Softwareabos, Flugtickets, Werbung auf Online-Plattformen, Parkgebühren: Vieles zahlen KMU heute mit der Firmenkarte. Für die Buchhaltung bedeutet das viele kleine Ausgaben, die einzeln belegt und kontiert werden müssen, während die Bank nur einen Gesamtbetrag pro Monat belastet.
Kreditkarte oder Debitkarte?
| Firmenkreditkarte | Debitkarte zum Geschäftskonto | |
|---|---|---|
| Belastung | einmal monatlich gesamthaft | sofort pro Zahlung auf 1020 |
| Buchung | über Verrechnungskonto | direkt aus dem Bankfeed |
| Abstimmung | Monatsabrechnung gegen Einzelbelege | Bankauszug gegen Einzelbelege |
Bei der Debitkarte erscheint jede Zahlung im camt.053 und wird wie eine Lastschrift gebucht. Bei der Kreditkarte entsteht zwischen Kauf und Monatsabrechnung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kartenherausgeber.
Buchungslogik für die Kreditkarte
Legen Sie im Fremdkapital ein Verrechnungskonto «Kreditkarte» an, zum Beispiel als Unterkonto in der Gruppe der übrigen kurzfristigen Verbindlichkeiten (2210). Das Konto 1045 Kreditkarten/Debitkarten im Umlaufvermögen ist für Guthaben aus Kartenzahlungen Ihrer Kunden gedacht und sollte nicht für die eigene Firmenkarte verwendet werden.
- Pro Ausgabe: Aufwandkonto mit MWST-Code an Verrechnungskonto Kreditkarte.
- Monatsabrechnung: Gebühren und Fremdwährungszuschläge auf 6900 Finanzaufwand an Verrechnungskonto.
- Belastung der Bank: Verrechnungskonto an 1020 Bank.
Ist alles gebucht, steht das Verrechnungskonto nach der Bankbelastung auf null oder zeigt nur die Ausgaben nach dem Abrechnungsstichtag.
Bezugsteuer bei Auslandabos
Viele Kartenausgaben gehen an ausländische Anbieter: Cloud-Software, Online-Werbung, Design-Tools. Solche Dienstleistungen unterliegen in der Schweiz der Bezugsteuer nach Art. 45 MWSTG, sofern der Anbieter nicht selbst in der Schweiz MWST-pflichtig ist und Schweizer MWST verrechnet. Effektiv abrechnende Unternehmen deklarieren die Bezugsteuer und ziehen sie im gleichen Zug als Vorsteuer ab, soweit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Bei der Saldosteuersatzmethode bleibt die Bezugsteuer ein Kostenfaktor. Nicht MWST-pflichtige Unternehmen werden bezugsteuerpflichtig, wenn ihre Bezüge aus dem Ausland die gesetzliche Grenze pro Jahr übersteigen. Details erklärt der Beitrag Bezugsteuer bei Software-Abos aus dem Ausland.
Prüfen Sie deshalb bei jeder Rechnung: Steht eine Schweizer MWST-Nummer (CHE-… MWST) drauf und wird 8,1 % verrechnet? Dann ist es normale Vorsteuer. Fehlt sie, verwenden Sie den Bezugsteuer-Code.
Belege, ohne die nichts geht
Der Kartenauszug ist kein Beleg für die Vorsteuer. Sie brauchen für jede Zahlung die Rechnung oder Quittung des Händlers. Bewährt hat sich:
- Beleg sofort nach dem Kauf mit dem Smartphone erfassen oder die Rechnungs-E-Mail weiterleiten
- Zweck und Projekt ergänzen, etwa «Kundenessen Projekt Huber, 3 Personen»
- fehlende Belege bis zum Monatsabschluss nachfordern
- ohne Beleg: Ausgabe ohne Vorsteuer buchen und als Spesenproblem klären
Private Zahlungen mit der Firmenkarte
Passiert es trotzdem, wird die Ausgabe nicht als Aufwand gebucht. Bei der GmbH oder AG entsteht eine Forderung gegenüber der Person, die sie zurückzahlt oder mit dem nächsten Spesenersatz verrechnet. Bei der Einzelfirma geht der Betrag auf das Privatkonto 2820. Regeln Sie das im Spesenreglement, wie unter Spesenreglement in der Schweiz beschrieben.
Monatliche Kontrolle
| Prüfpunkt | Ziel |
|---|---|
| Summe der Einzelausgaben | entspricht der Monatsabrechnung |
| Belege | für jede Zeile vorhanden |
| MWST-Codes | Inland-Vorsteuer und Bezugsteuer getrennt |
| Fremdwährung | CHF-Betrag laut Abrechnung, Zuschlag separat |
| Verrechnungskonto | nach Bankbelastung null |
Wie Mitarbeitende ihre eigenen Auslagen abrechnen, erklärt der Ratgeber Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung. Die Freigabe von Ausgaben behandelt Freigabe von Einkäufen und Ausgaben.