Ramettes de papier, stylos, enveloppes, cartouches d’encre, classeurs, mais aussi un fauteuil de bureau, une imprimante ou un casque audio : les achats de bureau mélangent des consommables, qui disparaissent à l’usage, et du matériel durable de faible valeur. Le PCG et l’administration fiscale permettent de traiter la plupart de ces achats en charges, à condition de respecter quelques règles.
Fournitures administratives
Les consommables de bureau non stockés vont au compte 6064 Fournitures administratives. Ils sont passés en charges à la réception de la facture, sans inventaire : une entreprise ne suit pas son stock de stylos. Seule une entreprise qui stocke des quantités importantes de fournitures et les distribue en interne peut les gérer en achats stockés (60225 Fourniture de bureau), avec une variation de stock à la clôture.
Commande de 240 EUR TTC chez un fournisseur de bureau :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6064 | Fournitures administratives | 200 | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 40 | |
| 401 | Fournisseurs | 240 |
Les cartouches d’encre, le papier pour imprimante et les petites fournitures informatiques consommables (câbles, piles) relèvent du même compte. Les produits d’entretien et d’hygiène vont plutôt en 6063 Fournitures d’entretien et de petit équipement.
Petit matériel de bureau
Un bien destiné à servir durablement est en principe une immobilisation, amortie sur sa durée d’utilisation. L’administration admet toutefois que le petit matériel et outillage, le matériel de bureau, le mobilier de bureau et les logiciels dont la valeur unitaire hors taxes n’excède pas 500 EUR soient déduits immédiatement en charges. Comptablement, ils vont au compte 6063 Fournitures d’entretien et de petit équipement.
| Achat | Valeur unitaire HT | Traitement |
|---|---|---|
| Souris, clavier, webcam | 30 à 120 EUR | 6063 |
| Fauteuil de bureau | 380 EUR | 6063 |
| Écran | 450 EUR | 6063 |
| Ordinateur portable | 1 300 EUR | 2183 Matériel de bureau et matériel informatique, amorti |
| Bureau et caissons formant un ensemble | 3 × 300 EUR | à apprécier : un ensemble homogène acheté pour aménager un poste s’apprécie globalement |
Le seuil s’apprécie par bien, pas par facture : dix chaises à 150 EUR achetées ensemble restent sous le seuil chacune. En revanche, un bien qui ne fonctionne qu’avec d’autres (les modules d’un même rayonnage, un ordinateur et son unité centrale) s’apprécie avec eux. La tolérance est une faculté : l’entreprise peut immobiliser un bien de 400 EUR si elle préfère étaler la charge.
Le traitement retenu doit être constant et décrit dans une politique d’immobilisation écrite, ce qui évite les débats lors d’un contrôle. Le sujet est développé dans les biens de faible valeur et la politique de capitalisation des immobilisations.
TVA
La TVA sur les fournitures et le petit matériel est déductible dans les conditions habituelles : facture au nom de l’entreprise, dépense engagée pour l’activité. La TVA sur un bien passé en 6063 se déduit en 44566 (autres biens et services) ; celle d’un bien immobilisé en 44562 (immobilisations), ce qui la fait figurer sur une ligne distincte de la CA3. Pour un achat fait en magasin, un ticket de caisse ne justifie la déduction que s’il comporte les mentions d’une facture simplifiée, admise pour les petits montants ; au-delà, demandez une facture au nom de l’entreprise. Voir les justificatifs de TVA déductible.
Achats par carte et notes de frais
Beaucoup de fournitures sont achetées en ligne avec la carte de l’entreprise ou avancées par un salarié. Le compte de charge reste le même ; seule la contrepartie change (512 pour la carte, 421 ou un compte de notes de frais pour le salarié). Rattachez chaque achat à sa facture, pas seulement au relevé bancaire : le relevé prouve le paiement, pas la nature de l’achat. Le traitement des achats par carte est expliqué dans les cartes d’entreprise et dépenses par carte.
À la clôture
Aucune régularisation n’est nécessaire pour un stock résiduel de fournitures non suivi en stock. Une commande importante livrée en fin d’exercice et destinée à l’exercice suivant (un lot de papier pour l’année) peut être inscrite en stock de fournitures si le montant est significatif ; une commande payée mais pas encore livrée relève d’une charge constatée d’avance (486). Les fournitures reçues dont la facture n’est pas arrivée se comptabilisent en factures non parvenues (4081).