Ein Spesenreglement regelt, wie Mitarbeitende beruflich veranlasste Auslagen ersetzt bekommen. In der Schweiz lohnt sich ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Reglement, weil dadurch Pauschalspesen vereinfacht und der administrative Aufwand pro Lohnabrechnung deutlich reduziert werden. Es ist ein zentraler Baustein im Bereich der Abzüge und Spesen und greift eng in die Lohnbuchhaltung jedes Schweizer KMU ein.
Warum ein genehmigtes Spesenreglement?
Mit Genehmigung kann der Arbeitgeber:
- Pauschalspesen ohne Einzelnachweis ausbezahlen
- die Pauschalen ohne Eintrag in Ziffer 13.2.2 des Lohnausweises aufführen
- Diskussionen mit der Steuerverwaltung der Mitarbeitenden vermeiden
- klare interne Regeln schaffen
Ohne Genehmigung gelten Pauschalen oft als Lohnbestandteil und sind voll zu versteuern.
Inhaltsstruktur eines Reglements
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| 1. Geltungsbereich | für welche Mitarbeitenden, welche Funktionen |
| 2. Effektive Spesen | Reise, Verpflegung, Übernachtung |
| 3. Pauschalspesen | monatliche oder jährliche Pauschalen pro Funktion |
| 4. Belegpflicht | ab welchem Betrag, welche Form |
| 5. Privatanteile | Geschäftsfahrzeug, IT-Geräte |
| 6. Genehmigung und Anpassung | Verfahren bei Änderungen |
Effektive Spesen
Effektive Spesen werden gegen Beleg vergütet. Üblich sind:
- Bahn, Flug, Mietwagen
- Hotelübernachtungen
- geschäftlich veranlasste Verpflegung
- Kundengeschenke (mit Einschränkungen)
- Kommunikationskosten (Roaming)
- Berufsbekleidung (sofern erforderlich)
Belege werden gemeinsam mit der laufenden Buchhaltung archiviert, siehe Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung. Wie einzelne Auslagen für Verpflegung, Bahn und Hotel korrekt abgerechnet werden, behandelt der Beitrag Verpflegung und Reisespesen abrechnen im Detail.
Pauschalspesen mit Genehmigung
Übliche Bandbreiten in der Praxis:
- Geschäftsleitung: 800 – 1'500 CHF/Monat
- Mittleres Kader: 400 – 800 CHF/Monat
- Aussendienst: nach Reisetätigkeit, oft 600 – 1'200 CHF/Monat
Diese Werte sind Richtwerte. Die kantonale Steuerverwaltung prüft die Plausibilität gegen die Funktion und das Lohnniveau. Da die akzeptierten Ansätze und Verfahren von Kanton zu Kanton variieren, lohnt sich vorab ein Blick auf die Spesenpauschalen pro Kanton in der Schweiz.
Geschäftsfahrzeug
Wer ein Geschäftsfahrzeug auch privat nutzt, hat einen geldwerten Vorteil. Pauschal sind 0.9 % des Kaufpreises pro Monat (10.8 % pro Jahr) auf dem Lohnausweis (Ziffer 2.2) aufzuführen. Seit 2022 ist auch der Arbeitsweg mit dem Geschäftsfahrzeug pauschal mit 0.9 % gedeckt. Die genaue Verbuchung des Privatanteils zeigt der Beitrag Geschäftsfahrzeug: Privatanteil korrekt buchen.
Genehmigungsverfahren
Der Antrag wird beim Steueramt am Sitzkanton gestellt. Üblicher Ablauf:
- Reglement entwerfen.
- Antrag mit Personalstruktur und Funktionsbeschreibungen einreichen.
- Rückfragen der Steuerverwaltung beantworten.
- Genehmigung mit Verfügung erhalten.
- Genehmigung im Personaldossier ablegen.
- Bei Änderungen erneut zur Genehmigung vorlegen.
Aktuelle Hinweise stehen auf kmu.admin.ch.
Auswirkungen auf den Lohnausweis
- effektive Spesen: Ziffer 13.1.1 oder 13.1.2
- Pauschalspesen mit Genehmigung: Ziffer 13.2.1
- Pauschalspesen ohne Genehmigung: Ziffer 13.2.2 (Lohnbestandteil)
- Geschäftsfahrzeug: Ziffer 2.2
Mehr im Beitrag zum Lohnausweis Schweiz.
Praxistipps
- Reglement so einfach wie möglich, aber so detailliert wie nötig
- mindestens jährliche Überprüfung
- Beleggrenze typischerweise bei 50 CHF
- klare Trennung von privat und geschäftlich
- Verbindung zur doppelten Buchführung sauber halten
Fazit
Ein genehmigtes Spesenreglement spart Aufwand und schafft Klarheit. In Nexbal laden Mitarbeitende Spesenbelege als Foto oder PDF hoch, die KI füllt die Angaben vor, und Fahrten halten sie im Fahrtenbuch fest. Jetzt an der Nexbal-Beta teilnehmen.