Un client paie 1 249,99 € au lieu de 1 250,00 €. Une facture Peppol affiche une TVA calculée par ligne qui diffère d’un centime du total recalculé par le logiciel. Un ticket de caisse est arrondi à 5 cents. Ces écarts sont minuscules, mais sans règle ils encombrent les comptes clients, les comptes d’attente et la balance âgée.
D’où viennent les écarts en Belgique
| Source | Exemple |
|---|---|
| Arrondi obligatoire des paiements en espèces | depuis le 1er décembre 2019, le montant total payé en espèces est arrondi aux 5 cents les plus proches |
| Calcul de la TVA par ligne ou par total | la facture structurée du fournisseur arrondit chaque ligne, votre logiciel le total |
| Paiements arrondis par le client | le client vire un montant rond ou oublie quelques centimes |
| Frais bancaires retenus | un virement international arrive amputé de frais |
| Conversion de devises | une facture en USD réglée en EUR |
Seuls les trois premiers sont de vrais écarts d’arrondi. Les frais bancaires vont en charges financières, les différences de devises en écarts de change.
Où les comptabiliser
Le PCMN n’a pas de compte « arrondis », mais il laisse la place nécessaire :
| Écart | Compte |
|---|---|
| Écart défavorable | sous-compte de 643-648 Charges d’exploitation diverses, par exemple « écarts d’arrondi » |
| Écart favorable | sous-compte de 743-749 Produits d’exploitation divers |
| Écart d’arrondi sur la TVA d’une facture d’achat | corrigez la ligne de TVA (411) pour qu’elle corresponde exactement à la facture |
La TVA déductible doit être celle qui figure sur la facture. Si la facture Peppol indique 210,01 € de TVA, c’est ce montant que vous déduisez, même si votre propre calcul donne 210,00 €.
L’arrondi aux 5 cents en caisse
L’arrondi porte sur le paiement en espèces, pas sur le prix. Le ticket mentionne le total exact, puis le montant arrondi à payer. Le chiffre d’affaires et la TVA se calculent sur le prix exact ; la différence d’arrondi est un écart de caisse technique.
| Opération | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| Vente de 12,47 € TVAC payée en espèces | 570 Caisse | 700 Ventes + 451 TVA à payer | 12,47 |
| Arrondi : le client paie 12,45 € | 643x Écarts d’arrondi | 570 Caisse | 0,02 |
Le cumul de ces centimes sur l’année reste faible, mais il doit apparaître dans le rapprochement de caisse. Les paiements par carte ne sont jamais arrondis.
Fixer un seuil écrit
Une règle simple évite les discussions et les comptes clients qui ne se soldent jamais :
- écart inférieur ou égal au seuil choisi (quelques euros au maximum) : solde automatique dans le compte d’arrondi ;
- écart supérieur : relance du client ou du fournisseur, ou note de crédit ;
- revue trimestrielle du compte d’arrondi : un solde qui grossit révèle souvent un paramétrage de TVA erroné.
Notez la règle dans votre manuel de procédures et paramétrez-la dans le logiciel de lettrage. Les petits soldes plus anciens se traitent comme indiqué dans apurement des petits soldes.
Factures structurées et lettrage
Avec la facturation électronique obligatoire entre entreprises belges, les écarts d’arrondi viennent surtout de règles de calcul différentes entre émetteur et destinataire. Vérifiez que votre logiciel importe les montants de la facture UBL tels quels, sans recalcul. Les causes d’écart les plus fréquentes sont décrites dans erreurs d’import UBL et le lettrage dans lettrage des factures Peppol.