Viele Zahlungen eines KMU laufen ohne Zutun vom Bankkonto ab: die Geschäftsmiete per Dauerauftrag, die Leasingrate für das Fahrzeug, Versicherungsprämien, Telefonabos oder Kreditkartenabrechnungen per Lastschrift. Weil niemand sie aktiv auslöst, fehlen oft Beleg und Kontrolle. Im Bankauszug ist die Belastung dann sichtbar, in der Buchhaltung aber nur mit einem vagen Text.
Welche Verfahren es in der Schweiz gibt
| Verfahren | Wer löst aus | Typische Verwendung |
|---|---|---|
| Dauerauftrag | Sie selbst im E-Banking | fixe Beträge wie Miete oder Darlehensamortisation |
| Lastschrift (LSV+, Debit Direct) | der Zahlungsempfänger mit Ihrer Belastungsermächtigung | Versicherungen, Energie, Telekom |
| eBill mit Direct Debit | Rechnungssteller, freigegeben im E-Banking | wiederkehrende Rechnungen mit variablem Betrag |
| Kartenbelastung | Abo-Anbieter auf der Firmenkarte | Software, Cloud-Dienste |
Die klassischen Lastschriftverfahren der Banken und von PostFinance werden schrittweise durch eBill abgelöst. Prüfen Sie bei Ihrer Bank, welche Ermächtigungen noch aktiv sind und welche bereits migriert wurden.
Jede Belastung braucht einen Beleg
Nach dem Belegprinzip genügt der Bankauszug allein nicht. Als Beleg dienen:
- der Mietvertrag mit Mietzins und Nebenkosten-Akonto für den Dauerauftrag
- der Leasingvertrag mit Ratenplan
- die Prämienrechnung oder Police der Versicherung
- die monatliche Rechnung bei Lastschriften und eBill, wichtig für den Vorsteuerabzug
Ohne Rechnung mit den Angaben nach Art. 26 MWSTG fehlt die Grundlage für die Vorsteuer. Viele Telekom- und Energieanbieter stellen die Rechnung nur im Kundenportal bereit; laden Sie sie monatlich herunter oder lassen Sie sie per E-Mail an Ihren Belegeingang senden.
Kontierung typischer Belastungen
| Belastung | Konto | MWST |
|---|---|---|
| Geschäftsmiete | 6000 Raumaufwand | in der Regel ohne MWST, ausser der Vermieter hat für die Versteuerung optiert |
| Fahrzeugleasing | 6260 Fahrzeugleasing und -mieten | Vorsteuer, wenn auf der Rechnung ausgewiesen |
| Sach- und Haftpflichtversicherung | 6300 Sachversicherungen, Abgaben, Gebühren | von der MWST ausgenommen |
| Telefon, Internet | 6500 Verwaltungsaufwand | Vorsteuer 8.1 % |
| Software-Abo | 6570 Informatikaufwand | Vorsteuer oder Bezugsteuer bei Anbietern im Ausland |
| Darlehensamortisation | 2450 Darlehen | keine |
Nur der Zinsanteil einer Darlehensrate ist Aufwand (6900 Finanzaufwand); die Amortisation reduziert die Schuld.
Jahresprämien und Vorauszahlungen
Wird eine Versicherungsprämie im Januar für das ganze Jahr belastet, gehört sie im Monatsabschluss nicht vollständig in den Januar. Verteilen Sie sie über die aktive Rechnungsabgrenzung 1300 auf die Monate. Das Vorgehen beschreibt der Ratgeber Vorauszahlungen und Abos periodisieren.
Kontrolle beim Monatsabschluss
- Liste aller Daueraufträge aus dem E-Banking exportieren und mit den Verträgen vergleichen.
- Aktive Lastschrift- und eBill-Ermächtigungen prüfen; gekündigte Verträge sofort widerrufen.
- Jede Belastung des Monats mit Beleg und Konto verbinden.
- Ungewöhnliche Beträge hinterfragen, etwa eine Mietzinsanpassung nach Referenzzinssatzänderung.
Wiederkehrende Belastungen lassen sich gut mit festen Regeln im Bankfeed verbuchen, wie im Beitrag zum Abgleich von Bankfeed-Buchungen beschrieben. Was passiert, wenn eine Belastung zurückgewiesen wird, erklärt der Ratgeber zu Rücklastschriften und fehlgeschlagenen Einzügen.