Ein Kunde schickt Ware zurück, kündigt ein Abo vorzeitig oder hat eine Rechnung doppelt bezahlt. Das Geld soll zurück. In der Buchhaltung sind das zwei Schritte, die oft vermischt werden:
- Gutschrift: Sie reduziert den Umsatz und die geschuldete MWST, oder sie hält fest, dass der Kunde ein Guthaben hat.
- Auszahlung: Sie bewegt das Geld vom Bank-, Karten- oder Kassenkonto zurück zum Kunden.
Welcher Fall liegt vor?
| Situation | Gutschrift nötig? | Buchung der Gutschrift |
|---|---|---|
| Retoure oder Preisnachlass | ja | 3800 Erlösminderungen (oder Ertragskonto) an 1100 Debitoren, MWST-Korrektur |
| Doppelzahlung durch Kunden | nein, kein Umsatz betroffen | Überzahlung steht bereits als Haben-Saldo auf 1100 |
| Vorauszahlung für nicht erbrachte Leistung | nein | Rückzahlung aus 2030 Anzahlungen von Dritten |
| Kulanz ohne Rechnungsbezug | ja | Erlösminderung mit Begründung im Beleg |
Bei einer Doppelzahlung entsteht kein Umsatz, also auch keine MWST-Korrektur. Bei einer Retoure dagegen sinkt das Entgelt, und die geschuldete MWST wird in der Abrechnungsperiode der Gutschrift reduziert (Art. 41 MWSTG).
Beispiel mit MWST
Ein Onlinehändler hat Ware für 540.50 CHF inklusive 8.1 % MWST verkauft. Der Kunde retourniert alles.
| Schritt | Soll | Haben | Betrag CHF |
|---|---|---|---|
| Gutschrift netto | 3800 Erlösminderungen | 1100 Debitoren | 500.00 |
| MWST-Anteil | 2200 Umsatzsteuer | 1100 Debitoren | 40.50 |
| Rückzahlung per Bank | 1100 Debitoren | 1020 Bankguthaben | 540.50 |
Nach dem dritten Schritt ist der Debitor ausgeglichen. Mit Saldosteuersatzmethode entfällt die separate MWST-Zeile; die Erlösminderung reduziert einfach den abzurechnenden Bruttoumsatz.
Auszahlungswege in der Schweiz
- Banküberweisung: Lassen Sie sich die IBAN schriftlich bestätigen. Eine QR-IBAN des Kunden taugt nicht, sie ist nur für eingehende QR-Zahlungen gedacht.
- Kartenzahlung: Die Rückerstattung läuft über das Terminal oder den Zahlungsdienstleister und wird mit der nächsten Auszahlung verrechnet. Buchen Sie sie über das Durchlaufkonto 1045 Kreditkarten / Debitkarten.
- TWINT: Rückzahlungen erscheinen in der TWINT-Abrechnung als Abzug. Wie Sie diese auflösen, steht im Ratgeber TWINT-Zahlungen verbuchen.
- Bar aus der Kasse: Nur mit unterschriebenem Rückgabebeleg, damit die Kassendifferenz erklärbar bleibt.
Kundenguthaben statt Auszahlung
Viele Kunden kaufen wieder. Statt Geld zurückzuzahlen, können Sie die Gutschrift mit der nächsten Rechnung verrechnen. Dann bleibt der Haben-Saldo auf 1100 stehen, bis die neue Rechnung kommt. Vereinbaren Sie das ausdrücklich, und vermerken Sie es auf der Gutschrift. Mehr dazu im Beitrag Kundenguthaben im Rechnungsprozess.
Kontrolle vor dem Monatsende
- Haben-Salden auf Debitoren auflisten und je Fall entscheiden: zurückzahlen, verrechnen oder klären.
- Jede Rückzahlung braucht eine Gutschrift oder einen Nachweis der Doppelzahlung.
- Rückerstattungen über Karte und TWINT mit den Abrechnungen der Anbieter abgleichen.
- Erlösminderungen mit MWST-Code prüfen, bevor die Quartalsabrechnung an die ESTV geht.
Alte Haben-Salden, die niemand mehr zuordnen kann, behandelt der Ratgeber Alte Haben-Salden bei Kunden.