Bevor ein Schreiner die Küche einbaut, ein Eventveranstalter den Saal reserviert oder eine Agentur mit dem Rebranding beginnt, verlangen sie oft eine Anzahlung. Für die Liquidität ist das ideal. Buchhalterisch ist das Geld aber noch nicht verdient: Solange die Leistung fehlt, schuldet das Unternehmen dem Kunden die Leistung oder die Rückzahlung.
Wo die Anzahlung hingehört
Erhaltene Anzahlungen stehen im kurzfristigen Fremdkapital. Der Schweizer Kontenrahmen KMU sieht dafür das Konto 2030 Anzahlungen von Dritten vor. Buchen Sie Anzahlungen nicht auf die Debitoren und nicht direkt in den Ertrag, sonst stimmen weder Umsatz noch offene Posten.
Die MWST entsteht früher als der Umsatz
Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet, schuldet die Steuer mit der Rechnungsstellung. Für Vorauszahlungen ohne vorgängige Rechnung entsteht sie mit dem Zahlungseingang (Art. 40 MWSTG). Bei vereinnahmten Entgelten ist ohnehin der Zahlungseingang massgebend. In beiden Fällen gehört die MWST auf die Anzahlung in die Abrechnung der Periode, in der Rechnung oder Zahlung erfolgt, nicht erst in die Periode der Schlussrechnung. Weitere Fälle beschreibt der Beitrag MWST bei Anzahlungen.
Beispiel: Küchenbauer in St. Gallen
Auftrag 32'430 CHF inklusive 8,1 % MWST (30'000 CHF netto). Vereinbart sind 30 % Anzahlung bei Bestellung, Rest nach Montage.
| Schritt | Soll | Haben | CHF |
|---|---|---|---|
| Anzahlung trifft ein | 1020 Bankguthaben | 2030 Anzahlungen von Dritten | 9'729.00 |
| MWST auf der Anzahlung | 2030 Anzahlungen von Dritten | 2200 Umsatzsteuer | 729.00 |
| Schlussrechnung über die ganze Leistung | 1100 Debitoren | 3000 Produktionserlöse | 30'000.00 |
| MWST auf der ganzen Leistung | 1100 Debitoren | 2200 Umsatzsteuer | 2'430.00 |
| MWST der Anzahlung ausgleichen | 2200 Umsatzsteuer | 2030 Anzahlungen von Dritten | 729.00 |
| Verrechnung der Anzahlung | 2030 Anzahlungen von Dritten | 1100 Debitoren | 9'729.00 |
Danach stehen auf 1100 noch 22'701 CHF offen, auf 2030 null, und die MWST ist insgesamt genau einmal mit 2'430 CHF deklariert. Viele Programme erledigen die letzten zwei Zeilen automatisch, wenn die Anzahlung in der Schlussrechnung als Abzug erfasst wird.
Was auf die Schlussrechnung gehört
- Gesamtleistung mit Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
- Abzug der erhaltenen Anzahlung mit Datum und anteiliger MWST
- Restbetrag mit QR-Zahlteil
So kann der Kunde seine Vorsteuer richtig aufteilen. Wie Akonto- und Teilrechnungen im Rechnungsprozess aussehen, zeigt der Beitrag Teilrechnung und Akonto.
Wenn der Auftrag platzt
Tritt der Kunde zurück und erhält die Anzahlung zurück, wird die Buchung umgekehrt und die MWST in der Periode der Rückzahlung korrigiert. Behalten Sie einen Teil als Annullationsgebühr, ist dieser Teil Ertrag; ob darauf MWST anfällt, hängt davon ab, ob es sich um Entgelt für eine Leistung oder um Schadenersatz handelt. Klären Sie das bei grösseren Beträgen mit der Treuhand.
Abstimmung zum Monatsende
| Prüfung | Erwartung |
|---|---|
| Saldo 2030 | entspricht der Liste offener Anzahlungen pro Auftrag |
| Alte Anzahlungen | Aufträge ohne Fortschritt seit Monaten nachfassen |
| MWST | jede Anzahlung der Periode in der MWST-Abrechnung enthalten |
Für projektbezogene Vorschüsse mit mehreren Etappen gibt es den Ratgeber Projektvorschüsse von Kunden, die Kontenlogik erklärt der Beitrag Kundenvorauszahlungen im Kontenrahmen.