Beim Bezug eines Ladenlokals verlangt der Vermieter eine Sicherheit, ein Kunde hinterlegt ein Depot für Mietgeräte, oder der Bauherr behält einen Teil der Werklohnforderung zurück. All diese Kautionen und Sicherheiten haben eines gemeinsam: Das Geld oder die Garantie ist nicht verbraucht, sondern nur blockiert. In der Buchhaltung gehören sie deshalb in die Bilanz oder in den Anhang, nicht in die Erfolgsrechnung.
Die Mietkaution für Geschäftsräume
Leistet ein Mieter von Wohn- oder Geschäftsräumen eine Sicherheit in Geld, muss der Vermieter sie bei einer Bank auf einem Spar- oder Depotkonto auf den Namen des Mieters hinterlegen (Art. 257e OR). Für Ihre Buchhaltung als Mieterin bedeutet das: Das Geld gehört weiterhin Ihnen.
| Vorgang | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Einzahlung der Kaution auf das Mietkautionskonto | Konto Mietkaution (Finanzanlagen, Gruppe 14) | 1020 Bankguthaben |
| Zinsgutschrift auf dem Kautionskonto | Konto Mietkaution | 6950 Finanzertrag |
| Rückzahlung nach Auszug | 1020 Bankguthaben | Konto Mietkaution |
| Verrechnung mit Schäden | 6000 Raumaufwand | Konto Mietkaution |
Läuft der Mietvertrag in weniger als zwölf Monaten aus, gliedern Sie die Kaution in die sonstigen kurzfristigen Forderungen (1190) um.
Mietkautionsversicherung statt Bargeld
Viele KMU ersetzen die Barkaution durch eine Mietkautionsversicherung oder Bürgschaft. Die jährliche Prämie ist Aufwand (6000 Raumaufwand oder 6300 Sachversicherungen, Abgaben, Gebühren). Es gibt keinen Vermögenswert in der Bilanz. Allerdings haftet das Unternehmen gegenüber der Versicherung, wenn sie dem Vermieter zahlt; diese Rückgriffsforderung ist ein möglicher Anhangspunkt.
Bankgarantien und Sicherheiten für Dritte
Eine Bankgarantie blockiert meist eine Kreditlimite, aber kein Geld auf dem Konto. Sie wird nicht gebucht, sondern im Anhang offengelegt. Das OR verlangt im Anhang unter anderem die Eventualverbindlichkeiten, die für Verbindlichkeiten Dritter bestellten Sicherheiten und die zur Sicherung eigener Verbindlichkeiten verwendeten Aktiven (Art. 959c OR). Führen Sie dafür eine einfache Liste mit Begünstigtem, Betrag und Ablaufdatum.
Erhaltene Kautionen und Depots
Vermieten Sie Geräte, Fahrzeuge oder Räume und verlangen eine Kaution, ist das eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden.
- Kurzfristige Depots: 2210 Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten
- Langfristige Depots: 2500 Übrige langfristige Verbindlichkeiten
- Keine MWST bei Erhalt, weil kein Entgelt für eine Leistung vorliegt. Behalten Sie die Kaution später für eine Leistung oder einen Schaden ein, prüfen Sie die MWST zu diesem Zeitpunkt.
Garantierückbehalt im Bau
Im Bauhaupt- und Nebengewerbe behalten Bauherren oft einen Teil der Werklohnforderung bis zur Abnahme oder bis zum Ende der Garantiefrist zurück, oder sie verlangen stattdessen eine Solidarbürgschaft. Der Rückbehalt bleibt Ihre Forderung, sollte aber auf einem eigenen Debitorenkonto geführt werden, damit er nicht im Mahnwesen landet. Details im Ratgeber Retentionen in Bauprojekten buchen.
Jahresabschluss-Checkliste
- Saldo Mietkaution mit dem Bankauszug des Kautionskontos abstimmen.
- Liste aller Garantien und Bürgschaften aktualisieren und in den Anhang übernehmen.
- Erhaltene Depots mit Kundenliste abgleichen, verfallene Rückforderungen klären.
- Fristigkeit prüfen: Was fällt in den nächsten zwölf Monaten an?
Wie Kautionen im Kontenplan gegliedert werden können, zeigt der Beitrag Kautionen im Kontenrahmen.