Le soir, le gérant compte la caisse et compare le résultat au rapport de fin de journée du terminal (le ticket Z). Il manque 7,40 €. Le lendemain, il y a 3 € de trop. Ces écarts de caisse sont normaux dans un commerce qui manipule des espèces, mais ils doivent être comptabilisés honnêtement et rester exceptionnels.
D’où viennent les écarts
- erreur de rendu de monnaie ;
- paiement par carte encodé comme paiement en espèces (ou l’inverse) ;
- petite dépense payée en caisse sans ticket ;
- pourboire laissé dans le tiroir et non séparé ;
- arrondi aux 5 cents des paiements en espèces mal paramétré ;
- vol ou erreur de comptage.
Les trois premières causes ne sont pas de vrais écarts : il faut corriger l’encodage plutôt que comptabiliser une différence.
Les comptes
| Situation | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Recette du jour selon le ticket Z | 570 Caisse | 70x Ventes + 451 TVA à payer |
| Manque constaté au comptage | sous-compte de 643-648 (écarts de caisse) | 570 Caisse |
| Surplus constaté | 570 Caisse | sous-compte de 743-749 (écarts de caisse) |
| Paiements par carte du jour | compte de clearing du terminal | 570 Caisse, si encodés d’abord en caisse |
Le chiffre d’affaires et la TVA restent ceux du ticket Z : on ne corrige pas les ventes pour faire coïncider la caisse avec le comptage. Un solde de caisse négatif est impossible physiquement ; s’il apparaît en comptabilité, c’est qu’une recette ou un apport a été oublié.
L’horeca et le système de caisse enregistreuse
Dans la restauration, un système de caisse enregistreuse (SCE) certifié est obligatoire au-delà d’un seuil de chiffre d’affaires lié aux services de restaurant et de restauration. Le SCE enregistre chaque ticket de façon inaltérable, ce qui rend les écarts plus visibles :
- les ventes déclarées viennent directement des données du SCE ;
- un comptage inférieur aux ventes ne réduit pas la TVA due ;
- un comptage supérieur suggère des ventes hors système, ce que l’administration recherche en priorité.
Le détail du régime figure dans TVA horeca et caisse enregistreuse.
Ce que regarde le SPF Finances
Le SPF Finances peut reconstituer le chiffre d’affaires d’un commerce à partir des achats, des marges usuelles du secteur ou des signes extérieurs. Un journal de caisse avec des écarts réguliers, des comptages non signés ou des caisses tenues « au rond » fragilise toute la comptabilité. Pour rester solide :
- comptage quotidien, signé par la personne qui ferme ;
- feuille de caisse qui reprend le fond de caisse, les ventes, les sorties justifiées et le comptage ;
- écart expliqué par écrit dès qu’il dépasse quelques euros ;
- dépôt régulier des espèces à la banque, avec un bordereau qui se rapproche du 550.
Rappelez-vous aussi la limite légale des paiements en espèces de 3 000 € par opération pour des biens ou services : un encaissement au-delà expose à une amende, quel que soit l’écart.
Exemple de fin de semaine
| Jour | Ticket Z espèces | Comptage | Écart |
|---|---|---|---|
| Lundi | 412,30 | 412,30 | 0 |
| Mardi | 388,10 | 380,70 | -7,40 |
| Mercredi | 455,00 | 458,00 | +3,00 |
Mardi : 7,40 € au débit du compte d’écarts de caisse. Mercredi : 3,00 € au crédit du compte de produits. Le cumul mensuel se revoit avec le responsable du point de vente.
Pour la méthode complète, voyez le contrôle de la caisse, la clôture de caisse et la caisse dans le plan comptable.