents |
La méthode « dernier entré, premier sorti » n’est pas admise. Choisissez une méthode et gardez-la. Les remises obtenues des fournisseurs diminuent le coût ; les frais de stockage après réception, en général, non. La valorisation est approfondie dans la valorisation des stocks à la clôture.
Régularisation des stocks à la clôture
Dans la plupart des petites entreprises, les achats de l’année sont enregistrés en charges (607 pour les marchandises, 601 pour les matières premières) et le compte de stock n’est mis à jour qu’à la clôture. Deux écritures font passer le stock initial en charges et le stock final à l’actif, par le compte de variation des stocks.
Exemple : stock de marchandises au 1er janvier de 40 000 EUR, inventaire valorisé au 31 décembre à 46 000 EUR.
| Écriture | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Annulation du stock initial | 6037 Variation des stocks de marchandises | 40 000 | |
| 37 Stocks de marchandises | 40 000 | ||
| Constatation du stock final | 37 Stocks de marchandises | 46 000 | |
| 6037 Variation des stocks de marchandises | 46 000 |
Le solde créditeur du 6037, soit 6 000 EUR, réduit le coût d’achat des marchandises vendues : le stock a augmenté, une partie des achats de l’année n’a pas été consommée. Pour les matières premières, le compte est le 6031 ; pour les produits finis et en-cours fabriqués par l’entreprise, la variation passe par les comptes 7133 et 7135 de production stockée.
Les écarts d’inventaire. En inventaire permanent, la différence entre stock théorique et stock compté se comptabilise elle aussi par la variation des stocks. Elle ne se corrige pas en modifiant le stock théorique sans trace : documentez les causes principales (casse, vol, erreurs de saisie) pour pouvoir les réduire.
La dépréciation. Un article compté mais abîmé, démodé ou vendu en dessous de son coût doit être déprécié à sa valeur probable de réalisation, nette des frais de vente :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6817 Dotations aux dépréciations des actifs circulants | 3 200 | |
| 397 Dépréciations des stocks de marchandises | 3 200 |
L’année suivante, la dépréciation est reprise (débit 397, crédit 7817) et une nouvelle est calculée sur l’inventaire du moment. Fiscalement, la dépréciation n’est déductible que si elle est justifiée par des éléments précis : liste des articles, état constaté, prix de vente réellement pratiqués ou proposés. Les articles détruits doivent faire l’objet d’un procès-verbal de destruction, utile aussi pour la régularisation éventuelle de la TVA déduite.
Ce que garder dans le dossier
Les feuilles de comptage signées, la liste valorisée, l’explication des écarts significatifs, la liste des articles dépréciés avec la justification du taux, et le rapprochement entre le total de la liste et le solde des comptes 31 à 37 après écritures. C’est ce dossier que le commissaire aux comptes ou l’administration demandera en premier si la marge varie fortement d’une année sur l’autre. La tenue courante du stock est décrite dans le stock et l’inventaire en comptabilité.