Les espèces sont le flux le plus exposé lors d’un contrôle fiscal : sans relevé bancaire pour les prouver, les recettes reposent entièrement sur la caisse, ses tickets et ses clôtures. Pour un commerce, un restaurant ou un artisan qui encaisse du liquide, la règle est simple : le solde du compte caisse doit à tout moment correspondre à l’argent présent, et chaque mouvement doit être justifié.
Le compte caisse dans le PCG
| Compte PCG | Usage |
|---|---|
| 53 Caisse (531 Caisse siège, 532 Caisses succursales) | Espèces détenues, un sous-compte par caisse ou point de vente |
| 512 Banques | Compte sur lequel les espèces sont remises |
| 58 Virements internes | Transit entre caisse et banque lors d’une remise d’espèces |
| 707 / 706 | Ventes de marchandises et prestations issues des clôtures de caisse |
| 44571 TVA collectée | TVA sur les recettes, ventilée par taux |
Un solde créditeur du compte 53 est impossible et constitue, en contrôle, un indice fort d’irrégularité : il révèle une recette non comptabilisée ou une dépense passée deux fois. Les écarts de comptage se traitent comme décrit dans écarts de caisse dans le plan comptable et caisse dans le plan comptable.
Le logiciel de caisse sécurisé
Les assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de clients particuliers dans un logiciel ou un système de caisse doivent utiliser un outil qui respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données (article 286, I-3° bis du CGI). Un logiciel qui permet de supprimer ou de modifier une vente sans trace n’est pas conforme, et l’absence de justificatif de conformité est sanctionnée par une amende par système concerné.
Les modalités de justification de la conformité, notamment le certificat délivré par un organisme accrédité, ont été précisées par l’administration ; vérifiez la position en vigueur au BOFiP ou auprès de votre éditeur avant tout changement de matériel. Le guide connecter la caisse au logiciel comptable détaille l’intégration des clôtures.
Enregistrement des recettes
Pour les ventes au détail à des particuliers, la facture n’est en principe pas obligatoire, sauf si le client la demande ou dans les cas prévus par les textes. Les recettes peuvent alors être comptabilisées globalement chaque jour, à partir de la clôture journalière du logiciel de caisse, à condition d’être ventilées par taux et appuyées par les justificatifs de la caisse.
En France métropolitaine, les taux de 20 %, 10 %, 5,5 % et 2,1 % coexistent souvent dans un même commerce (boulangerie, restauration sur place et à emporter, épicerie). Le paramétrage des articles dans la caisse est donc le premier contrôle de TVA. La réforme de la facture électronique prévoit aussi la transmission de données de transactions pour les ventes aux particuliers (e-reporting) ; voir caisse et e-reporting.
Une routine de caisse qui tient en contrôle
- Chaque jour : clôturez la caisse, comptez les espèces sur une feuille de comptage datée, conservez la clôture journalière.
- Chaque jour : comptabilisez la recette ventilée par taux de TVA et par mode de paiement (espèces, carte, titres-restaurant).
- À chaque sortie : gardez une facture ou un ticket pour tout achat payé en espèces.
- À chaque remise en banque : passez par le compte 58 et rapprochez le bordereau du relevé.
- Chaque mois : rapprochez le solde du compte 53 du dernier comptage et expliquez les écarts.
La partie bancaire suit le rapprochement bancaire et la routine détaillée figure dans le contrôle de la caisse.
Les points qui posent problème en contrôle
| Zone | Problème typique | Ce qu’il faut garder |
|---|---|---|
| Logiciel | Annulations de tickets sans trace | Logiciel conforme et justificatif de conformité |
| Comptage | Solde théorique différent du cash présent | Feuille de comptage journalière |
| Recettes | Une seule écriture de recettes par mois | Clôtures journalières (tickets Z) |
| TVA | Toutes les ventes au même taux | Ventilation par taux issue de la caisse |
| Prélèvements | Retraits de l’exploitant non documentés | Écriture au compte de l’exploitant (108) ou au compte courant d’associé |
Plafond des paiements en espèces
Un professionnel ne peut pas accepter un paiement en espèces au-delà de 1 000 € lorsque le débiteur a son domicile fiscal en France ou agit pour les besoins d’une activité professionnelle ; un plafond plus élevé s’applique à certains particuliers domiciliés à l’étranger. Au-delà, le règlement doit passer par virement, carte ou chèque, et le dépassement expose les deux parties à une amende. Pour les ventes de valeur, prévoyez dès le devis un autre mode de paiement et suivez les encaissements par carte avec la même rigueur que les espèces.