Kaum eine Branche stellt an die Buchhaltung so hohe Anforderungen wie die Gastronomie. Restaurants, Cafes, Bars und Take-aways arbeiten mit viel Bargeld, mehreren Mehrwertsteuer-Sätzen im selben Beleg und engen Margen. Wer die Kassenführung, den Wareneinsatz und die Personalkosten nicht sauber im Griff hat, verliert schnell den Überblick und riskiert bei einer Kontrolle der ESTV Nachforderungen. Dieser Leitfaden zeigt, worauf Gastrobetriebe in der Schweiz im Tagesgeschäft und im Jahresabschluss achten sollten.
Tagesabschluss der Kasse
Der Tagesabschluss ist das Herzstück der Gastro-Buchhaltung. Jeden Abend werden die Einnahmen aus dem Kassensystem ausgelesen, gezählt und mit dem Buchbestand abgeglichen. Wichtig ist, dass dieser Ablauf jeden Tag gleich erfolgt und dokumentiert wird.
Ein sauberer Tagesabschluss umfasst typischerweise:
- den Z-Bericht aus dem Kassensystem mit den Tagesumsätzen je MWST-Satz
- die Aufteilung in Bargeld, Kartenzahlungen und allfällige Gutscheine
- die Zählung des Bargeldbestands in der Kasse
- die Feststellung und Erklärung von Differenzen
- den Wechselgeldbestand, der in der Kasse verbleibt
Praktische Hinweise dazu liefert der Beitrag zum Tagesabschluss von Kasse und Kartenzahlungen, der die einzelnen Schritte im Detail erklärt.
Bargeldkontrolle
In einem Betrieb mit hohem Baranteil ist eine lückenlose Bargeldkontrolle Pflicht. Das Bargeld ist faktisch ein Konto, und jede Bewegung muss nachvollziehbar sein. Die ESTV erwartet, dass sich der gezählte Bestand jederzeit aus den Aufzeichnungen herleiten lässt.
Bewährt hat sich ein laufend geführtes Kassenbuch, in dem alle Bareinnahmen und Barausgaben chronologisch erfasst werden. Der Saldo darf nie negativ werden, denn man kann nicht weniger als null Franken in der Kasse haben. Wie das Barvermögen im Kontenplan geführt wird, zeigt der Beitrag zur Kasse im Kontenrahmen. Wie ein solches Buch aufgebaut wird, zeigt der Leitfaden zum Kassenbuch führen in der Schweiz.
MWST-Sätze in der Gastronomie
Die Mehrwertsteuer (MWST) ist in der Gastronomie besonders heikel, weil im gleichen Betrieb verschiedene Sätze anfallen. Massgebend ist nicht das Produkt allein, sondern auch die Art der Leistung.
| Leistung | Anwendbarer Satz |
|---|---|
| Konsumation im Lokal (Servierleistung) | Normalsatz |
| Take-away und Lieferung zum Mitnehmen | reduzierter Satz |
| Alkoholische Getränke | Normalsatz |
| Beherbergung mit Frühstück | Sondersatz |
Entscheidend ist die saubere Trennung: Ein Kaffee, der am Tisch serviert wird, unterliegt einem anderen Satz als der gleiche Kaffee zum Mitnehmen. Das Kassensystem muss diese Unterscheidung treffen können, sonst stimmt die MWST-Abrechnung nicht. Einen allgemeinen Überblick bietet die Seite zu den MWST-Sätzen im Überblick. Viele Gastrobetriebe prüfen zudem, ob die effektive Methode oder ein vereinfachter Saldosteuersatz vorteilhafter ist; dazu hilft der Vergleich von effektive vs. Saldosteuersatzmethode.
Wareneinsatz und Foodcost
Der Wareneinsatz ist neben dem Personal der grösste Kostenblock. Aus dem Verhältnis von Wareneinsatz zu Umsatz ergibt sich der Foodcost, eine der wichtigsten Kennzahlen der Branche.
So wird er berechnet:
- Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand ergibt den Wareneinsatz der Periode.
- Wareneinsatz geteilt durch den entsprechenden Umsatz ergibt den Foodcost in Prozent.
- Getränke und Speisen werden idealerweise getrennt ausgewertet, da die Margen stark abweichen.
Ein steigender Foodcost ohne Preisanpassung ist ein Warnsignal: Es kann an Schwund, Diebstahl, falscher Kalkulation oder gestiegenen Einkaufspreisen liegen. Regelmässige Inventuren sind deshalb unverzichtbar, denn nur mit korrekten Beständen ergibt der Wareneinsatz aussagekräftige Zahlen.
Personalkosten im Gastgewerbe
Im Gastgewerbe ist das Personal oft der höchste Aufwandsposten. Schichtarbeit, Aushilfen, Stundenlöhne und der branchenübliche Landes-Gesamtarbeitsvertrag (L-GAV) machen die Lohnbuchhaltung anspruchsvoll. Wichtig ist, dass Löhne, Sozialversicherungen und Quellensteuern korrekt verbucht und periodengerecht abgegrenzt werden.
Zu beachten sind insbesondere:
- die Abgrenzung von Ferien- und Überstundenansprüchen als Rückstellung
- die korrekte Behandlung von Naturalleistungen wie Verpflegung und Unterkunft
- die getrennte Erfassung von Festangestellten und Aushilfen
- die monatlichen Sozialversicherungsbeiträge
Wie die Verbuchung im Detail funktioniert, beschreibt der Beitrag zu Lohn und Personal in der Buchhaltung. Für die Abgrenzung am Jahresende ist der Leitfaden zu Ferien- und Überstundenrückstellungen hilfreich.
Trinkgeld und Bezüge
Trinkgeld ist in der Schweiz freiwillig, kommt aber regelmässig vor und wirft buchhalterische Fragen auf. Geht das Trinkgeld direkt an die Mitarbeitenden, ist es in der Regel kein Geschäftsumsatz. Wird es über die Kasse erfasst und vom Betrieb verteilt, muss der Ablauf klar geregelt und dokumentiert sein, damit Umsatz und Lohnbestandteile nicht vermischt werden.
Ein häufiger Fehler ist die fehlende Trennung von Geschäft und Privat. Wer als Inhaber einer Einzelfirma Bargeld aus der Kasse für private Zwecke entnimmt, muss diesen Privatbezug sauber als solchen verbuchen. Bei einer GmbH oder AG sind solche Bezüge noch strenger zu behandeln, da Geschäfts- und Privatvermögen rechtlich getrennt sind. In jedem Fall gilt: Jede Entnahme aus der Kasse braucht einen Beleg.
Margen überwachen
Die engen Margen der Gastronomie verzeihen wenig. Wer nur einmal im Jahr beim Abschluss hinschaut, reagiert zu spät. Sinnvoll ist eine monatliche Auswertung der wichtigsten Kennzahlen:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Foodcost in Prozent | Kostenkontrolle bei Speisen |
| Getränkemarge | meist deutlich höher als bei Speisen |
| Personalkostenquote | Anteil der Löhne am Umsatz |
| Rohgewinn | Umsatz abzüglich Wareneinsatz |
Diese Werte werden idealerweise monatlich erhoben und über die Zeit verglichen. Eine aktuelle Buchhaltung mit angebundener Kasse macht das einfach, weil Umsätze und Kosten laufend verfügbar sind. So lassen sich Preisanpassungen, Portionierung und Einkauf rechtzeitig steuern, bevor die Marge unter Druck gerät.