Der monatliche Lohnlauf bildet nur ab, was im Monat ausbezahlt wird. In der Schweiz fallen aber mehrere Lohnbestandteile über das Jahr an und werden erst später bezahlt: allen voran der 13. Monatslohn, dazu Ferienguthaben, Überstunden und Boni. Ohne Abgrenzung wirkt der November profitabel und der Dezember defizitär, obwohl beide Monate gleich gearbeitet wurden.
Was typischerweise abgegrenzt wird
| Lohnbestandteil | Entstehung | Auszahlung | Abgrenzung pro Monat |
|---|---|---|---|
| 13. Monatslohn | anteilig jeden Monat | meist Dezember oder bei Austritt | ein Zwölftel des Monatslohns |
| Ferienguthaben | nicht bezogene Ferientage | Bezug später, Auszahlung nur bei Austritt | Veränderung des Saldos |
| Überstunden | geleistete Mehrstunden | Kompensation oder Auszahlung | Stunden × Stundenlohn, inkl. Zuschlag |
| Bonus, Provision | Zielerreichung im Jahr | nach Jahresabschluss | geschätzter Anteil |
| Arbeitgeberbeiträge | auf allen abgegrenzten Löhnen | mit der Lohnzahlung | Prozentsatz auf die Abgrenzung |
Für Überstunden schuldet der Arbeitgeber nach Art. 321c OR einen Zuschlag von mindestens einem Viertel, sofern schriftlich nichts anderes vereinbart oder die Überstunden durch Freizeit kompensiert werden. Berücksichtigen Sie den Zuschlag in der Abgrenzung.
Buchung des 13. Monatslohns
Beispiel: Eine Mitarbeiterin verdient 6'000 CHF brutto im Monat. Ende Januar grenzen Sie 500 CHF ab.
| Zeitpunkt | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Ende jedes Monats | 5000 Lohnaufwand | 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen | 500 CHF |
| Arbeitgeberbeiträge darauf | 5700 Sozialversicherungsaufwand | 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen | geschätzter Satz × 500 CHF |
| Auszahlung im Dezember | 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen | 5000 Lohnaufwand | 6'000 CHF (Auflösung) |
Die Auszahlung selbst läuft im Dezember normal über den Lohnlauf; die Auflösung der Abgrenzung neutralisiert den Aufwand, der bereits in den Vormonaten erfasst wurde. Tritt jemand unterjährig aus, wird der anteilige 13. Monatslohn mit dem letzten Lohn ausbezahlt und die Abgrenzung dieser Person aufgelöst.
Ferien und Überstunden
Ferien müssen grundsätzlich bezogen werden; die Auszahlung ist nur bei Austritt zulässig. Für die Buchhaltung zählt der Saldo: Steigt das Guthaben über das Jahr, entsteht Aufwand, sinkt es im Sommer, wird die Abgrenzung reduziert. Viele KMU passen diese Position nur quartalsweise oder zum Jahresende an. Wie Sie die Rückstellung berechnen, zeigt der Beitrag zu Ferien- und Überstundenrücklagen.
Arbeitgeberbeiträge nicht vergessen
Auf jedem abgegrenzten Lohnfranken fallen später AHV/IV/EO, ALV, FAK, BVG und Unfallversicherung an. Verwenden Sie einen einheitlichen Durchschnittssatz aus Ihrer letzten Lohnabrechnung, statt jeden Beitrag einzeln zu rechnen. Die Beiträge im Überblick erklärt der Ratgeber zu Sozialversicherungen für Arbeitgeber.
Monatliche Routine
- Lohnjournal abschliessen und mit Konto 5000 abstimmen.
- Ein Zwölftel des 13. Monatslohns pro Person abgrenzen, idealerweise automatisch als wiederkehrende Buchung.
- Ferien- und Überstundensaldi aus der Zeiterfassung übernehmen.
- Arbeitgeberbeiträge auf die Abgrenzungen berechnen.
- Saldo auf 2300 mit einer Liste pro Mitarbeitenden belegen.
Ob alle Lohnkonten zum Jahresende passen, prüft der Beitrag Lohnkonten vor dem Jahresabschluss. Die übrigen Abgrenzungen des Monats behandelt der Ratgeber zur Periodenabgrenzung beim Monatsabschluss.