Der Wechsel der Buchhaltungssoftware ist weniger eine technische als eine organisatorische Aufgabe. Chaos entsteht, wenn Rechnungen im alten System verschickt, aber im neuen bezahlt werden, wenn die MWST-Abrechnung aus zwei Programmen zusammengesetzt werden muss oder wenn nach der Kündigung niemand mehr an die alten Belege kommt.
Den richtigen Stichtag wählen
| Stichtag | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| Beginn des Geschäftsjahres | Schlussbilanz des Vorjahres wird Eröffnungsbilanz, keine Bewegungen übernehmen | Abschluss im alten System muss noch fertig werden |
| Beginn eines MWST-Quartals oder Semesters | MWST-Abrechnung kommt vollständig aus einem System | Bewegungen des Jahres als Saldo oder einzeln übernehmen |
| Monatsbeginn mitten in der MWST-Periode | schnell | Abrechnung aus zwei Systemen, hohes Fehlerrisiko |
Für die meisten KMU ist der 1. Januar ideal, wenn das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Der Jahresabschluss kann dann im alten System fertiggestellt werden, während die neuen Buchungen bereits laufen.
Was übernommen werden muss
- Eröffnungssalden aller Bilanzkonten, abgestimmt mit der Schlussbilanz.
- Offene Debitoren einzeln mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag und QR-Referenz, damit eingehende Zahlungen automatisch zugeordnet werden.
- Offene Kreditoren einzeln mit Fälligkeit, damit der nächste Zahlungslauf vollständig ist.
- Stammdaten von Kunden und Lieferanten mit UID, Adresse, IBAN und Zahlungsbedingungen.
- Anlagenverzeichnis mit Anschaffungswerten und kumulierten Abschreibungen.
- Nummernkreise für Rechnungen und QR-Referenzen, damit keine Nummer doppelt vergeben wird.
Der heikelste Punkt sind die QR-Referenzen: Kunden zahlen alte Rechnungen oft Wochen nach dem Wechsel. Das neue System muss diese Referenzen kennen, sonst landen die Zahlungen auf einem Klärungskonto.
Bank und Zahlungsverkehr umstellen
- Bankanbindung oder camt-Import im neuen System einrichten und mit einem Testmonat prüfen
- pain.001-Export testen, bevor der erste echte Zahlungslauf ansteht
- Lastschriften und eBill-Verbindungen auf das neue System umziehen
- QR-IBAN im neuen Rechnungsformular kontrollieren
Ein Parallelmonat lohnt sich
Buchen Sie einen Monat in beiden Systemen und vergleichen Sie Bilanz und Erfolgsrechnung. Abweichungen zeigen fehlende Kontenzuordnungen, falsche MWST-Codes oder Lücken in den Regeln für den Bankfeed. Wie eine Testmigration aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag Testmigration in der Buchhaltung.
Das alte System nicht einfach kündigen
Geschäftsbücher und Belege müssen zehn Jahre lesbar bleiben. Exportieren Sie vor der Kündigung Journal, Kontoblätter, Bilanzen, MWST-Abrechnungen und alle verknüpften Belege als PDF/A. Ein reiner CSV-Export reicht für eine Revision oder eine MWST-Kontrolle selten. Mehr dazu im Ratgeber zur Archivierung von Buchhaltungsunterlagen.
Zeitplan für einen Wechsel auf Januar
| Zeitpunkt | Aufgabe |
|---|---|
| Oktober | Software wählen, Kontenplan im neuen System anlegen |
| November | Stammdaten importieren, Bank und Rechnungslayout testen |
| Dezember | Parallelbuchung eines Monats, Nummernkreise festlegen |
| Januar | erste Rechnungen und Zahlungen im neuen System, provisorische Eröffnungssalden |
| nach dem Abschluss | definitive Eröffnungssalden aus der genehmigten Schlussbilanz nachtragen |
Die Details zu den Salden behandelt der Ratgeber Anfangssalden beim Systemwechsel. Wer noch auswählt, findet Kriterien unter Buchhaltungssoftware in der Schweiz wählen.