Cloud-Software, Telefonie, Domains, Leasing und Mitgliedschaften laufen oft unbemerkt über die Firmenkreditkarte. Einzeln sind die Beträge klein, zusammen machen sie bei vielen KMU einen grossen Teil des Verwaltungsaufwands aus. Drei Fragen entscheiden über die korrekte Buchung: Wohin gehört der Aufwand, wie wird die MWST behandelt und welche Periode betrifft er?
Konten im KMU-Kontenrahmen
| Kostenart | übliches Konto |
|---|---|
| Software, Cloud, Hosting, IT-Support | 6570 Informatikaufwand inkl. Leasing |
| Telefon, Internet, Porto, Mitgliederbeiträge | 6500 Verwaltungsaufwand |
| Werbetools und Anzeigen-Abos | 6600 Werbeaufwand |
| Leasing von Geräten und Maschinen | 6105 Leasingaufwand mobile Sachanlagen |
| Fahrzeugleasing | 6260 Fahrzeugleasing und -mieten |
| Versicherungen, Bewilligungen, Gebühren | 6300 Sachversicherungen, Abgaben, Gebühren, Bewilligungen |
Ein Abo gehört immer auf dasselbe Konto. Wechselt die Kontierung je nach Person, werden Vergleiche zwischen Monaten wertlos.
MWST: Schweizer oder ausländischer Anbieter?
Bei einem Schweizer Anbieter oder einem ausländischen Anbieter, der in der Schweiz für die MWST registriert ist, enthält die Rechnung Schweizer MWST. Diese buchen Sie als Vorsteuer auf 1171, sofern Sie effektiv abrechnen.
Stellt ein ausländisches Unternehmen ohne Schweizer MWST-Nummer eine Dienstleistung in Rechnung, etwa ein Software-Abo, schuldet der Empfänger in der Schweiz die Bezugsteuer (Art. 45 MWSTG). Für MWST-pflichtige Unternehmen gilt das ab dem ersten Franken; nicht steuerpflichtige Unternehmen werden erst ab einem Jahrestotal solcher Bezüge über 10'000 CHF erfasst. Bei der effektiven Methode steht der Bezugsteuer in der Regel ein gleich hoher Vorsteuerabzug gegenüber; bei der Saldosteuersatzmethode ist sie ein echter Kostenfaktor. Details im Beitrag Bezugsteuer für Software-Abos aus dem Ausland.
Prüfen Sie deshalb auf jeder neuen Rechnung, ob eine Schweizer MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST) aufgeführt ist.
Jahresabos periodisieren
Ein im März bezahltes Jahresabo über 1'200 CHF betrifft zu drei Vierteln das laufende und zu einem Viertel das nächste Jahr. Bei kleinen Beträgen verzichten viele KMU aus Wesentlichkeitsgründen auf eine Abgrenzung. Legen Sie dafür eine feste Schwelle fest und grenzen Sie grössere Beträge per Jahresende auf 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen ab, wie im Beitrag Vorauszahlungen und Abos periodisieren beschrieben.
Kreditkarte und Fremdwährung
Viele Abos werden in USD oder EUR belastet. Die Kreditkartenabrechnung zeigt den CHF-Betrag inklusive Bearbeitungsgebühr für Fremdwährung. Buchen Sie den Aufwand mit dem effektiv belasteten CHF-Betrag und die Gebühr separat auf 6900 Finanzaufwand. Für die Bezugsteuer ist der Kurs nach den Vorgaben der ESTV massgebend.
Abo-Liste als Kontrollinstrument
| Feld | Zweck |
|---|---|
| Anbieter und Vertragsinhaber | wer kündigen darf |
| Betrag, Währung, Intervall | erwartete Belastung pro Monat |
| Konto und MWST-Code | einheitliche Kontierung |
| Kündigungsfrist und Verlängerungsdatum | ungenutzte Abos rechtzeitig beenden |
| Zahlungsmittel | Kreditkarte, Lastschrift oder Rechnung |
Gleichen Sie die Liste monatlich mit den Kreditkartenabrechnungen ab. Neue Belastungen ohne Eintrag werden geklärt, bevor sie gebucht werden. Wie Sie Kartenbelastungen sauber zu Belegen zuordnen, zeigt der Ratgeber zu Firmenkarten und Kartenausgaben; für automatisch gebuchte Abos lohnt sich ein Blick auf wiederkehrende Buchungen.