Das Belegprinzip im Obligationenrecht ist schlicht: keine Buchung ohne Beleg. In der Praxis scheitert es selten am fehlenden Beleg, sondern daran, dass niemand ihn wiederfindet. Ein PDF namens scan_0047.pdf im Download-Ordner ist zwar aufbewahrt, kostet aber Zeit, sobald die Treuhänderin oder die ESTV nachfragt.
Eine Namenskonvention, die alle verstehen
Bewährt hat sich ein Dateiname mit vier Bausteinen in fester Reihenfolge:
JJJJ-MM-TT_Gegenpartei_Belegart_Nummer.pdf
| Baustein | Beispiel | Warum |
|---|---|---|
| Belegdatum im ISO-Format | 2026-03-14 |
sortiert chronologisch, auch in Windows und macOS |
| Gegenpartei kurz | Swisscom, Muster-Treuhand |
Suche nach Lieferant oder Kunde |
| Belegart | RE Rechnung, GS Gutschrift, QU Quittung, KA Kontoauszug |
trennt Rechnung und Gutschrift desselben Lieferanten |
| Nummer | Rechnungsnummer des Lieferanten oder eigene Belegnummer | eindeutige Zuordnung zur Buchung |
Verzichten Sie auf Umlaute, Leerzeichen und Sonderzeichen wie & oder /; sie machen beim Export auf andere Systeme Probleme. Statt Müller & Co schreiben Sie Mueller-Co.
Ordnerstruktur nach Geschäftsjahr und Prozess
Buchhaltung/
2026/
01_Kreditoren/
02_Debitoren/
03_Bank/
04_Kasse/
05_Spesen/
06_Lohn/
07_MWST/
08_Abschluss/
Das Geschäftsjahr steht zuoberst, weil die Aufbewahrungsfrist nach Art. 958f OR pro Geschäftsjahr läuft. Nach zehn Jahren lässt sich so ein ganzer Ordner auf einmal prüfen und löschen. Unterlagen zu Immobilien, die 20 Jahre aufzubewahren sind, gehören in einen eigenen Ordner ausserhalb der Jahresstruktur.
Was in welchen Ordner gehört
- Kreditoren: Lieferantenrechnungen mit QR-Zahlteil, Gutschriften, Mahnungen von Lieferanten
- Debitoren: Kopien der eigenen Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsavis von Grosskunden
- Bank: monatliche Auszüge als PDF und, wenn vorhanden, camt.053-Dateien
- Kasse: Tagesabschlüsse, Kassenbuch, Quittungen für Barauslagen
- Spesen: Spesenabrechnungen mit allen Einzelbelegen, je Person und Monat
- Lohn: Lohnabrechnungen, Abrechnungen der Ausgleichskasse, BVG-Rechnungen, Lohnausweise
- MWST: eingereichte Abrechnungen, Bestätigungen aus dem ePortal, Korrekturabrechnungen, Finalisierung
- Abschluss: Inventar, Anlagenverzeichnis, Saldenbestätigungen, unterzeichnete Jahresrechnung
Verbindung zwischen Buchung und Datei
Die beste Ablage nützt wenig, wenn die Buchung nicht auf den Beleg verweist. Tragen Sie die Belegnummer im Buchungstext ein oder hängen Sie die Datei direkt an die Buchung an. In einer Buchhaltungssoftware mit Belegverknüpfung entfällt die manuelle Ablage weitgehend, weil der Beleg mit der Buchung archiviert wird. Mehr dazu im Beitrag Nachvollziehbare digitale Ablage.
Typische Fehler
| Fehler | Besser |
|---|---|
Datum im Format 14.3.26 |
ISO-Format 2026-03-14 |
| ein Ordner pro Monat für alles | Prozessordner innerhalb des Geschäftsjahres |
| Belege nachträglich überschreiben | Korrektur als neue Datei mit Zusatz _korr |
| Mehrere Rechnungen in einem PDF | eine Datei pro Beleg |
| Belege nur im E-Mail-Anhang | sofort in die Ablage oder die Buchhaltung übernehmen |
Gerade das Überschreiben ist heikel: Die Geschäftsbücherverordnung verlangt, dass archivierte Unterlagen nicht unbemerkt verändert werden können. Wie Sie das technisch sicherstellen, erklärt der Ratgeber zur Archivierung von Buchhaltungsunterlagen.
Einführung in einem Nachmittag
- Konvention auf einer Seite festhalten und an alle verteilen, die Belege erfassen.
- Ordner für das laufende Geschäftsjahr anlegen; alte Jahre nicht umbenennen.
- Scanner und Mail-Import so einstellen, dass Dateien in einen Eingangsordner laufen.
- Einmal pro Woche den Eingang leeren, benennen und verbuchen.
Grundlagen zum Beleg selbst finden Sie unter Buchungsbeleg richtig erstellen und Belegprinzip in der Schweiz.