Après chaque lettrage bancaire, il reste des miettes : un client néerlandais qui a payé 7,50 € de moins parce que sa banque a prélevé des frais, un client qui a arrondi au-dessus, un fournisseur à qui l’on doit encore 0,03 € à cause d’un arrondi de TVA. Pris un par un, ces montants sont insignifiants. Accumulés sur des centaines de comptes, ils rendent les balances âgées illisibles et faussent les relances.
D’où viennent les petits soldes
| Origine | Exemple | Bon traitement |
|---|---|---|
| Frais bancaires retenus par le client | virement international en mode SHA | écart en charge, ou refacturation si les conditions générales le prévoient |
| Arrondis de TVA entre facture et paiement | quelques centimes | écart d’arrondi |
| Escompte pris par le client sans droit | client qui déduit 2 % | relance, pas d’apurement automatique |
| Trop-perçu d’un client | paiement en double partiel | remboursement ou imputation sur une prochaine facture |
| Solde fournisseur résiduel | ancienne note de crédit non utilisée | vérification avec le relevé du fournisseur |
Un petit solde n’est pas toujours une perte acceptable : un escompte non accordé ou une erreur de prix doit être traité sur le fond, par une note de crédit ou une relance.
Les comptes d’apurement
Le PCMN n’a pas de compte dédié aux écarts, mais ses rubriques diverses s’y prêtent :
- 643-648 Charges d’exploitation diverses : écart défavorable sur un client (montant reçu inférieur) ;
- 743-749 Produits d’exploitation divers : écart favorable (montant reçu supérieur, solde fournisseur abandonné) ;
- 657-658 Charges financières diverses : frais bancaires identifiés comme tels sur le relevé CODA, si votre plan les classe en financier.
Créez deux sous-comptes nommés clairement, par exemple « écarts de règlement favorables » et « écarts de règlement défavorables ». Ils seront faciles à analyser lors de la revue annuelle.
La TVA ne bouge pas
Un apurement de quelques centimes ne modifie pas la base imposable : la TVA reste celle de la facture. Si l’écart provient en réalité d’une réduction de prix accordée au client, la TVA ne peut être corrigée que par une note de crédit en bonne et due forme, envoyée par Peppol si le client est un assujetti belge. Voyez avoirs et corrections de factures.
Une règle écrite avec un seuil
Fixez une procédure validée par la direction :
- seuil par écart (par exemple quelques euros) en dessous duquel l’apurement est automatique ;
- plafond annuel au-delà duquel la direction revoit les montants ;
- interdiction d’apurer un solde qui fait l’objet d’un litige ou d’une relance en cours ;
- revue trimestrielle des sous-comptes d’écarts.
Les logiciels comptables permettent généralement de paramétrer ce seuil lors du lettrage : l’écart est alors passé automatiquement dans le bon sous-compte.
Écritures types
| Situation | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| Client qui a payé 7,50 € de moins (frais SHA) | 643x Écarts défavorables | 400 Clients | 7,50 |
| Client qui a payé 0,40 € de trop, non remboursé | 400 Clients | 743x Écarts favorables | 0,40 |
| Ancien solde créditeur fournisseur abandonné | 440 Fournisseurs | 743x Écarts favorables | 12,00 |
Un trop-perçu significatif d’un client ne se met pas en produit : il reste une dette envers lui et doit être remboursé ou imputé.
Avant la clôture
Les comptes annuels déposés à la BNB doivent refléter des créances et dettes réelles. Passez en revue les clients et fournisseurs avec des soldes inférieurs au seuil, apurez ceux qui répondent à la règle et documentez les autres. Les guides petits soldes à solder et anciens soldes créditeurs des clients prolongent cette page, de même que écarts d’arrondi dans le PCMN.