Une SRL a une personnalité juridique distincte de ses associés, et son argent n’est pas celui du gérant. Le compte bancaire est la traduction la plus concrète de cette séparation : c’est par lui que passent les apports, les ventes, les salaires et les impôts de la société, et c’est lui que le comptable rapproche chaque mois avec le journal financier.
Le compte spécial de constitution
Lorsque les fondateurs prévoient des apports en numéraire, ces fonds doivent être versés, avant l’acte, sur un compte spécial ouvert au nom de la société en formation auprès d’une banque établie en Belgique.
Pour l’ouvrir, la banque demande en général :
- le projet de statuts ou au minimum la dénomination, la forme et l’adresse du siège prévues ;
- l’identité des fondateurs et de leurs bénéficiaires effectifs ;
- l’origine des fonds versés, au titre de la réglementation anti-blanchiment.
La banque délivre une attestation de dépôt, que le notaire joint au dossier de constitution avec le plan financier. Le compte reste bloqué jusqu’à la passation de l’acte : la banque ne libère les fonds qu’une fois informée par le notaire que la société est constituée. Les étapes autour de cette attestation figurent dans créer une SRL étape par étape.
Après l’acte
Une fois débloqué, le compte spécial devient en pratique le compte courant de la SRL, sous son numéro d’entreprise. Les premières actions à mener :
- Commander les cartes de paiement et définir les pouvoirs de signature en accord avec les statuts (un gérant seul, deux gérants conjointement au-delà d’un montant).
- Activer les fichiers CODA vers votre comptable ou votre logiciel, pour un rapprochement automatique.
- Inscrire le numéro de compte sur vos factures et vos documents : le Code de droit économique impose de mentionner au moins un compte de l’entreprise auprès d’un établissement de crédit.
- Mettre à jour le numéro de compte dans My Enterprise, où la modification est gratuite.
- Communiquer l’IBAN aux clients, au secrétariat social et à la caisse d’assurances sociales du gérant si les cotisations sont payées par la société.
Écritures de base
À la constitution, deux associés libèrent 12 000 EUR d’apport en numéraire, déclaré indisponible dans les statuts.
| Opération | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| Souscription de l’apport | 410 Apport appelé, non versé | 111 Apport indisponible | 12 000 |
| Versement sur le compte spécial | 550 Établissements de crédit, compte courant | 410 | 12 000 |
| Frais de tenue de compte du mois | 6570 Frais bancaires | 550 | 15 |
Utilisez un sous-compte par compte bancaire (5500 compte courant, 5501 compte épargne, 5502 compte en devises) : le relevé de chaque compte se rapproche alors une ligne par une ligne avec son sous-compte. Le traitement des frais et intérêts est développé dans les comptes bancaires dans le PCMN.
Séparer vraiment la société et le gérant
Les problèmes les plus fréquents dans les petites SRL viennent d’un compte utilisé comme une extension du compte privé :
- Dépense privée payée par la SRL : elle ne peut pas être passée en charge. Elle s’inscrit au débit du compte courant du gérant (416 Créances diverses). Un compte courant débiteur durable génère un avantage de toute nature taxable, calculé sur un taux d’intérêt de référence publié chaque année.
- Frais professionnels payés avec la carte privée : le gérant présente une note de frais, la SRL lui rembourse depuis son compte et comptabilise la dépense par nature. Le solde dû au gérant s’inscrit en 489 Autres dettes diverses jusqu’au paiement.
- Encaissement d’un client sur le compte privé : à rectifier tout de suite, par un virement vers la société et une pièce explicative.
Une SRL dont le compte courant du gérant est mal tenu se repère vite lors d’un contrôle fiscal, et le dirigeant doit pouvoir justifier chaque mouvement. Les règles de rémunération et de prêts entre la société et son dirigeant sont détaillées dans les conventions entre dirigeant et société.
Choisir sa banque
Comparez sur des critères concrets plutôt que sur l’offre de bienvenue : coût mensuel par utilisateur, frais par carte, disponibilité des CODA, délai d’ouverture du compte spécial, accès aux paiements groupés et aux domiciliations pour encaisser les abonnements, et qualité de l’application mobile pour valider les paiements. Prévoir un compte épargne séparé pour réserver la TVA, le précompte et les versements anticipés d’impôt évite bien des tensions de trésorerie.