Die Periodenabgrenzung ordnet Aufwand und Ertrag dem Monat zu, in dem sie wirtschaftlich entstehen, unabhängig davon, wann die Rechnung kommt oder das Geld fliesst. In der Schweizer Praxis spricht man von transitorischen Aktiven und transitorischen Passiven; im KMU-Kontenrahmen sind es die Konten 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen und 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen.
Was das OR verlangt
Nach Art. 958b OR sind Aufwände und Erträge zeitlich und sachlich abzugrenzen. Übersteigen die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen oder die Finanzerträge 100'000 CHF nicht, darf ein Unternehmen auf die zeitliche Abgrenzung verzichten und Aufwand und Ertrag bei Bezahlung erfassen. Das betrifft vor allem sehr kleine Einzelunternehmen. Die Pflicht gilt zudem nur für den Jahresabschluss; Monatsabgrenzungen sind freiwillig, aber für aussagekräftige Monatszahlen unverzichtbar.
Die vier Grundfälle
| Fall | Beispiel | Konto | Buchung Monatsende |
|---|---|---|---|
| Aufwand bezahlt, gehört in Folgemonate | Jahresprämie Betriebshaftpflicht im Januar | 1300 | 1300 an Aufwand für die Folgemonate |
| Aufwand angefallen, Rechnung fehlt | Strom, Telefon, Treuhandhonorar des Monats | 2300 | Aufwand an 2300 |
| Ertrag erhalten, gehört in Folgemonate | vorausbezahltes Wartungsabo | 2300 | Ertrag an 2300 |
| Ertrag verdient, Rechnung folgt | Provision, Zinsertrag, Rückvergütung | 1300 | 1300 an Ertrag |
Erbrachte, noch nicht verrechnete Stunden gehören nicht auf 1300, sondern auf 1280 Nicht fakturierte Dienstleistungen. Ungewisse Verpflichtungen, etwa ein Garantiefall, sind keine Abgrenzung, sondern eine Rückstellung.
Eine Abgrenzungsliste statt Einzelentscheide
Halten Sie alle wiederkehrenden Abgrenzungen in einer Liste fest:
| Position | Betrag pro Monat | Konto | Grundlage | Ende |
|---|---|---|---|---|
| Versicherung Betriebshaftpflicht | Jahresprämie ÷ 12 | 6300 | Police | Dezember |
| 13. Monatslohn | Lohnsumme ÷ 12 | 5000 | Lohnjournal | Dezember |
| Treuhandhonorar Monatsbuchhaltung | Offertbetrag | 6500 | Mandatsvertrag | laufend |
| Software-Jahresabo | Jahresbetrag ÷ 12 | 6570 | Rechnung | Ablaufdatum |
Viele Programme können diese Positionen als wiederkehrende Buchungen mit automatischer Auflösung führen.
Wesentlichkeit festlegen
Nicht jeder Betrag muss abgegrenzt werden. Eine Telefonrechnung von 80 CHF, die jeden Monat einen Monat zu spät kommt, verschiebt das Ergebnis nicht. Setzen Sie eine Grenze, etwa 1'000 CHF pro Position, und grenzen Sie darunter nur zum Jahresende ab. Wichtig ist, dass die Regel jeden Monat gleich angewendet wird.
Auflösen nicht vergessen
Jede Monatsabgrenzung braucht ein Gegenstück: Entweder wird sie am ersten Tag des Folgemonats zurückgebucht, oder sie wird beim Eintreffen der Rechnung gezielt ausgeglichen. Mischen Sie die beiden Methoden nicht, sonst entstehen Doppelbuchungen. Am Monatsende sollte jeder Franken auf 1300 und 2300 einer Zeile Ihrer Liste entsprechen.
Mehr zur Abgrenzung von Vorauszahlungen steht im Beitrag zur aktiven Rechnungsabgrenzung und Vorauszahlungen, vorausbezahlte Erträge behandelt die passive Rechnungsabgrenzung und Umsatzrealisierung. Wie Sie transitorische Posten zum Jahresende prüfen, zeigt der Ratgeber transitorische Aktiven und Passiven kontrollieren.