Auch wenn immer mehr mit Karte und TWINT bezahlt wird, haben Bäckereien, Restaurants, Coiffeursalons, Hofläden und Kioske weiterhin viel Bargeld. Die Kasse ist für Steuerprüfer ein besonders genau geprüftes Konto, weil Bargeld leicht an der Buchhaltung vorbeigehen kann.
Konten rund um die Kasse
| Konto | Inhalt |
|---|---|
| 1000 Kasse | Bargeldbestand im Geschäft |
| 1001, 1002 … | weitere Kassen, etwa pro Filiale oder Kassenschublade |
| Geldtransferkonto | Bargeld unterwegs zur Bank |
| 1020 Bankguthaben | Einzahlung des Bargelds |
Jede physische Kasse sollte ein eigenes Konto haben. So lässt sich jeder Bestand einzeln zählen und vergleichen.
Das Kassenbuch
Das OR verlangt eine ordnungsgemässe Buchführung, die vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch ist. Für die Kasse bedeutet das ein Kassenbuch mit:
- Datum, Beleg, Text und Betrag jeder Einnahme und Ausgabe
- täglichem Saldo
- Belegen für jede Ausgabe, etwa Quittungen für Einkäufe
- Tagesabschluss des Kassensystems für die Einnahmen
Der Kassenbestand darf nie negativ sein. Ein negativer Saldo zeigt, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben falsch gebucht sind. Kassenbuch und Belege sind wie die übrige Buchhaltung zehn Jahre aufzubewahren. Die Grundsätze stehen in Art. 957a und 958f des Obligationenrechts.
Kassensturz
Beim Kassensturz wird das Bargeld gezählt und mit dem Saldo verglichen. Empfehlenswert ist:
- täglich im Detailhandel und in der Gastronomie
- mindestens monatlich in Büros mit kleiner Handkasse
- immer zum Jahresende, mit unterschriebenem Zählprotokoll
Differenzen werden sofort gebucht und erklärt, siehe Kassenfehlbeträge und Überschüsse.
Bargeld zur Bank bringen
Die Einzahlung wird in zwei Schritten gebucht: Geldtransferkonto an 1000 beim Entnehmen und 1020 an Geldtransferkonto, wenn die Bank die Gutschrift zeigt. Das Transferkonto muss danach null sein. So fällt auf, wenn Geld zwischen Kasse und Bank verloren geht.
Saldosteuersatz und Gastronomie
Viele kleine Gastrobetriebe und Läden rechnen mit dem Saldosteuersatz ab. Die Bargeldumsätze werden dann brutto erfasst. Die ESTV und die kantonalen Steuerverwaltungen prüfen bei Bargeldbetrieben häufig die Plausibilität von Umsatz, Wareneinkauf und Privatverbrauch. Ein vollständiges Kassenbuch ist die beste Grundlage dafür.
Private Bezüge
Nimmt der Inhaber einer Einzelfirma Bargeld aus der Kasse, wird 2850 Privat an 1000 gebucht, mit Quittung. Bei einer GmbH oder AG ist das ein Bezug zulasten des Kontokorrents oder Lohns, nie ein Aufwand.
Weiter mit Kassenbuch führen in der Schweiz, Kassenabschluss im Restaurant und Kartenzahlungen und Clearingkonten.