Wer auf Rechnung liefert, gewährt seinen Kunden einen zinslosen Kredit. Eine schriftliche Kreditrichtlinie legt fest, wem du wie viel und wie lange Kredit gibst und was passiert, wenn eine Zahlung ausbleibt. Für ein Schweizer KMU genügt oft eine Seite, solange sie zu den Regeln des Obligationenrechts passt.
Was das OR zum Zahlungsverzug sagt
Das Gesetz bestimmt, ab wann ein Kunde im Verzug ist und welche Folgen das hat:
| Regel | Inhalt | Bedeutung für deine Rechnung |
|---|---|---|
| Verzug durch Mahnung | Ohne festes Verfalldatum kommt der Kunde erst mit der Mahnung in Verzug | Ohne vereinbartes Datum braucht es eine klare Mahnung |
| Verfalltag | Ist ein bestimmter Tag vertraglich vereinbart, tritt Verzug mit dessen Ablauf ein | Zahlungsdatum schon in Offerte oder Vertrag festhalten |
| Verzugszins | Gesetzlich 5 % pro Jahr, sofern vertraglich nichts Höheres vereinbart ist | Nur verlangen, wenn du ihn auch konsequent einforderst |
| Mahngebühren | Nur geschuldet, wenn sie vorher vereinbart wurden, etwa in den AGB | Gebühren in Offerte oder AGB aufnehmen |
Die Bestimmungen stehen in Art. 102 ff. des Obligationenrechts. Für die Verjährung gilt meist die allgemeine Frist von zehn Jahren, für Handwerkerarbeiten und den Detailverkauf aber eine kürzere Frist von fünf Jahren. Alte Forderungen sollten deshalb nicht einfach liegen bleiben.
Bausteine einer Kreditrichtlinie
- Standardfrist: In der Schweiz sind 30 Tage netto üblich. Für Neukunden oder Einzelaufträge sind 10 Tage oder Vorauskasse vertretbar.
- Skonto: Wenn du Skonto gewährst, dann mit klarer Formel, zum Beispiel «2 % innert 10 Tagen, 30 Tage netto». Wie Skontoabzüge gebucht werden, zeigt Skonti und Zahlungsabzüge.
- Kreditlimite pro Kunde: ein Höchstbetrag offener Rechnungen. Wird er überschritten, liefert ihr nur noch gegen Anzahlung.
- Bonitätsprüfung: vor dem ersten grösseren Auftrag Firmeneintrag in Zefix und UID-Register prüfen und bei Bedarf einen Betreibungsregisterauszug verlangen.
- Sicherheiten: Anzahlung, Teilrechnungen nach Baufortschritt oder Eigentumsvorbehalt bei hohen Warenwerten.
- Eskalation: Erinnerung, Mahnung, Liefersperre und als letzter Schritt das Betreibungsbegehren.
Betreibungsregister und Handelsregister nutzen
Der Betreibungsregisterauszug ist in der Schweiz das einfachste Signal für Zahlungsprobleme. Viele Unternehmen bitten Neukunden, selbst einen aktuellen Auszug beim zuständigen Betreibungsamt zu bestellen. Ergänzend lohnt der Blick auf Handelsregistereinträge, etwa Konkurs, Liquidation oder häufige Wechsel der Zeichnungsberechtigten. Wie du diese Daten in die Stammdaten übernimmst, steht unter Zefix-Daten mit Stammdaten abgleichen.
Konditionen auf der QR-Rechnung sichtbar machen
Die Zahlungsbedingungen gehören auf die Rechnung selbst, nicht nur in die AGB. Bei der QR-Rechnung stehen Frist, Skonto und allfällige Mahngebühren im Rechnungsteil; der Zahlteil enthält nur Betrag, Referenz und Empfänger. Eine strukturierte QR-Referenz sorgt dafür, dass der Zahlungseingang automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet wird.
Kontrolle im Alltag
- wöchentlich die Debitorenalter-Analyse prüfen und Kunden über der Limite markieren
- Ausnahmen von der Standardfrist nur mit Freigabe und Notiz im Kundenstamm
- Kunden, die regelmässig zu spät zahlen, auf kürzere Fristen oder Anzahlung umstellen
- die Mahnstufen gemäss Forderungsmanagement und Mahnroutine einheitlich anwenden
Eine Kreditrichtlinie wirkt nur, wenn Verkauf und Buchhaltung sie gleich verstehen. Lege sie deshalb schriftlich fest und überprüfe sie, wenn sich Kundenstruktur oder Liquiditätslage verändern.