Schreinereien verlangen bei Auftragserteilung eine Anzahlung, Hotels eine Vorauszahlung für Gruppen, Onlineshops Vorauskasse, Architekten Akontozahlungen nach Projektphasen. Das Geld ist da, die Leistung noch nicht. Für die Buchhaltung ist es bis zur Lieferung eine Schuld gegenüber dem Kunden.
Das richtige Konto
Im Schweizer KMU-Kontenrahmen ist dafür 2030 Anzahlungen von Dritten vorgesehen, in der Gruppe der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Anzahlungen werden nicht mit offenen Debitoren verrechnet, sondern separat gezeigt.
| Vorgang | Buchung |
|---|---|
| Akontorechnung an den Kunden | 1100 Debitoren an 2030 und 2200 Umsatzsteuer |
| Zahlungseingang | 1020 an 1100 |
| Schlussrechnung | 1100 an 3200 bzw. 3400 und 2200, abzüglich Akontozahlungen |
| Verrechnung der Anzahlung | 2030 an 1100 |
Wird ohne Akontorechnung direkt bezahlt, etwa bei Vorauskasse im Onlineshop, lautet die Buchung 1020 an 2030 und 2200.
Wann die MWST geschuldet ist
Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Steuerforderung mit der Rechnungsstellung. Für Vorauszahlungen ohne Rechnung gilt der Zeitpunkt der Vereinnahmung. Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten ist der Zahlungseingang massgebend. In beiden Fällen ist die MWST auf der Anzahlung in der Periode abzurechnen, in der das Geld eingeht oder die Akontorechnung gestellt wird.
Auf der Schlussrechnung werden die Akontozahlungen mit dem darauf entfallenden MWST-Betrag abgezogen, damit die Steuer nicht doppelt abgerechnet wird. Mehr dazu unter MWST bei Anzahlungen.
Beispiel: Küchenbauer in Chur
Auftrag über CHF 32'430 inklusive 8,1 % MWST. Bei Bestellung wird eine Anzahlung von CHF 10'810 inklusive MWST verlangt.
- Akontorechnung: 1100 CHF 10'810 an 2030 CHF 10'000 und 2200 CHF 810
- Schlussrechnung nach Montage: Gesamtpreis CHF 30'000 plus MWST CHF 2'430, abzüglich Anzahlung CHF 10'000 plus MWST CHF 810
- Verrechnung: 2030 an 1100, CHF 10'000
Annullierung
Wird der Auftrag annulliert und die Anzahlung zurückbezahlt, wird die abgerechnete MWST korrigiert. Behält das Unternehmen die Anzahlung als Entschädigung, liegt meist ein Schadenersatz ohne Leistung vor, der nicht der MWST unterliegt.
Kontrollen zum Abschluss
- Saldo 2030 pro Kunde mit offenen Aufträgen abgleichen
- Anzahlungen für bereits ausgeführte Aufträge verrechnen
- Anzahlungen nicht als Umsatz ausweisen
Weiter mit Kundenanzahlungen, Angefangene Arbeiten und Teilrechnung und Akonto.