Ob ein Inhaber Geld aus dem Geschäft nehmen darf, hängt in der Schweiz von der Rechtsform ab. Bei der Einzelfirma gehören Firma und Inhaber rechtlich zusammen; private Bezüge sind deshalb normal und werden über ein Privatkonto erfasst. Bei der GmbH oder AG ist die Firma eine eigene Person. Wer dort Geld privat verwendet, braucht eine Rechtsgrundlage, sonst entstehen Steuerfolgen.
Einzelfirma: das Privatkonto
Im Schweizer Kontenrahmen KMU führt die Einzelfirma drei Eigenkapitalkonten:
| Konto | Inhalt |
|---|---|
| 2800 | Eigenkapital zu Beginn des Geschäftsjahres |
| 2820 | Kapitalanlagen und Kapitalrückzüge, das Privatkonto |
| 2891 | Jahresgewinn oder Jahresverlust |
Auf 2820 im Haben landen Einlagen, etwa wenn der Inhaber privates Geld auf das Geschäftskonto überweist oder ein privates Fahrzeug ins Geschäft einbringt. Im Soll stehen Entnahmen: monatliche Privatbezüge, private Rechnungen, die über das Geschäftskonto bezahlt wurden, und Waren für den Eigengebrauch. Am Jahresende wird der Saldo von 2820 zusammen mit dem Gewinn auf 2800 übertragen.
Eine Einzelfirma zahlt dem Inhaber keinen Lohn. Was er bezieht, ist Gewinnvorbezug und wird nicht als Personalaufwand gebucht. Wie die persönlichen AHV-Beiträge des Inhabers verbucht werden, legen Sie am besten einmal mit der Treuhand fest und wenden es jedes Jahr gleich an.
Privatanteile, die oft vergessen gehen
| Sachverhalt | Behandlung |
|---|---|
| Geschäftsfahrzeug wird privat genutzt | Privatanteil als Ertrag oder Aufwandminderung, Gegenbuchung 2820 |
| Waren aus dem eigenen Laden für die Familie | Eigenverbrauch auf 3710 zu Einstandspreisen |
| Telefon und Internet auch privat genutzt | anteilige Kosten auf 2820 umbuchen |
| Büro in der eigenen Wohnung | Mietanteil als Aufwand, Gegenbuchung 2820 |
Für Fahrzeuge und Naturalbezüge publiziert die ESTV pauschale Ansätze. Die aktuellen Werte und Bedingungen finden Sie in den Merkblättern der direkten Bundessteuer. Wie der Fahrzeuganteil gebucht wird, zeigt Geschäftsfahrzeug: Privatanteil korrekt buchen. Ist die Einzelfirma MWST-pflichtig, unterliegt der Privatanteil grundsätzlich auch der MWST; klären Sie die Methode mit Ihrer Treuhand.
GmbH und AG: kein Privatkonto
Bei Kapitalgesellschaften gibt es kein Konto 2820. Geld fliesst nur über diese Wege zum Gesellschafter:
- Lohn mit Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnausweis
- Dividende nach Beschluss der Gesellschafterversammlung, mit 35 % Verrechnungssteuer
- Darlehen mit schriftlichem Vertrag und marktüblichem Zins
- Spesenersatz nach Spesenreglement gegen Belege
Bezahlt die GmbH private Rechnungen des Gesellschafters ohne eine dieser Grundlagen, wertet die Steuerverwaltung das als verdeckte Gewinnausschüttung: Der Betrag wird zum Gewinn aufgerechnet, und es fällt Verrechnungssteuer an. Buchen Sie solche Zahlungen sofort auf ein Kontokorrent des Gesellschafters und klären Sie bis zum Abschluss, ob sie zurückbezahlt oder als Lohn abgerechnet werden. Mehr dazu unter Gesellschafterkonten in der GmbH.
Umgekehrt kann ein Gesellschafter Geld einbringen: als Darlehen auf 2450 oder als Kapitaleinlage in die gesetzliche Kapitalreserve 2900. Kapitaleinlagen können später unter Voraussetzungen ohne Verrechnungssteuer zurückbezahlt werden, müssen dafür aber korrekt verbucht und der ESTV gemeldet sein.
Beispiel einer Einzelfirma im Monat
| Vorgang | Soll | Haben | CHF |
|---|---|---|---|
| Privatbezug auf das Privatkonto | 2820 Privat | 1020 Bank | 6'000 |
| Krankenkassenprämie über Geschäftskonto bezahlt | 2820 Privat | 1020 Bank | 412 |
| Inhaber überweist Geld für Investition | 1020 Bank | 2820 Privat | 15'000 |
| Waren für den Eigengebrauch | 2820 Privat | 3710 Eigenverbrauch | 180 |
Routine, die Diskussionen erspart
- Private Zahlungen möglichst nicht über das Geschäftskonto abwickeln
- Pro Monat einen festen Privatbezug statt vieler kleiner Überweisungen
- Privatanteile einmal jährlich mit aktuellem ESTV-Ansatz berechnen
- Privatkonto vor dem Abschluss mit dem Inhaber durchgehen
Wie Sie Geschäfts- und Privatkonto sauber trennen, zeigt Privat- und Geschäftskonto trennen. Die Verbuchung des Gewinns erklärt Eigenkapital und Ergebnisverwendung.