Avant la première facture de vente, une entreprise a déjà dépensé : plan financier, acte de constitution, logo, site web, garantie locative, premier stock, matériel. Ces dépenses n’ont pas toutes le même traitement, et celles payées avant la naissance de la société posent une question préalable : sont-elles vraiment les siennes ?
Trier les dépenses de lancement
| Dépense | Nature | Compte |
|---|---|---|
| Acte de constitution, publication, inscription à la BCE | frais d’établissement | 200 ou charges |
| Plan financier, conseils de lancement, étude de marché | frais d’établissement ou honoraires | 202 ou 61 |
| Ordinateurs, mobilier, véhicule, machines | immobilisation corporelle | 22 à 24 |
| Logiciel acheté, site web d’une certaine importance | immobilisation incorporelle ou charge | 21 ou 61 |
| Garantie locative | créance, pas une charge | 288 Cautionnements versés |
| Premier stock de marchandises | achat | 604 puis stock |
| Logo, cartes de visite, premières publicités | charge | 61 |
Le plan financier est obligatoire pour constituer une SRL ; ses honoraires font partie des coûts de constitution. Voir le plan financier de la SRL.
Charges ou frais d’établissement
Le PCMN prévoit la rubrique 20 Frais d’établissement : 200 pour les frais de constitution et d’augmentation de capital, 202 pour les autres frais d’établissement. Deux options existent :
- les prendre en charges dans le premier exercice : c’est la solution la plus simple pour des montants modestes, et la plus fréquente dans les petites sociétés ;
- les porter à l’actif et les amortir, au moins par tranches annuelles de 20 % : le premier exercice, souvent déficitaire, est moins lourd, au prix d’un suivi sur plusieurs années.
Le choix figure dans les règles d’évaluation et s’applique de manière constante. Fiscalement, l’amortissement des frais d’établissement suit des règles propres ; vérifiez le rythme admis avec votre comptable avant de choisir une durée longue.
Dépenses payées avant la constitution
Le fondateur qui commande et paie avant la signature de l’acte agit en principe en son nom. Le Code des sociétés et des associations permet à la société de reprendre les engagements pris pour elle pendant sa formation, à condition de le faire dans les deux mois suivant l’acquisition de sa personnalité juridique, c’est-à-dire le dépôt de l’acte au greffe. Sans reprise, les engagements restent ceux du fondateur.
En pratique :
- faites établir les factures au nom de « [dénomination] SRL en formation », avec l’adresse du futur siège ;
- listez les engagements à reprendre et faites-les approuver par l’organe d’administration dans le délai ;
- comptabilisez dans la société les dépenses reprises contre un compte courant du fondateur au passif, que la société rembourse ensuite.
Les dépenses de la liste qui n’ont pas été reprises dans le délai ne peuvent pas être comptabilisées dans la société. Le lien avec le bilan de départ est expliqué dans le bilan d’ouverture d’une nouvelle société.
TVA sur les frais de démarrage
Les dépenses de démarrage d’une activité taxée ouvrent le droit à déduction dès le départ, même avant la première vente, si l’intention de réaliser des opérations taxées est réelle et documentée. La déduction suppose une facture au nom de la société (ou de la société en formation pour les engagements repris) et l’identification à la TVA, demandée par la déclaration de commencement d’activité décrite dans l’activation de la TVA (formulaire 604A). Une société qui n’effectue que des opérations exonérées, ou qui ne démarre finalement jamais, ne peut pas garder la TVA déduite.
Indépendant en personne physique
L’indépendant qui démarre en personne physique déduit ses frais de lancement comme frais professionnels de la première année d’activité, s’ils sont liés à l’activité qu’il commence. Le matériel durable s’amortit. Les frais payés longtemps avant le début de l’activité se justifient par des pièces datées qui montrent la préparation réelle du projet.
Frais de notaire et frais juridiques
La constitution d’une SRL, d’une SA ou d’une SC passe par un acte authentique. La facture du notaire regroupe des éléments de nature différente :
| Élément | TVA | Traitement |
|---|---|---|
| Honoraires du notaire (barème légal) | 21 %, déductible | frais de constitution |
| Frais de dossier et d’écritures | 21 %, déductible | frais de constitution |
| Droits d’enregistrement | aucune | frais de constitution |
| Dépôt au greffe et publication au Moniteur belge | aucune | frais de constitution |
| Inscription à la BCE via un guichet d’entreprises | selon le guichet | frais de constitution |
Exemple : honoraires et frais de 1 000 EUR HTVA, TVA de 210 EUR, droits et frais de publication de 400 EUR. La société comptabilise 1 400 EUR en 200 (ou en charges), 210 EUR en 411, et 1 610 EUR dus au notaire ou au fondateur qui les a avancés.
Après la constitution, d’autres actes juridiques suivent la même logique :
- augmentation de capital ou apport en nature : frais en 200, ou en charges ; voir aussi les frais d’émission d’actions ;
- modification des statuts, transfert de siège, changement d’objet : charges de l’exercice en 61 ;
- conseils juridiques (pacte d’associés, conditions générales, contrats) : honoraires en 61, TVA déductible ;
- procès : honoraires en 61 et, si une condamnation est probable, une provision.
Les frais d’un acte qui concerne un associé à titre personnel, comme la cession de ses parts, ne sont pas des frais de la société. Les étapes de la constitution elle-même sont résumées dans les étapes pour créer une SRL.