La plupart des difficultés d’une première clôture ne viennent pas de règles complexes, mais de pièces manquantes, de dépenses privées mêlées aux dépenses professionnelles, ou d’un régime de TVA mal paramétré. Une routine simple, appliquée dès le premier mois, évite l’essentiel.
Les obligations, selon la forme
| Micro-entreprise | Entreprise individuelle au réel | Société (SARL, SAS, EURL, SASU) | |
|---|---|---|---|
| Tenue | livre des recettes, registre des achats pour la vente de marchandises | comptabilité d’engagement, avec possibilités de simplification | comptabilité d’engagement complète selon le PCG |
| Documents | journal, grand livre, inventaire, comptes annuels | journal, grand livre, inventaire, comptes annuels, FEC | |
| Dépôt des comptes au greffe | non | non | oui, après approbation |
| Liasse fiscale | déclaration du chiffre d’affaires | oui | oui |
Les obligations détaillées selon la taille de l’entreprise se trouvent dans les obligations comptables par taille.
La routine mensuelle
- Collecter les pièces au fil de l’eau : factures d’achat reçues via votre plateforme de facturation électronique ou par e-mail, justificatifs de notes de frais, relevés bancaires.
- Émettre et enregistrer les factures de vente, avec une numérotation continue.
- Rapprocher la banque avec la comptabilité : chaque mouvement doit correspondre à une pièce.
- Préparer la TVA du mois ou du trimestre et la déclarer dans les délais.
- Lettrer clients et fournisseurs pour savoir qui doit quoi.
- Regarder trois chiffres : chiffre d’affaires du mois, trésorerie, montant dû à l’État et à l’Urssaf.
Le premier mois, prenez le temps de paramétrer correctement le plan de comptes, les journaux et les codes de TVA. Une erreur de code répétée pendant un an se corrige ligne par ligne à la clôture.
La première clôture
Au terme du premier exercice, il faut : un inventaire des stocks éventuels, les écritures de cut-off (charges à payer, produits à recevoir, charges constatées d’avance), le calcul des amortissements, l’IS de l’exercice, puis l’approbation des comptes et le dépôt au greffe. Les frais de constitution peuvent être passés en charges ou, sur option, inscrits en frais d’établissement (201) et amortis sur cinq ans au plus.
Une SARL qui démarre
Dans une SARL, le statut du gérant change tout :
- Gérant majoritaire (seul ou avec les autres gérants, plus de la moitié des parts) : il est travailleur indépendant. Ses cotisations sont appelées sur une base provisionnelle forfaitaire les premières années, puis régularisées sur ses revenus réels. Sa rémunération se comptabilise en 641, ses cotisations personnelles en 646 Cotisations sociales personnelles de l’exploitant, et il ne reçoit pas de bulletin de paie.
- Gérant minoritaire ou égalitaire : il est assimilé salarié s’il est rémunéré, avec bulletin de paie et DSN.
La rémunération du gérant est fixée par les statuts ou par une décision des associés, qui doit figurer au registre. Côté distributions, les dividendes perçus par un gérant majoritaire supportent des cotisations sociales sur la part qui dépasse 10 % du capital, des primes d’émission et des sommes en compte courant ; ce point pèse dans l’arbitrage rémunération ou dividendes.
Les apports des associés ont été libérés au moins d’un cinquième à la constitution ; le solde à appeler apparaît au bilan. La SARL peut aussi, sous conditions, opter pour l’IR pendant ses cinq premiers exercices, ou être une SARL de famille à l’IR.
Une SASU qui démarre
Dans une SASU, le président est assimilé salarié dès qu’il est rémunéré :
- chaque versement de rémunération donne lieu à un bulletin de paie et à une DSN, avec les cotisations du régime général (sauf assurance chômage) et le prélèvement à la source ;
- la rémunération se comptabilise en 641, les cotisations patronales en 645, les dettes en 421, 431 et 437, le prélèvement à la source en 4421 ;
- un président non rémunéré n’a ni paie ni DSN à faire, mais ne s’ouvre aucun droit social.
Un président qui démarre sans rémunération et se paie ensuite par dividendes doit savoir que les dividendes supportent le prélèvement forfaitaire unique, sans cotisations sociales, et ne valident ni retraite ni indemnités journalières. Les décisions de l’associé unique (approbation des comptes, affectation du résultat, rémunération) sont consignées au registre ; lorsque l’associé unique personne physique préside la SASU, le dépôt des comptes au greffe vaut approbation. Ces règles sont développées dans l’associé unique en EURL ou SASU.
Les échéances de la première année
| Sujet | À retenir |
|---|---|
| Acomptes d’IS | aucun pendant le premier exercice |
| CFE | pas due l’année de création |
| TVA | dès la première opération si la société n’est pas en franchise |
| Cotisations du dirigeant indépendant | appelées dès le début, sur base forfaitaire |
| DSN | dès la première paie |
Les démarches à effectuer juste après l’immatriculation sont détaillées dans les démarches après l’immatriculation.