Der Lohnausweis ist die zentrale Bescheinigung des Arbeitgebers über das gesamte Jahresentgelt einer angestellten Person. In der Schweiz wird er nach einem einheitlichen Formular Form. 11 ausgestellt, das die Steuerverwaltung des Wohnsitzkantons der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers vorschreibt. Er bildet damit die Grundlage für die Steuererklärung und schliesst das Lohnjahr formell ab. Der Lohnausweis ist ein fester Bestandteil der Arbeitgeberpflichten rund um Lohn und Personal und sollte als Ergebnis einer sauberen, ganzjährigen Lohnbuchhaltung verstanden werden.
Wer stellt den Lohnausweis aus?
Pflichtig sind alle Arbeitgeber, die im Lauf des Kalenderjahres Lohn ausbezahlt haben. Auch bei kurzen Anstellungen, Aushilfen oder Praktika ist ein Ausweis zu erstellen. Die Bescheinigung muss vollständig und wahrheitsgetreu sein, denn sie wird sowohl von der angestellten Person als auch von der Steuerverwaltung ausgewertet.
| Frist | Empfänger |
|---|---|
| bis 31. März | Arbeitnehmer (für die Steuererklärung) |
| auf Verlangen | direkt an die kantonale Steuerverwaltung |
| jährlich | bei Quellensteuerpflichtigen zusätzlich an Quellenstelle |
Die exakten Abgabewege unterscheiden sich je nach Kanton, der genannte Termin ist der gängige Richtwert. Die Werte aus dem Lohnausweis sollten mit der laufenden monatlichen Lohnabrechnung übereinstimmen, sonst entstehen Rückfragen.
Aufbau des Formulars
Der Lohnausweis ist in nummerierte Ziffern gegliedert:
- Ziffer 1: ordentlicher Lohn
- Ziffer 2.1–2.3: Gehalts- und Bonuskomponenten
- Ziffer 3: Sachleistungen / Naturalbezüge
- Ziffer 4: Beiträge an gebundene Vorsorge (3a) – Arbeitgeber-Anteil
- Ziffer 7: Andere Leistungen
- Ziffer 9: Beiträge an AHV/IV/EO/ALV/NBU
- Ziffer 10: Beiträge BVG
- Ziffer 11: Quellensteuerabzug
- Ziffer 12: Berufsauslagen, Spesen
- Ziffer 13: Spesenvergütungen
- Ziffer 15: Bemerkungen und Sondersituationen
Die offizielle Wegleitung erscheint jährlich auf estv.admin.ch. Die in Ziffer 9 und 10 ausgewiesenen Abzüge entsprechen den Arbeitnehmeranteilen der Schweizer Sozialversicherungen. Wer den Gesamtüberblick über diese Beiträge sucht, findet ihn im Ratgeber zu den Sozialversicherungen für Arbeitgeber.
Sachbezüge richtig bewerten
Naturalbezüge gehören in den Lohnausweis und werden zum Lohn gezählt. Häufige Beispiele:
- Verpflegung und Unterkunft (Pauschalwerte gemäss Wegleitung)
- Geschäftsfahrzeug zur privaten Nutzung (Privatanteil pro Monat des Kaufpreises)
- Mitarbeiteraktien und Optionen
- Vergünstigungen (Personalrabatte über üblichem Mass)
- privat genutzte IT-Geräte
Die Bewertung folgt jeweils der aktuellen Wegleitung zum Lohnausweis der ESTV. Werden Sachbezüge erst am Jahresende geschätzt, schleichen sich leicht Fehler ein, deshalb sollten sie laufend dokumentiert werden.
Spesenreglement und Lohnausweis
Bei genehmigtem Spesenreglement durch die kantonale Steuerverwaltung können Pauschalspesen ohne Detailerfassung eingetragen werden. Das vereinfacht sowohl die Lohnabrechnung als auch den Ausweis. Mehr dazu im Beitrag zum Spesenreglement Schweiz oder im Ratgeber Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung.
Elektronische Übermittlung
Mehrere Kantone akzeptieren oder verlangen die elektronische Übermittlung über ELM (einheitliches Lohnmeldeverfahren). Vorteile:
- gleichzeitige Meldung an Ausgleichskasse, BVG-Stiftung und Steuerverwaltung
- weniger Erfassungsaufwand
- Fehlerprüfung im Versandprozess
- automatische Versionierung
- klare Bestätigungen
Die eingesetzte Lohnsoftware muss dafür SwissDec-zertifiziert sein. Damit die Meldung an die BVG-Stiftung stimmt, müssen die Beiträge gemäss BVG / Pensionskasse als Arbeitgeber korrekt erfasst sein.
Praxis-Tipps
- alle Lohnbestandteile ganzjährig systematisch erfassen
- Sachbezüge zeitnah dokumentieren, nicht erst Ende Jahr
- Quellensteuerpflichtige separat abrechnen, siehe Quellensteuer für ausländische Mitarbeitende
- Verbuchung in der Buchhaltung gegen die Lohnabstimmung vor der Meldung
- Lohnausweise gut aufbewahren (zehn Jahre)
- bei Unsicherheit die kantonale Steuerverwaltung kontaktieren
Fazit
Der Lohnausweis ist eine der wichtigsten Bescheinigungen für Arbeitnehmer und Steuerverwaltung. Wer das Jahr über sauber bucht und die Abzüge laufend abstimmt, erstellt ihn am Jahresende fast automatisch.