Un salarié avance de sa poche un billet de train, une nuit d’hôtel, un déjeuner avec un client. L’entreprise lui rembourse ces frais professionnels sur justificatifs, en général une fois par mois. Une note de frais n’est pas une ligne unique en charges : chaque dépense a son compte et son traitement de TVA.
Les comptes à utiliser
| Dépense | Compte |
|---|---|
| Train, avion, taxi, location de véhicule, parking, péage, hôtel | 6251 Voyages et déplacements |
| Indemnités kilométriques pour l’usage du véhicule personnel | 6251 |
| Allocations forfaitaires de grand déplacement ou de mission | 6256 Missions |
| Repas d’affaires avec des clients ou des partenaires | 6257 Réceptions |
| Repas du salarié en déplacement | 6256, ou 6251 selon la politique de l’entreprise |
| Petites fournitures, timbres, documentation | Compte de la dépense (6064, 626, 6181…) |
| Carburant d’un véhicule de l’entreprise | 6061, ou un sous-compte carburant |
La contrepartie est une dette envers le salarié. Ouvrez un compte dédié, par exemple un sous-compte de 421 ou un compte de tiers 467 par salarié, distinct des salaires. Si la note est remboursée avec la paie, elle reste hors du brut : ce n’est pas une rémunération.
TVA : moins récupérable qu’on ne le croit
| Dépense | TVA déductible ? |
|---|---|
| Hébergement des salariés et des dirigeants | Non |
| Transport de personnes (train, avion, taxi, VTC) | Non |
| Repas et frais de réception à caractère professionnel | Oui, sur facture établie au nom de l’entreprise |
| Location de véhicule de tourisme et ses frais d’entretien | Non |
| Carburant d’un véhicule de tourisme | Partiellement, selon le carburant |
| Indemnités kilométriques | Pas de TVA |
Un ticket de carte bancaire ne permet pas de déduire la TVA : il faut une facture ou une note qui mentionne la TVA. Les règles détaillées sont dans TVA sur les notes de frais.
Exemple d’une note mensuelle
Une commerciale présente pour un déplacement chez un client :
- billet de train : 120 € TTC ;
- deux nuits d’hôtel : 180 € TTC ;
- déjeuner avec le client, facture au nom de l’entreprise : 66 € TTC, dont 6 € de TVA à 10 % ;
- parking : 12 € TTC ;
- 150 km avec sa voiture personnelle, indemnisés au barème fiscal : 95 €.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6251 Voyages et déplacements (120 + 180 + 12 + 95) | 407 | |
| 6257 Réceptions | 60 | |
| 44566 TVA sur autres biens et services | 6 | |
| Compte de notes de frais à rembourser (salariée) | 473 |
Le train et l’hôtel sont pris TTC, puisque leur TVA n’est pas récupérable. Le virement de 473 € solde ensuite la dette. Le barème des indemnités kilométriques, publié chaque année par l’administration fiscale, est expliqué dans indemnités kilométriques.
Avances sur frais
Pour un long déplacement, l’entreprise peut verser une avance avant le départ. L’avance est une créance sur le salarié en 425 Personnel, avances et acomptes. À réception de la note, les frais réels sont imputés sur l’avance et seul l’écart est remboursé ou récupéré. Un 425 qui reste débiteur après le retour signale une note jamais rendue.
Frais réels, allocations et URSSAF
Le remboursement de frais professionnels réellement engagés, sur justificatifs, n’est soumis ni aux cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu. Les allocations forfaitaires (repas, grand déplacement) sont aussi exonérées dans les limites fixées par l’URSSAF ; au-delà, l’excédent est un complément de salaire à déclarer en paie. Un remboursement sans justificatif ou sans lien avec l’activité est requalifié en rémunération lors d’un contrôle.
Pour les dirigeants, les mêmes règles s’appliquent, avec une vigilance accrue sur le caractère professionnel des repas et des déplacements (voir remboursement des frais du dirigeant).
La note de frais qui passe un contrôle
- Chaque ligne a un justificatif original ou numérisé selon une procédure fiable, avec la date, le lieu et le motif.
- Les repas d’affaires mentionnent les noms des invités et la société qu’ils représentent.
- La note est signée par le salarié et validée par son responsable avant le remboursement.
- Les indemnités kilométriques indiquent le trajet, le kilométrage et la puissance fiscale du véhicule, avec une copie de la carte grise.
Les dépenses réglées avec une carte de l’entreprise suivent un circuit différent, sans remboursement au salarié : voir cartes d’entreprise et dépenses par carte.