Une facture impayée n’est pas seulement un problème de trésorerie : elle reste au bilan, peut fausser le résultat si elle n’est plus recouvrable et pose une question de TVA si la perte devient définitive. En Belgique, le cadre juridique change en outre selon que le client est une entreprise ou un consommateur. Un bon suivi commence donc par savoir à qui vous avez affaire.
Ce qu’il faut regarder chaque semaine
- les factures échues et leur ancienneté (moins de 30 jours, 30 à 60, 60 à 90, plus de 90)
- les clients qui paient régulièrement en retard
- les paiements reçus sans communication structurée et non encore lettrés
- les factures bloquées par une contestation, une note de crédit attendue ou un rejet Peppol
Une balance âgée à jour est l’outil de base ; la méthode figure dans le tableau d’âge des créances.
Entre entreprises : la loi du 2 août 2002
Dans les transactions commerciales, la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement fixe un délai de paiement par défaut de 30 jours lorsque rien n’est convenu, et encadre les délais contractuels. Dès l’échéance dépassée, le créancier a droit, de plein droit et sans mise en demeure :
- à des intérêts de retard au taux légal applicable aux transactions commerciales, publié chaque semestre ;
- à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant minimum fixé par la loi, sans préjudice de frais plus élevés justifiés.
Ces droits existent même si vos conditions générales sont muettes, mais des conditions claires et acceptées évitent les discussions. Les délais maximaux et le calcul sont détaillés dans les délais de paiement selon la loi belge.
Avec un consommateur : le Livre XIX du Code de droit économique
Pour une dette d’un consommateur envers une entreprise, le Livre XIX du Code de droit économique impose une procédure plus protectrice :
- un premier rappel gratuit est obligatoire avant de réclamer des frais ;
- le consommateur dispose d’un délai minimal après ce rappel pour payer ;
- les intérêts et indemnités qui peuvent ensuite être réclamés sont plafonnés selon le montant de la dette.
Une clause de pénalité plus lourde dans vos conditions générales ne peut pas écarter ces règles. Vérifiez les montants et délais en vigueur avant de paramétrer des frais automatiques dans vos rappels. Les modalités pratiques figurent dans relances clients et impayés.
Une routine de relance simple
| Étape | Moment | Action |
|---|---|---|
| Vérification | Quelques jours après l’échéance | Contrôler qu’aucun paiement n’est arrivé sans référence |
| Rappel | Peu après l’échéance | Rappel courtois avec numéro de facture, montant et communication structurée |
| Mise en demeure | Si le rappel reste sans effet | Courrier formel, en B2C conforme au Livre XIX |
| Recouvrement | Après la mise en demeure | Huissier, procédure de recouvrement de dettes non contestées ou action en justice |
Une créance non contestée entre entreprises peut, sous conditions, être recouvrée par l’intermédiaire d’un huissier de justice sans passer par un procès complet. En cas de contestation, la voie judiciaire reste nécessaire. Les frais liés se comptabilisent comme décrit dans frais de recouvrement en comptabilité.
Le traitement comptable dans le PCMN
| Situation | Compte PCMN |
|---|---|
| Facture ouverte normale | 400 Clients |
| Recouvrement incertain (faillite, contestation sérieuse, retard important) | Transfert en 407 Créances douteuses |
| Risque de perte estimé | Réduction de valeur en 409 contre 634 Réductions de valeur sur créances commerciales |
| Perte définitive | Sortie de la créance et de la réduction de valeur |
La réduction de valeur doit être justifiée créance par créance. Le régime fiscal de déduction de ces réductions de valeur obéit à des conditions propres ; documentez les démarches de recouvrement. Voir créances douteuses et passage en perte.
Et la TVA ?
La TVA d’une facture impayée a en principe déjà été déclarée et payée par le fournisseur, même si le client n’a rien versé. Lorsque la créance devient irrécouvrable, le Code de la TVA permet sous conditions de récupérer la TVA reversée au Trésor, avec une procédure et des preuves précises. Une simple relance sans réponse ne suffit pas. Les conditions à jour figurent sur la page TVA du SPF Finances.
Prévenir plutôt que relancer
Une facture complète, envoyée via Peppol à un client assujetti avec la bonne référence de commande, a beaucoup moins de chances d’être bloquée. Vérifiez les mentions obligatoires sur une facture et intégrez les retards dans la gestion de trésorerie. Une erreur constatée se corrige par une note de crédit, comme décrit dans avoirs et corrections de factures.