Am Ende eines Verkaufstags liegen drei Zahlen auf dem Tisch: der Z-Bon oder Tagesbericht des Kassensystems, das gezählte Bargeld und der Terminalabschluss für Debit- und Kreditkarten. Dazu kommen oft TWINT-Zahlungen. Der Tagesabschluss bringt diese Quellen zusammen und erklärt jede Abweichung, solange sich noch jemand an den Tag erinnert.
Die drei Quellen
| Quelle | Zeigt | Gebucht auf |
|---|---|---|
| Z-Bon / Tagesbericht | Umsatz nach Zahlungsart und MWST-Satz | Ertragskonten, z. B. 3200 Handelserlöse |
| Kassenzählung | physischer Bargeldbestand | 1000 Kasse |
| Terminal- und TWINT-Abschluss | Kartenumsatz des Tages, später Auszahlung abzüglich Kommission | 1045 Kreditkarten / Debitkarten, danach 1020 Bankguthaben |
Ablauf am Abend
- Z-Bon ziehen und Umsatz nach Bar, Karte, TWINT und Gutscheinen notieren.
- Bargeld zählen und vom Bestand das feste Wechselgeld abziehen.
- Terminalabschluss auslösen und Summe mit dem Kartenanteil im Z-Bon vergleichen.
- Barauslagen des Tages mit Quittung belegen, etwa Porto oder Kleinmaterial.
- Differenzen sofort festhalten, mit Betrag, Schicht und vermuteter Ursache.
- Kassenbuch nachführen: Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Endbestand.
Beispiel aus einer Bäckerei mit Café
| Position | CHF |
|---|---|
| Umsatz Take-away (2.6 %) | 1'180.00 |
| Umsatz Konsumation im Café (8.1 %) | 640.00 |
| Tagesumsatz laut Z-Bon | 1'820.00 |
| davon Karte und TWINT laut Terminal | 1'310.00 |
| davon bar | 510.00 |
| Barauslage Reinigungsmittel | 18.50 |
| erwarteter Bargeldzuwachs | 491.50 |
Werden am Abend 489.50 CHF mehr als das Wechselgeld gezählt, fehlen 2.00 CHF. Kleine Differenzen buchen Sie auf ein Konto für Kassendifferenzen, grössere klären Sie mit der Schicht. Wichtig ist die Trennung der MWST-Sätze: Take-away-Lebensmittel unterliegen dem reduzierten Satz, die Konsumation an Ort dem Normalsatz. Die aktuellen Sätze publiziert die ESTV. Mehr zur Abgrenzung im Beitrag MWST in Gastronomie, Take-away und Restaurant.
Buchung des Tages
| Soll | Haben | CHF |
|---|---|---|
| 1000 Kasse | Ertrag (nach MWST-Satz aufgeteilt) | 510.00 |
| 1045 Kreditkarten / Debitkarten | Ertrag (nach MWST-Satz aufgeteilt) | 1'310.00 |
| Aufwandskonto | 1000 Kasse | 18.50 |
| Konto Kassendifferenzen | 1000 Kasse | 2.00 |
Die Erträge werden netto gebucht, die MWST auf 2200 Umsatzsteuer. Wenn einige Tage später die Auszahlung des Acquirers auf dem Bankkonto eingeht, buchen Sie 1020 an 1045 und die abgezogene Kommission als Aufwand. Bleibt auf 1045 ein Saldo stehen, fehlt eine Auszahlung oder ein Tag wurde doppelt erfasst. Die Details stehen im Ratgeber Kartenabrechnungen und Terminalumsätze in der Buchhaltung.
Was die Treuhand später sehen will
- Z-Bons lückenlos und fortlaufend nummeriert
- Kassenbuch mit täglichem Endbestand, der nie negativ wird
- Belege für jede Barauslage
- Notizen zu jeder Differenz
Ein negativer Kassenbestand zeigt, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben zu früh gebucht wurden, und ist bei Steuerprüfungen ein klassischer Ansatzpunkt. Die Grundlagen zum Kassenbuch stehen im Beitrag Kassenbuch führen in der Schweiz, die Kontrolle des Wechselgelds im Ratgeber Kassenbestand und Barkassenkontrolle.