Les espèces sont le flux le plus difficile à prouver après coup. Un relevé bancaire s’obtient toujours auprès de la banque ; un ticket de caisse perdu ou un comptage non fait ne se reconstitue pas. Pour une entreprise belge qui encaisse du cash, l’objectif est simple : à tout moment, le solde du compte caisse doit correspondre à l’argent réellement présent, et chaque mouvement doit avoir une pièce.
Le compte caisse dans le PCMN
| Compte PCMN | Usage |
|---|---|
| 57 Caisses | Espèces détenues par l’entreprise, avec un sous-compte par caisse ou par point de vente |
| 55 Établissements de crédit | Compte bancaire sur lequel les espèces sont déposées |
| 58 Virements internes | Transit entre caisse et banque lors d’un dépôt |
| 70 Chiffre d’affaires | Ventes enregistrées depuis les rapports de caisse |
| 451 TVA à payer | TVA sur les recettes, ventilée par taux |
Un solde créditeur en classe 57 est impossible : une caisse ne peut pas contenir moins que zéro. Un tel solde signale une recette non encodée ou une dépense passée deux fois. Les écarts de comptage se traitent comme décrit dans écarts de caisse dans le plan comptable et caisse dans le plan comptable.
Recettes journalières et ventes aux particuliers
Un commerçant qui vend à des particuliers n’est en principe pas tenu de délivrer une facture pour chaque vente. Il doit en revanche enregistrer ses recettes chaque jour, en distinguant les taux de TVA, à partir des tickets ou du rapport de caisse. Le total du jour devient une écriture de vente, ventilée en base et TVA par taux. Une facture reste due lorsque le client est un assujetti qui la demande ou lorsque l’opération l’exige.
La Belgique applique des taux de 21 %, 12 %, 6 % et 0 %. Le classement des produits change parfois ; dans un commerce mixte, le paramétrage des articles dans la caisse est le premier point de contrôle. Le guide TVA et caisse dans le commerce de détail détaille la ventilation.
Horeca : le système de caisse enregistreuse
Dans l’horeca, les exploitants qui dépassent un certain chiffre d’affaires en repas consommés sur place doivent utiliser un système de caisse enregistreuse (SCE) agréé, en néerlandais « GKS ». Le système enregistre chaque transaction de façon sécurisée et délivre un ticket TVA au client. Le seuil, les obligations techniques et l’évolution du système sont fixés par le SPF Finances ; vérifiez la situation de votre établissement dans le guide TVA horeca et caisse enregistreuse et sur la page TVA du SPF Finances.
Pour la comptabilité, le rapport de clôture du SCE fait office de pièce de recette. Il doit être conservé et rapproché :
- du montant des espèces comptées ;
- des paiements par carte remis par le terminal ;
- de l’écriture de vente ventilée par taux.
Le lien entre caisse, Peppol et factures aux clients professionnels est expliqué dans Peppol et caisse enregistreuse.
Une routine de caisse qui tient en contrôle
- Chaque jour : clôturez la caisse, comptez les espèces, imprimez ou archivez le rapport de clôture.
- Chaque jour : encodez la recette, ventilée par taux de TVA et par mode de paiement (espèces, carte, autres).
- À chaque sortie : gardez une pièce justificative pour tout achat payé en espèces ; sans pièce, la dépense est difficile à justifier et sa TVA n’est pas déductible.
- À chaque dépôt : passez le montant par le compte 58 et rapprochez-le du relevé bancaire.
- Chaque mois : vérifiez que le solde du compte 57 correspond au dernier comptage et expliquez les écarts.
La partie bancaire suit le rapprochement bancaire et la routine de contrôle détaillée figure dans le contrôle de la caisse.
Les points qui posent problème en contrôle
| Zone | Problème typique | Ce qu’il faut garder |
|---|---|---|
| Comptage | Solde théorique différent du cash présent | Feuille de comptage datée et signée |
| Recettes | Recettes encodées en un seul montant mensuel | Rapport de clôture journalier |
| TVA | Toutes les ventes au même taux | Ventilation par taux depuis la caisse |
| Sorties | Achats en espèces sans ticket | Pièce justificative pour chaque sortie |
| Retraits privés | Prélèvements du dirigeant non documentés | Écriture vers le compte courant du dirigeant |
Limites aux paiements en espèces
La législation anti-blanchiment limite les paiements en espèces lors de la vente de biens et de services. Au-delà du plafond légal, le paiement doit passer par un autre moyen, et l’entreprise qui accepte un paiement interdit s’expose elle-même à une amende. Vérifiez le plafond en vigueur avant d’accepter un montant important en liquide, et privilégiez le virement pour les ventes de valeur.