Eine Bilanz ist erst dann belastbar, wenn sich jeder Saldo mit einem Dokument belegen lässt. Die Jahresrechnung einer Schweizer Gesellschaft besteht aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Art. 958 OR). Hinter diesen Zahlen steht das Abschlussdossier: die Sammlung der Nachweise, mit denen Sie, Ihre Treuhand oder die Revisionsstelle die Werte prüfen.
Aufbau eines Dossiers
| Register | Inhalt | Bezug zum Kontenrahmen |
|---|---|---|
| Flüssige Mittel | Bank- und PostFinance-Auszüge per Stichtag, Kassenprotokoll | 1000 bis 1060 |
| Debitoren | Offene-Posten-Liste, Delkredere-Berechnung | 1100, 1109 |
| Vorräte | unterschriebenes Inventar mit Bewertung | 1200 |
| Abgrenzungen | Liste der transitorischen Posten mit Belegen | 1300, 2300 |
| Anlagen | Anlagenverzeichnis mit Abschreibungen | 1500 bis 1700 |
| Kreditoren | Offene-Posten-Liste, Lieferantenbestätigungen | 2000 |
| MWST | Umsatzabstimmung, Abrechnungen, Zahlungen | 1170, 1171, 2200, 2201 |
| Sozialversicherungen | Lohnbescheinigung AHV, BVG- und UVG-Abrechnungen | 2270 |
| Darlehen und Eigenkapital | Verträge, Zinsbestätigungen, GV-Protokoll Vorjahr | 2400 bis 2979 |
Monatsabschluss: schlank dokumentieren
Unter dem Jahr reicht ein kürzeres Dossier: Bankabstimmung, offene Posten Debitoren und Kreditoren, MWST-Saldo, Lohnjournal und eine Liste der manuellen Buchungen. Wichtig ist, dass jeder Monat abgeschlossen wird und nachträgliche Änderungen sichtbar bleiben. Die Checkliste dazu finden Sie unter Monatsabschluss Checkliste für KMU.
Jahresabschluss: was zusätzlich dazugehört
- Inventar der Vorräte und, falls vorhanden, eine dokumentierte Warenreserve
- Anhang mit den Angaben nach Art. 959c OR, etwa Anzahl Vollzeitstellen, Leasingverpflichtungen und Netto-Auflösung stiller Reserven
- MWST-Umsatzabstimmung zwischen deklarierten Umsätzen und Erfolgsrechnung, siehe MWST-Jahresabstimmung und Umsatzabgleich
- Lohnabstimmung zwischen Lohnkonten, AHV-Lohnbescheinigung und Lohnausweisen
- Antrag über die Gewinnverwendung für die Generalversammlung bzw. Gesellschafterversammlung
- Revisionsbericht oder Nachweis des Opting-out
Revision und Opting-out
Kleinere Gesellschaften unterstehen der eingeschränkten Revision. Mit dem Einverständnis aller Aktionäre bzw. Gesellschafter und höchstens zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt kann darauf verzichtet werden (Art. 727a OR). Auch ohne Revisionsstelle bleibt das Dossier wichtig: Es dient als Nachweis gegenüber der Steuerverwaltung und erleichtert jeden Wechsel der Treuhand. Mehr im Beitrag Revision und eingeschränkte Prüfung.
Ablage und Aufbewahrung
Das Dossier gehört zu den Buchungsbelegen und wird wie Geschäftsbücher und Jahresrechnung zehn Jahre aufbewahrt. Digital genügt, wenn die Unterlagen nach der Geschäftsbücherverordnung unveränderbar und lesbar bleiben. Nummerieren Sie die Register gleich wie die Kontenklassen, dann findet die Revisorin jeden Nachweis in Sekunden. Weitere Hinweise zur Struktur gibt der Ratgeber zur Belegbenennung und Ablagestruktur.
Kurze Prüfliste
- Jeder Bilanzsaldo hat einen Nachweis mit gleichem Stichtag.
- Differenzen sind erklärt, mit Datum und Namen.
- Manuelle Abschlussbuchungen sind begründet und freigegeben.
- Die Periode ist im System gesperrt, sobald das Dossier vollständig ist.