Bei einer Lastschrift zieht Ihr Unternehmen den Rechnungsbetrag mit Ermächtigung des Kunden ein. In der Schweiz waren dafür lange LSV+ der Banken und Debit Direct von PostFinance üblich. Diese Verfahren werden schrittweise durch eBill Direct Debit abgelöst, bei dem der Kunde die Belastung im E-Banking bestätigt oder dauerhaft freigibt. Unabhängig vom Verfahren kann ein Einzug scheitern oder rückgängig gemacht werden.
Warum ein Einzug zurückkommt
| Grund | Typische Ursache | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Konto ungedeckt | zu wenig Guthaben am Belastungstag | erneuter Einzug nach Absprache oder Zahlung per QR-Rechnung |
| Ermächtigung fehlt oder widerrufen | Kontowechsel, Kündigung der Ermächtigung | neue Ermächtigung einholen, bis dahin QR-Rechnung |
| Konto saldiert | Kunde hat Bank gewechselt | Stammdaten aktualisieren |
| Widerspruch des Kunden | Kunde ist mit der Belastung nicht einverstanden | wie eine bestrittene Rechnung behandeln |
Ob und wie lange ein Kunde einer bereits ausgeführten Belastung widersprechen kann, hängt vom Verfahren und den Bedingungen Ihrer Bank ab. Lesen Sie den Rückweisungsgrund aus der Bankmeldung (camt.054 oder Avis), statt ihn zu raten.
So wird gebucht
Beim ursprünglichen Einzug wurde der Debitor ausgeglichen: 1020 Bankguthaben an 1100 Debitoren. Die Rücklastschrift kehrt das um.
| Vorgang | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Rückbelastung des Betrags | 1100 Debitoren | 1020 Bankguthaben |
| Gebühr der Bank für die Rückweisung | 6900 Finanzaufwand | 1020 Bankguthaben |
| Weiterverrechnung der Gebühr an den Kunden (falls vertraglich vereinbart) | 1100 Debitoren | Ertragskonto |
Wichtig: Buchen Sie die Rückbelastung auf denselben offenen Posten zurück, nicht als neuen Betrag ohne Rechnungsbezug. Nur so erscheint die ursprüngliche Rechnung wieder in der Offene-Posten-Liste und im Mahnlauf.
Die MWST bleibt unberührt, denn das Entgelt ist weiterhin geschuldet. Bei Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelt beachten Sie aber, dass die zurückgeholte Zahlung den vereinnahmten Betrag der Periode wieder reduziert.
Kunde informieren und Frist setzen
- Kunde am gleichen oder nächsten Arbeitstag informieren, mit Betrag, Rechnungsnummer und Grund der Bank.
- Zahlungsalternative anbieten: die Originalrechnung mit QR-Zahlteil erneut senden.
- Neue Zahlungsfrist festhalten. Verstreicht sie, gilt die normale Mahnroutine.
- Bei wiederholten Rücklastschriften den Kunden aus dem Lastschriftverfahren nehmen und auf Vorauszahlung oder QR-Rechnung umstellen.
Wie Sie Mahnstufen und Fristen festlegen, steht im Beitrag Mahnwesen aufbauen.
Kontrolle im Monatsabschluss
- Alle Rückbelastungen des Monats aus dem Bankauszug filtern und mit Debitorenposten vergleichen.
- Prüfen, ob jede zurückgeholte Rechnung wieder offen ist und einen Mahnstatus hat.
- Gebühren für Rückweisungen sammeln: Steigen sie, lohnt sich ein Blick auf Kundenbonität und Belastungsdatum.
- Ermächtigungen und IBAN der betroffenen Kunden in den Stammdaten nachführen, siehe Stammdatenpflege bei Kunden.
Wiederkehrende Einzüge für Abos und Mieten planen Sie am besten zusammen mit dem Ratgeber Lastschriften und Daueraufträge in der Buchhaltung.