Auf einem Debitorenkonto erwarten Sie Soll-Salden: Der Kunde schuldet Ihnen etwas. Steht dort ein Haben-Saldo, schulden Sie dem Kunden Geld. Man spricht von einem kreditorischen Debitor. Ein solcher Saldo ist kein Ertrag und darf nicht einfach stehen bleiben, bis er vergessen ist.
Woher Haben-Salden kommen
| Ursache | Beispiel |
|---|---|
| Doppelzahlung | Kunde bezahlt die QR-Rechnung per E-Banking und zusätzlich per Dauerauftrag |
| Gutschrift nach Zahlung | Retoure, nachdem die Rechnung bereits beglichen war |
| Zahlung ohne Rechnung | Anzahlung, die nicht auf dem Konto für Anzahlungen gebucht wurde |
| Falsche Zuordnung | Zahlung einer anderen Firma derselben Gruppe auf diesem Konto |
| Rundung und Spesen | Kunde zahlt zu viel, weil er Spesen einrechnet, die gar nicht anfallen |
So klären Sie einen Haben-Saldo
- Ursache ermitteln: Zahlung, Gutschrift und ursprüngliche Rechnung nebeneinanderlegen.
- Kunden informieren: mit einem Kontoauszug und der Frage, ob er Rückzahlung oder Verrechnung wünscht.
- Rückzahlung oder Verrechnung: Bei Rückzahlung wird der Betrag auf die IBAN des Kunden überwiesen, idealerweise auf die Bankverbindung, von der die Zahlung kam. Bei Verrechnung wird das Guthaben gegen die nächste Rechnung ausgeglichen.
- Dokumentieren: Vereinbarung und Beleg zur Buchung ablegen.
Rückzahlungen auf eine neue, nur per E-Mail genannte IBAN sind ein bekanntes Einfallstor für Zahlungsbetrug. Bestätigen Sie neue Bankverbindungen telefonisch mit einer bekannten Kontaktperson. Den Ablauf der Rückzahlung beschreibt der Ratgeber Rückerstattungen an Kunden.
Ausweis in der Bilanz
In der Bilanz sollen Guthaben und Schulden nicht verrechnet werden (Verrechnungsverbot nach Art. 958c OR). Haben-Salden bei Debitoren werden deshalb per Bilanzstichtag umgegliedert:
| Art des Saldos | Ausweis |
|---|---|
| Vorauszahlung für eine künftige Lieferung | 2030 Anzahlungen von Dritten |
| Überzahlung oder Gutschriftsguthaben | 2210 Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten |
Die Umgliederung wird am ersten Tag des neuen Jahres zurückgebucht. Wesentlich ist dies vor allem, wenn die Summe der Haben-Salden ins Gewicht fällt.
Und wenn der Kunde nicht reagiert?
Ein unklarer Haben-Saldo darf nicht ohne Weiteres als Ertrag ausgebucht werden, solange der Kunde einen Rückforderungsanspruch hat. Rückforderungen aus ungerechtfertigter Bereicherung verjähren nach dem OR drei Jahre ab Kenntnis, spätestens zehn Jahre nach Entstehung des Anspruchs (Art. 67 OR). Dokumentieren Sie Ihre Kontaktversuche. Ob und wann eine Ausbuchung zulässig ist und wie sie mehrwertsteuerlich zu behandeln ist, besprechen Sie am besten mit Ihrer Treuhand.
Vorbeugen
- Zahlungseingänge über die QR-Referenz zuordnen statt über Namen und Betrag
- Gutschriften sofort mit offenen Rechnungen ausgleichen
- Anzahlungen auf ein eigenes Konto buchen, siehe Kundenanzahlungen
- Monatlich eine Liste aller Debitoren mit Haben-Saldo ziehen
Wie Kundenguthaben schon im Rechnungsprozess berücksichtigt werden, zeigt der Beitrag Kundenguthaben im Rechnungsprozess.