Le PCMN réserve la rubrique 57 Caisses à l’argent liquide : 570 à 577 pour les caisses-espèces, 578 pour les caisses-timbres. Un commerce, un restaurant ou un indépendant qui encaisse en liquide ouvre un sous-compte par caisse physique ; une entreprise de services qui ne manipule presque pas d’espèces peut s’en passer.
Une caisse par lieu, pas par usage
| Sous-compte | Exemple |
|---|---|
| 5700 Caisse magasin | tiroir du point de vente |
| 5701 Caisse bureau | petite caisse pour timbres et achats urgents |
| 5702 Caisse événement | caisse temporaire d’un salon ou d’un marché |
Les paiements par Bancontact ou carte ne passent pas par le 570 : ils vont vers un compte de transit ou de clearing jusqu’au virement du prestataire. Mélanger cartes et espèces dans la même caisse rend le comptage impossible. Voir encaissements carte et comptes de clearing.
Écritures courantes
| Opération | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Recettes du jour, 1 210 € TVAC à 21 % | 570 Caisse | 700 Ventes (1 000) + 451 TVA à payer (210) |
| Achat de fournitures payé en espèces | 61x + 411 | 570 Caisse |
| Dépôt des espèces en banque | 580 Virements internes | 570 Caisse |
| Crédit sur le relevé bancaire | 550 Banque | 580 Virements internes |
Le passage par 580 Virements internes permet de vérifier que chaque dépôt sorti de la caisse est bien arrivé sur le compte bancaire.
Règles belges à respecter
- Limite des paiements en espèces : la loi anti-blanchiment interdit de payer en liquide au-delà de 3 000 € une vente de biens ou une prestation de services, même fractionnés.
- Paiement électronique : toute entreprise qui vend à des consommateurs doit proposer au moins un moyen de paiement électronique.
- Arrondi : les paiements en espèces sont arrondis aux 5 cents ; l’arrondi porte sur le paiement, pas sur le prix ni sur la TVA.
- Horeca : au-delà d’un seuil de chiffre d’affaires en services de restaurant et de restauration, un système de caisse enregistreuse (SCE) certifié est obligatoire et chaque ticket est enregistré.
Le livre de caisse
Hors SCE, il faut un journal de caisse journalier : solde d’ouverture, recettes, dépenses avec pièce, solde de fermeture et comptage. Les recettes de ventes au détail sans facture peuvent être inscrites globalement chaque jour, à condition de distinguer les taux de TVA. Un solde théorique négatif prouve qu’une recette n’a pas été enregistrée ou qu’une dépense a été payée d’une autre poche ; c’est le premier point que vérifie un contrôleur.
À la clôture
Faites un comptage au dernier jour de l’exercice, signé et daté, et rapprochez-le du solde de 570. L’écart s’explique ou se comptabilise, comme décrit dans écarts de caisse dans le plan comptable. Pour l’organisation quotidienne, voyez caisse et ventes en espèces et TVA horeca et caisse enregistreuse.