Die Aufbewahrung ist in der Schweiz im Obligationenrecht geregelt und wird durch die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) konkretisiert. Für die Mehrwertsteuer gelten zusätzliche Regeln im MWSTG. Wer diese drei Quellen kennt, kann ein Archiv aufbauen, das sowohl die Treuhänderin als auch eine MWST-Kontrolle der ESTV übersteht.
Was wie lange aufbewahrt werden muss
| Unterlage | Frist | Form | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Hauptbuch, Journal, Nebenbücher | 10 Jahre | elektronisch oder Papier | Art. 958f OR |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge) | 10 Jahre | elektronisch oder Papier | Art. 958f OR |
| Geschäftsbericht (Jahresrechnung) und Revisionsbericht | 10 Jahre | schriftlich und unterzeichnet | Art. 958f Abs. 2 OR |
| MWST-relevante Belege und Abrechnungen | 10 Jahre, bis zur Verjährung der Steuerforderung | elektronisch oder Papier | Art. 70 MWSTG |
| Unterlagen zu Immobilien für Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch | 20 Jahre | elektronisch oder Papier | Art. 70 Abs. 3 MWSTG |
Die Frist beginnt nach Art. 958f OR mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Belege eines Geschäftsjahres, das am 31. Dezember endet, dürfen also erst zehn volle Jahre nach diesem Datum vernichtet werden.
Die 20-Jahres-Regel trifft vor allem Unternehmen, die eine Geschäftsliegenschaft besitzen oder umbauen. Rechnungen für Renovationen gehören deshalb in einen separaten Ordner mit eigenem Löschdatum.
Was die GeBüV für digitale Archive verlangt
Belege dürfen elektronisch statt auf Papier aufbewahrt werden, wenn die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung erfüllt sind:
- Integrität: Die Datei darf nach der Ablage nicht unbemerkt verändert werden können, zum Beispiel durch Schreibschutz, Prüfsummen oder ein revisionssicheres System.
- Datum der Archivierung muss nachweisbar sein.
- Lesbarkeit: Die Unterlagen müssen während der ganzen Frist mit verfügbarer Software geöffnet werden können. PDF/A ist dafür das übliche Format.
- Ordnung: Archivierte Daten sind getrennt von laufend bearbeiteten Daten zu halten und so zu organisieren, dass sie ohne unverhältnismässigen Aufwand gefunden werden.
- Protokoll: Zugriffe und Migrationen auf ein neues System werden dokumentiert.
Ein gescannter Beleg ersetzt das Papier, sobald der Scan diese Anforderungen erfüllt. Ausnahme ist der unterzeichnete Geschäftsbericht, der im Original aufbewahrt wird. Praktische Tipps zum Scannen stehen im Beitrag Buchhaltung ohne Papierbelege.
Häufige Lücken in Schweizer KMU
| Lücke | Folge | Abhilfe |
|---|---|---|
| QR-Rechnungen nur im E-Mail-Postfach | Belege gehen beim Mitarbeiterwechsel verloren | Eingangsrechnungen sofort in die Buchhaltung übernehmen |
| Kassenbelege auf Thermopapier | Text verblasst nach wenigen Jahren | sofort scannen |
| Export aus der alten Software fehlt | nach Kündigung kein Zugriff mehr | vollständigen Export vor Vertragsende |
| Lohnunterlagen beim Lohnbüro | Lohnausweise fehlen bei Rückfragen | Kopie im eigenen Archiv |
| Bankauszüge nur im E-Banking | Banken bieten oft nur begrenzte Historie | camt.053 oder PDF monatlich ablegen |
Systemwechsel und Archiv
Beim Wechsel der Buchhaltungssoftware müssen Sie die alten Daten weiterhin während der ganzen Frist lesen können. Ein Export als CSV allein genügt selten, weil der Bezug zwischen Buchung und Beleg verloren geht. Besser ist ein Archiv mit Journal, Kontoblättern und verknüpften Belegen als PDF. Der Beitrag Datenarchiv beim Softwarewechsel beschreibt das Vorgehen.
Löschen, wenn die Frist abläuft
Nach Ablauf der Frist dürfen Belege vernichtet werden, sofern keine Steuerveranlagung, Betreibung oder Klage mehr offen ist. Personendaten in alten Belegen sollten Sie dann auch tatsächlich löschen; das verlangt der Grundsatz der Datensparsamkeit im DSG. Ein jährlicher Löschtermin nach dem Jahresabschluss genügt.
Weitere Grundlagen finden Sie unter Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren und digitale Archivierung nach OR. Wie Sie Dateien sinnvoll benennen, zeigt der Ratgeber zur Belegbenennung und Ablagestruktur.