Constituer une SRL (société à responsabilité limitée) est aujourd’hui la voie la plus courante pour lancer une activité structurée en Belgique. Depuis l’entrée en vigueur du Code des sociétés et des associations, la procédure est plus souple, mais elle reste jalonnée d’étapes précises : du plan financier à l’acte notarié, en passant par la libération des apports et l’inscription à la BCE. Voici ces étapes dans l’ordre, puis les obligations comptables qui commencent dès le jour de l’acte.
Choisir la forme SRL
La première étape consiste à valider que la SRL est bien la forme adaptée à votre projet. Elle offre une responsabilité limitée à l’apport, ce qui protège en principe le patrimoine privé, et un cadre fiscal à l’impôt des sociétés souvent intéressant à partir d’un certain niveau de revenus. Avant de vous lancer, comparez les options dans notre article sur le choix entre SRL ou entreprise individuelle afin de confirmer que la société correspond à votre situation.
La SRL peut être constituée seul (SRL unipersonnelle) ou à plusieurs associés. Elle convient aussi bien aux indépendants qui souhaitent se structurer qu’aux projets à plusieurs fondateurs.
Établir le plan financier
Le plan financier est une pièce centrale et obligatoire. Le capital minimum ayant disparu, le législateur exige en contrepartie que les fondateurs justifient des capitaux propres de départ suffisants pour couvrir l’activité prévue pendant au moins les deux premières années.
Ce document, remis au notaire, doit notamment contenir :
- une description du modèle d’activité ;
- un budget des investissements et des frais de démarrage ;
- une estimation du chiffre d’affaires et des charges ;
- un plan de trésorerie prévisionnel ;
- le montant et l’origine des apports.
Le plan financier engage votre responsabilité : en cas de faillite dans les trois ans, le juge peut le consulter pour vérifier si la société était sous-capitalisée. Il mérite donc un travail sérieux. Pour le construire méthodiquement, consultez notre guide dédié au plan financier de la SRL.
Rédiger les statuts
Les statuts fixent les règles de fonctionnement de la société : objet social, dénomination, siège, identité des associés, répartition des parts, règles de gouvernance et pouvoirs des administrateurs. Comme la SRL est constituée par acte authentique, les statuts sont rédigés et validés avec le notaire.
Quelques points à préparer en amont :
- le nom de la société, après vérification de sa disponibilité ;
- l’objet social, rédigé assez largement pour couvrir les activités envisagées ;
- la répartition des parts entre associés et les éventuelles règles de cession ;
- le mode de gouvernance (administrateur unique ou collège).
Passage chez le notaire
La constitution d’une SRL passe obligatoirement par un notaire, qui dresse l’acte authentique. Lors de ce rendez-vous, vous signez les statuts et remettez les documents requis. Le notaire procède ensuite aux formalités de publication.
| Étape notariale | Contenu | Résultat |
|---|---|---|
| Dépôt des documents | plan financier, attestation bancaire, pièces d’identité | dossier complet |
| Signature de l’acte | statuts et apports validés | acte authentique |
| Publication | dépôt au greffe et au Moniteur belge | personnalité juridique |
C’est l’acte notarié qui donne naissance à la société et lui confère la personnalité juridique. Le notaire transmet l’acte au greffe du tribunal de l’entreprise pour publication au Moniteur belge.
Libération des apports
Avant la signature, les fondateurs doivent libérer les apports prévus dans les statuts. Les apports peuvent être :
- en numéraire : versement sur un compte bancaire bloqué ouvert au nom de la société en formation, l’attestation bancaire étant remise au notaire ;
- en nature : biens (matériel, véhicule, fonds de commerce) évalués par un réviseur d’entreprises sur la base d’un rapport.
Même sans capital minimum légal, le montant libéré doit rester cohérent avec le plan financier. Une société trop faiblement dotée est un signal de fragilité, tant pour les banques que pour les partenaires commerciaux.
Inscription à la BCE
Une fois l’acte signé, la société doit être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE / KBO). Le notaire effectue généralement l’inscription initiale, ce qui attribue le numéro d’entreprise unique. Pour ajouter ou compléter des données (activités NACE, unités d’établissement, qualités), vous passez ensuite par un guichet d’entreprises agréé.
Cette inscription est détaillée dans notre article sur l’inscription à la BCE via un guichet d’entreprises. Le numéro d’entreprise devient l’identifiant de référence pour toutes vos démarches administratives et fiscales.
Activation TVA et démarrage
Avant de facturer, la société doit en principe activer son numéro de TVA auprès du SPF Finances, le numéro d’entreprise servant de base au numéro de TVA. La demande se fait avec le formulaire 604A, en ligne ou via le guichet d’entreprises, en précisant la nature de l’activité et la périodicité des déclarations.
Les premières tâches pour être opérationnel :
- affilier le dirigeant à une caisse d’assurances sociales pour ses cotisations sociales d’indépendant ;
- utiliser le compte spécial débloqué comme compte bancaire professionnel ;
- mettre en place la comptabilité en partie double, conformément au PCMN (plan comptable minimum normalisé) ;
- organiser la facturation dans le respect des mentions légales et de la facturation électronique.
Les obligations comptables dès le démarrage
Une SRL doit tenir une comptabilité en partie double dès sa constitution, quelle que soit sa taille. Il n’existe pas de comptabilité simplifiée pour les sociétés. Concrètement, dès les premières semaines :
| Obligation | Contenu | Quand |
|---|---|---|
| Plan comptable | plan propre à la société, établi sur la base du PCMN | avant la première écriture |
| Bilan d’ouverture | apports, compte spécial, biens apportés, frais de constitution | à la date de l’acte |
| Journaux | achats, ventes, financier, opérations diverses | au fil de l’eau, sans retard |
| Pièces justificatives | factures d’achat et de vente, relevés bancaires, contrats | classées et conservées pendant les délais légaux |
| Inventaire et comptes annuels | inventaire à la clôture, bilan, compte de résultats, annexe | à la fin de chaque exercice |
| Registre des actions | identité des associés et nombre d’actions | dès l’acte |
| Registre UBO | bénéficiaires effectifs | dans le mois de la constitution |
Le premier exercice commence à la date de l’acte (ou à la date prévue par les statuts) et se termine à la date de clôture choisie. Il peut être plus court ou plus long qu’un an, ce qui permet par exemple de démarrer en septembre et de clôturer au 31 décembre de l’année suivante. Les comptes annuels doivent être approuvés par l’assemblée générale dans les six mois de la clôture, puis déposés à la Centrale des bilans de la BNB dans les trente jours de l’approbation, et au plus tard dans les sept mois de la clôture. Le choix du schéma (micro, abrégé ou complet) dépend de la taille ; voyez les comptes annuels à la BNB.
Les frais de constitution (notaire, publication, guichet) peuvent être pris en charge directement ou portés en frais d’établissement (classe 20), amortis sur cinq ans au plus. Les dépenses engagées par les fondateurs au nom de la société en formation doivent être reprises par la société après l’acte pour lui être opposables, puis enregistrées avec leurs pièces. Le bilan d’ouverture d’une nouvelle société montre l’écriture de départ.
Côté fiscal, la SRL est soumise à l’impôt des sociétés dès son premier exercice. Anticipez les versements anticipés pour éviter la majoration, et tenez dès le départ une séparation stricte entre les dépenses de la société et celles du gérant : une dépense privée payée par la SRL n’est pas une charge déductible et s’inscrit au compte courant du dirigeant.
Pour comparer les formes de société et leurs coûts, voyez SRL ou entreprise individuelle et l’impôt des sociétés.