Gutes Forderungsmanagement beginnt nicht bei der ersten Mahnung, sondern bei der Offerte. Wer Zahlungsfrist, Verzugsfolgen und Mahngebühren von Anfang an klar regelt, muss später weniger diskutieren. Danach braucht es eine Routine, die jede Woche gleich abläuft, unabhängig davon, wie gut man den Kunden kennt.
Vor der Rechnung: Bedingungen festlegen
- Zahlungsfrist auf Offerte und Rechnung, in der Schweiz meist 30 Tage, im Detailhandel und bei Privatkunden oft kürzer
- Verfalltag als Datum statt «30 Tage netto», denn ein fester Verfalltag löst den Verzug ohne Mahnung aus
- Mahngebühren in den AGB vereinbaren; ohne Vereinbarung können Sie sie nicht verlangen
- QR-Rechnung mit QR-Referenz, damit Zahlungen automatisch zugeordnet werden
Für Neukunden mit grösseren Aufträgen lohnt sich ein Betreibungsregisterauszug oder eine Anzahlung. Mehr dazu unter Zahlungsbedingungen und Kreditrichtlinien.
Die Mahnstufen
| Stufe | Zeitpunkt | Ton und Inhalt |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 5 bis 10 Tage nach Fälligkeit | freundlich, QR-Rechnung erneut beilegen |
| 1. Mahnung | 14 Tage nach Erinnerung | sachlich, neue Frist von 10 Tagen, Verzugszins erwähnen |
| 2. Mahnung | 10 Tage nach 1. Mahnung | Ankündigung der Betreibung, Mahngebühr gemäss AGB |
| Betreibung | nach Ablauf der letzten Frist | Betreibungsbegehren beim zuständigen Betreibungsamt |
Mit der Mahnung gerät der Kunde nach Art. 102 OR in Verzug. Ab dann schuldet er einen Verzugszins von 5 % pro Jahr, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart ist. Die Zahlen in der Tabelle sind Erfahrungswerte; passen Sie sie an Ihre Branche an und wenden Sie sie dann konsequent an.
Wenn der Kunde nicht reagiert: Betreibung
Die Schweiz kennt mit dem Betreibungsverfahren nach SchKG einen günstigen Weg, Forderungen ohne vorgängiges Gerichtsurteil einzutreiben:
- Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Sitz oder Wohnort des Schuldners einreichen, auch online.
- Das Amt stellt dem Schuldner den Zahlungsbefehl zu.
- Der Schuldner kann innert 10 Tagen Rechtsvorschlag erheben. Dann brauchen Sie eine Rechtsöffnung beim Gericht; eine unterzeichnete Schuldanerkennung hilft dabei sehr.
- Ohne Rechtsvorschlag stellen Sie das Fortsetzungsbegehren; es folgen Pfändung oder Konkursandrohung.
- Bleibt die Pfändung erfolglos, erhalten Sie einen Verlustschein, mit dem Sie später erneut vorgehen können.
Die Vorschüsse für Betreibungskosten sind vom Schuldner zu ersetzen. Informationen und Formulare finden Sie auf dem Portal betreibung-konkurs.ch.
Mahnwesen in der Buchhaltung abbilden
- Mahngebühren und Verzugszinsen werden erst gebucht, wenn sie bezahlt werden oder sicher sind. Bewährt hat sich ein eigenes Ertragskonto im Finanzertrag.
- Betreibungskosten, die Sie vorschiessen, buchen Sie als Forderung, nicht als Aufwand.
- Forderungen in Betreibung erhalten zum Abschluss eine Einzelwertberichtigung auf 1109.
- Ein Verlustschein ist eine Forderung ohne Buchwert; Eingänge daraus werden als Ertrag gebucht.
Die Verbuchung der Gebühren beschreibt Mahngebühren verbuchen, die Wertberichtigung Uneinbringliche Forderungen und Ausbuchung.
Wochenroutine in 20 Minuten
- Debitorenliste nach Fälligkeit sortieren, siehe Debitorenalter-Analyse.
- Zahlungseingänge der Woche zuordnen, damit niemand zu Unrecht gemahnt wird.
- Erinnerungen und Mahnungen der fälligen Stufe versenden.
- Bei grossen Beträgen zusätzlich anrufen; ein Gespräch klärt oft Reklamationen, die in keiner Mahnung stehen.
- Strittige Rechnungen aus dem Mahnlauf nehmen und separat klären.
Wie die Stufen in der Software eingerichtet werden, zeigt Mahnstufen in Software abbilden.