Eine Mitarbeiterin bezahlt das Zugbillett zum Kunden, ein Techniker kauft unterwegs Kleinmaterial, der Geschäftsführer lädt einen Kunden zum Mittagessen ein. Solche Spesen sind Auslagen, die im Interesse des Arbeitgebers entstehen; das Obligationenrecht verpflichtet den Arbeitgeber, sie zu ersetzen. Für die Buchhaltung zählen drei Fragen: Ist die Auslage belegt? Wo wird sie verbucht? Und wie erscheint sie im Lohnausweis?
Effektive Spesen und Pauschalspesen
| Effektive Spesen | Pauschalspesen | |
|---|---|---|
| Grundlage | Beleg für jede Auslage | fester Betrag pro Monat oder Tag |
| Typisch | Reise, Hotel, Kundenessen, Material | Kleinspesen, Repräsentation, Autospesen |
| Voraussetzung | Beleg und Geschäftszweck | Spesenreglement, bei Kader oft von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt |
| Lohnausweis | Ziffer 13.1 | Ziffer 13.2 |
Ohne Reglement müssen Pauschalen sehr vorsichtig bemessen werden, sonst wertet die Steuerbehörde sie als Lohn, was AHV-Beiträge und Einkommenssteuer auslöst. Wie ein Reglement aufgebaut ist, zeigt der Beitrag Spesenreglement in der Schweiz. Die Ausfüllregeln für den Lohnausweis veröffentlicht die ESTV.
Ablauf von der Quittung bis zur Erstattung
- Beleg sichern: Foto oder Scan der Quittung direkt nach dem Kauf, mit Zweck und Teilnehmenden bei Bewirtungen. Tipps dazu im Ratgeber Mobile Belege für Spesen.
- Spesenabrechnung einreichen: monatlich, mit allen Belegen als Anhang.
- Prüfen und freigeben: Vorgesetzte Person bestätigt den Geschäftszweck, die Buchhaltung prüft Belege und Beträge gegen das Reglement.
- Verbuchen: Aufwand nach Art der Auslage, Gegenbuchung auf ein Verrechnungskonto des Mitarbeitenden.
- Auszahlen: mit dem Lohn oder separat per Überweisung; das Verrechnungskonto ist danach null.
Konten und Vorsteuer
| Auslage | Typisches Konto |
|---|---|
| Reise, Verpflegung, Übernachtung | übriger Personalaufwand (Gruppe 58) oder ein eigenes Spesenkonto |
| Kundenessen, Geschenke | Werbeaufwand 6600 |
| Büromaterial, Kleinmaterial | Verwaltungsaufwand 6500 bzw. Materialaufwand |
| Parkgebühren, Treibstoff | Fahrzeugaufwand 6200 |
Die Vorsteuer auf Spesen dürfen Sie abziehen, wenn ein Beleg mit MWST vorliegt und die Auslage geschäftlich ist. Für Beträge bis 400 CHF inklusive MWST darf der Beleg den Leistungsempfänger weglassen; ein Kassenzettel genügt dann (Art. 26 MWSTG). Auf Pauschalspesen gibt es keinen Vorsteuerabzug ohne Belege. Ausländische Belege, etwa Hotelrechnungen aus Deutschland, enthalten keine Schweizer MWST und sind ohne Vorsteuer zu verbuchen.
Häufige Fehler
- Spesen werden einfach mit dem Lohn ausbezahlt, ohne eigenes Konto: Im Lohnausweis fehlen dann die Spesenangaben.
- Pauschalen und effektive Spesen für dieselben Auslagen: doppelte Vergütung, die steuerlich als Lohn gilt.
- Fremdwährungsbelege ohne Umrechnungskurs: Halten Sie fest, ob die Karte belastet oder bar bezahlt wurde, und nutzen Sie den Kurs der Belastung.
- Privatanteile, etwa bei Familienbegleitung auf Reisen, nicht ausgeschieden.
Wenn Mitarbeitende mit Firmenkarte zahlen, gilt ein anderer Ablauf; siehe Firmenkarten und Kartenausgaben in der Buchhaltung. Vorschüsse für grössere Reisen behandelt der Ratgeber Mitarbeitervorschüsse und Abrechnung.