Wer für das Unternehmen unterwegs ist, verursacht Spesen: ein Mittagessen mit Kunden, eine Hotelnacht vor einem Termin, das Bahnticket zur Baustelle. Solche Auslagen sind grundsätzlich geschäftlich begründeter Aufwand und damit abziehbar. Damit die Reisespesen sauber durch die Buchhaltung laufen und vor der Steuerbehörde standhalten, braucht es klare Regeln, nachvollziehbare Belege und eine konsistente Verbuchung. Dieser Leitfaden zeigt Schweizer KMU, worauf es bei Verpflegung und Reisekosten ankommt.
Was als Reisespesen gilt
Als Reisespesen gelten die Mehrkosten, die einer Mitarbeiterin oder einem Inhaber bei einer auswärtigen Tätigkeit für das Unternehmen tatsächlich entstehen. Massgebend ist immer der geschäftliche Anlass. Der normale Arbeitsweg von zu Hause zum festen Arbeitsort zählt nicht dazu, eine Fahrt zu einem Kunden oder zu einem Anlass schon.
Typische Kategorien sind:
- Verpflegung unterwegs (Mittag- und Abendessen, Getränke)
- Übernachtung im Hotel inklusive Frühstück
- Transport mit Bahn, Flugzeug, Taxi oder Geschäftsfahrzeug
- Nebenkosten wie Parkgebühren, Maut, Gepäck oder Internet unterwegs
Reine Privatauslagen sind nie Spesen. Wird ein Geschäftsessen mit einem privaten Abendessen vermischt, ist nur der geschäftliche Anteil abziehbar.
Verpflegungspauschalen
Bei der Verpflegung gibt es zwei Wege. Entweder wird effektiv gegen Originalbeleg abgerechnet, oder es kommt eine Pauschale zum Einsatz. Pauschalen vereinfachen den Aufwand erheblich, weil nicht jeder Kassenzettel gesammelt werden muss. Die Höhe der Pauschalen wird üblicherweise im Spesenreglement festgehalten und orientiert sich an markt- und kantonsüblichen Ansätzen.
| Mahlzeit | Anlass | Abrechnung |
|---|---|---|
| Mittagessen | auswärtige Tätigkeit über Mittag | Pauschale oder effektiv |
| Abendessen | mehrtägige Reise oder Abendtermin | Pauschale oder effektiv |
| Kundenessen | Repräsentation mit Dritten | effektiv mit Beleg, Anlass notieren |
Ein praktischer Anhaltspunkt zu kantonalen Ansätzen findet sich in der Übersicht zu den Spesenpauschalen pro Kanton. Die konkret anwendbaren Werte sollten Sie mit Ihrem kantonalen Steueramt oder Treuhänder abstimmen.
Übernachtung und Transport
Hotelkosten werden in der Regel effektiv gegen Rechnung vergütet. Achten Sie darauf, dass die Hotelrechnung auf das Unternehmen lautet und die MWST separat ausweist, denn nur dann ist der Vorsteuerabzug möglich. Beim Transport gilt: Bahn- und Flugtickets werden effektiv abgerechnet, die Fahrt mit dem Privatfahrzeug wird üblicherweise mit einem Kilometeransatz entschädigt.
- Bahn und Flug: Originalbeleg oder elektronisches Ticket aufbewahren
- Privatfahrzeug: Kilometeransatz gemäss Spesenreglement, Fahrtenbuch empfohlen
- Geschäftsfahrzeug: nur Nebenkosten wie Parkieren und Treibstoff
- Taxi und ÖV vor Ort: Quittung verlangen
Ob sich ein eigener Geschäftswagen lohnt, behandelt der Beitrag Geschäftswagen oder Privatfahrzeug.
Auslandsreisen
Bei Reisen ins Ausland gelten dieselben Grundsätze, doch einige Punkte sind heikler. Verpflegungs- und Übernachtungskosten fallen je nach Land höher aus, deshalb arbeiten viele Reglemente mit länderabhängigen Pauschalen. Wichtig ist die saubere Umrechnung in Schweizer Franken zum Kurs des Belegdatums.
Beachten Sie zusätzlich:
- Ausländische MWST auf Hotel- oder Restaurantbelegen ist in der Schweiz nicht als Vorsteuer abziehbar.
- Eine Rückerstattung im Ausland ist nur in bestimmten Fällen und Ländern möglich.
- Fremdwährungsbelege immer mit Umrechnungskurs dokumentieren.
So bleiben Auslandsspesen nachvollziehbar und korrekt bewertet.
Belegpflicht und Ausnahmen
Grundsätzlich gilt: kein Beleg, keine Buchung. Originalbelege sind die Basis jeder Spesenabrechnung und unterliegen der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren nach Obligationenrecht. Wer Spesen rein effektiv vergüten will, braucht für jede Position einen Beleg.
Die wichtigste Ausnahme sind genehmigte Pauschalen: Sie ersetzen den Einzelbeleg für Kleinauslagen, sofern sie in einem Spesenreglement geregelt und vom kantonalen Steueramt akzeptiert sind. Das reduziert den administrativen Aufwand spürbar. Mehr dazu im Beitrag Spesen und Mitarbeiterauslagen.
Verbuchung der Spesen
Reisespesen werden im KMU-Kontenrahmen unter dem übrigen Betriebsaufwand erfasst, meist in Konten wie Reise- und Repräsentationsspesen. Welche Konten dafür vorgesehen sind, beschreiben die Reise- und Fahrtkosten im Kontenrahmen. Der Buchungssatz folgt dem Prinzip, dass der Aufwand belastet und das Gegenkonto je nach Zahlungsweg gewählt wird.
| Sachverhalt | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Mitarbeitende legt aus, spätere Rückzahlung | Reisespesen | Kreditor / Lohn |
| Zahlung ab Geschäftskonto | Reisespesen | Bank |
| Zahlung mit Firmenkarte | Reisespesen | Kreditkartenkonto |
Wird mit Firmenkarten gezahlt, ist eine saubere Zuordnung zentral, damit jede Belastung einem Beleg zugewiesen ist. Hinweise dazu gibt der Beitrag Firmenkarten und Kartenausgaben. Die abziehbare Vorsteuer wird pro Beleg separat erfasst, sofern dieser eine Schweizer MWST ausweist.
Bezug zum Spesenreglement
Der wirksamste Hebel für eine ruhige Spesenabrechnung ist ein genehmigtes Spesenreglement. Es legt fest, welche Pauschalen gelten, welche Auslagen ersetzt werden und welche Belege nötig sind. Ein vom kantonalen Steueramt genehmigtes Reglement schafft Rechtssicherheit gegenüber der Steuerbehörde und entlastet die Lohnabrechnung, weil pauschale Spesen dann nicht als Lohn gelten. Wie Sie ein solches Reglement aufsetzen, zeigt der Beitrag Spesenreglement nutzen.
Eine Einordnung in den grösseren Zusammenhang bietet die Übersicht zu Abzüge und Spesen in der Schweiz.