In vielen Schweizer KMU sind 30 Tage netto die übliche Zahlungsfrist, bezahlt wird aber oft später. Ohne feste Routine fällt eine überfällige Rechnung erst auf, wenn die Liquidität knapp wird. Dann ist der Kunde 60 oder 90 Tage im Rückstand, und das Gespräch wird schwieriger. Wer offene Forderungen wöchentlich anschaut, erkennt Probleme früh und kann freundlich reagieren statt unter Druck.
Die wöchentliche Debitorenliste
Die Liste der offenen Posten auf 1100 Debitoren reicht aus, wenn sie richtig sortiert ist:
| Spalte | Zweck |
|---|---|
| Kunde und Rechnungsnummer | eindeutige Zuordnung |
| Fälligkeitsdatum | Grundlage für Erinnerung und Verzug |
| Tage überfällig | Priorität |
| Betrag in CHF | Grösse des Risikos |
| letzte Aktion | Erinnerung, Telefon, Mahnung, Zahlungsplan |
| nächster Schritt und Datum | wer macht was bis wann |
Sortieren Sie nach Betrag mal Tagen überfällig. So stehen die Fälle oben, die am meisten Liquidität binden.
Mahnstufen, die funktionieren
- Zahlungserinnerung wenige Tage nach Fälligkeit, freundlich, mit QR-Rechnung im Anhang.
- Erste Mahnung nach weiteren 10 bis 14 Tagen, mit neuer Zahlungsfrist.
- Telefonanruf bei grösseren Beträgen, bevor die zweite Mahnung rausgeht.
- Zweite Mahnung mit Hinweis auf Verzugszins und mögliche Betreibung.
- Betreibung oder Inkasso, wenn keine Reaktion folgt.
Die Mahnstufen in der Software abzubilden erklärt der Beitrag Mahnstufen in der Software abbilden.
Was das OR zu Verzug und Zins sagt
Ist ein Verfalltag vereinbart, etwa «zahlbar bis 30. November», gerät der Kunde mit Ablauf dieses Tages ohne Mahnung in Verzug. Steht auf der Rechnung nur «30 Tage netto», setzt ihn erst die Mahnung in Verzug (Art. 102 OR). Ab Verzug schuldet er einen Verzugszins von 5 % pro Jahr, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart ist. Mahngebühren dürfen Sie nur verlangen, wenn sie vereinbart sind, zum Beispiel in den AGB.
Betreibung als letzter Schritt
Die Betreibung leiten Sie mit einem Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Sitz oder Wohnort des Schuldners ein. Erhebt der Schuldner Rechtsvorschlag, braucht es für die Fortsetzung einen Rechtsöffnungsentscheid. Zuständigkeiten und Formulare finden Sie auf dem Portal der Betreibungs- und Konkursämter. Rechnen Sie Aufwand und Kosten gegen den Forderungsbetrag ab, bevor Sie diesen Weg gehen.
Warnsignale
- Ein Kunde, der bisher pünktlich zahlte, zahlt plötzlich nur noch Teilbeträge.
- Sammelzahlungen, bei denen immer eine Rechnung fehlt.
- Rückfragen zur Leistung erst nach der zweiten Mahnung.
- Wachsende Gesamtausstände bei gleichbleibendem Umsatz.
Bei solchen Mustern lohnt sich eine Kreditlimite oder Vorauszahlung, wie im Ratgeber zu Zahlungsbedingungen und Kreditrichtlinien beschrieben. Die Auswertung nach Altersklassen erklärt die Debitorenaltersanalyse. Wie aus der Routine ein vollständiger Prozess wird, zeigt der Beitrag zu Forderungsmanagement und Mahnroutine.