Reisekosten tauchen in der Erfolgsrechnung an zwei Stellen auf: als Fahrzeug- und Transportaufwand für firmeneigene Fahrzeuge und als Reisespesen der Mitarbeitenden. Wer beides vermischt, kann weder die Fahrzeugkosten noch die Spesen sauber auswerten.
Wo welche Kosten hingehören
| Kostenart | Konto im KMU-Kontenrahmen |
|---|---|
| Treibstoff, Service, Reifen, Vignette für Geschäftsfahrzeuge | 6200 Fahrzeug- und Transportaufwand |
| Leasing und Miete von Fahrzeugen | 6260 Fahrzeugleasing und -mieten |
| Motorfahrzeugsteuer, Fahrzeugversicherung | 6200 oder 6300, je nach interner Regel |
| Bahn, Flug, Hotel, Taxi bei Geschäftsreisen | 5800 Übriger Personalaufwand, Unterkonto Reisespesen |
| Kilometerentschädigung für Privatauto | 5800, Unterkonto Reisespesen |
| Frachten für Warenlieferungen an Kunden | 6200 oder als Versandkosten bei 4200 |
Einige Unternehmen führen Reisespesen lieber in der Klasse 6, etwa als Unterkonto zu 6500 oder 6700. Wichtig ist eine einheitliche Regel im Kontierungshandbuch.
Bahn, Halbtax und Generalabonnement
Die Schweiz hat ein dichtes Bahnnetz, viele Geschäftsreisen erfolgen mit dem Zug. Billette und Abonnemente enthalten MWST zum Normalsatz, die als Vorsteuer abgezogen werden kann. Übernimmt der Arbeitgeber ein Generalabonnement, das auch privat genutzt wird, ist die Behandlung im Lohnausweis nach der Wegleitung zu prüfen.
Kilometerentschädigung
Fährt eine Mitarbeiterin mit dem eigenen Auto zu Kunden, erhält sie eine Kilometerentschädigung. Ein Satz, der die effektiven Kosten nicht übersteigt und im Spesenreglement festgehalten ist, gilt als Spesenersatz und nicht als Lohn. Auf der Entschädigung gibt es keine Vorsteuer, weil keine Rechnung mit MWST vorliegt.
Ausländische Reisekosten
Ein Hotel in Mailand oder ein Mietwagen in München enthält ausländische MWST. Sie ist in der Schweiz nicht als Vorsteuer abziehbar und wird zusammen mit dem Aufwand gebucht. Ob eine Rückerstattung im Ausland möglich ist, hängt vom jeweiligen Staat ab; die ESTV informiert zur Vergütung ausländischer Mehrwertsteuer.
Geschäftsfahrzeug mit Privatnutzung
Wird ein Firmenauto privat genutzt, sind ein Privatanteil im Lohnausweis und die MWST darauf abzurechnen. Details im Beitrag Privatanteil Geschäftsfahrzeug und unter Sachbezüge im Kontenrahmen.
Abrechnung durch Mitarbeitende
Belege, Genehmigung und Rückerstattung laufen über die Spesenabrechnung, wie unter Mitarbeiterauslagen im Kontenrahmen beschrieben. Für Verpflegung unterwegs hilft der Beitrag Verpflegung und Reisespesen.