Die meisten Schäden in der Kreditorenbuchhaltung entstehen nicht durch falsche Kontierung, sondern durch falsche Bankverbindungen. Eine täuschend echte E-Mail meldet „unsere neue IBAN“, die Buchhaltung ändert den Lieferanten, und die nächste Zahlung geht an Betrüger. Saubere Kreditorenstammdaten sind deshalb zuerst eine Frage der Kontrolle.
Felder mit Prüfpflicht
| Feld | Risiko bei Fehler | Prüfung |
|---|---|---|
| IBAN bzw. QR-IBAN | Zahlung an falschen Empfänger | Rückruf bei bekannter Kontaktperson |
| Kontoinhaber | Name passt nicht zur Firma | Vergleich mit Handelsregister |
| UID und MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST) | Vorsteuer aus Rechnung eines nicht Steuerpflichtigen | UID-Register |
| Firmenname und Sitz | Rechnung auf falsche Gesellschaft | Zefix |
| Zahlungsbedingungen | verpasste Skonti, Mahnungen | Vertrag |
| Land und Währung | Bezugsteuer, Kursdifferenzen | Rechnung |
Eine QR-IBAN erkennen Sie an der Instituts-Identifikation 30000 bis 31999 an der fünften bis neunten Stelle. Sie funktioniert nur zusammen mit einer QR-Referenz. Wechselt ein Lieferant von QR-IBAN auf normale IBAN, ändert sich auch das Referenzformat. Details dazu im Beitrag QR-IBAN in den Stammdaten prüfen.
Ablauf bei einer Änderung der Bankverbindung
- Änderung nie allein aufgrund einer E-Mail übernehmen, auch nicht vom bekannten Absender.
- Rückruf über eine Telefonnummer aus dem Vertrag oder aus früheren Unterlagen, nicht aus der E-Mail mit der Änderung.
- Zweite Person erfasst oder bestätigt die Änderung im System (Vier-Augen-Prinzip).
- Erste Zahlung an die neue IBAN im Zahlungslauf besonders markieren und nach Ausführung beim Lieferanten nachfragen, ob sie angekommen ist.
- Protokoll mit Datum, Name der bestätigenden Person und Belegkopie ablegen.
Diese Regeln gehören auch in die Rechtevergabe: Wer Zahlungen freigibt, sollte Bankverbindungen nicht allein ändern können. Siehe dazu den Ratgeber Rollen und Berechtigungen in der Buchhaltung.
MWST-Status regelmässig prüfen
Vorsteuer dürfen Sie nur abziehen, wenn die Rechnung von einer im MWST-Register eingetragenen Person stammt. Ein Lieferant, der sich abgemeldet hat, aber weiterhin MWST ausweist, schuldet diese zwar, Ihr Vorsteuerabzug kann bei einer Kontrolle aber Fragen auslösen. Gleichen Sie deshalb einmal pro Jahr die MWST-Nummern aller Kreditoren mit wesentlichen Umsätzen ab. Wie das automatisiert geht, beschreibt der Beitrag UID und MWST-Nummer validieren.
Ausländische Lieferanten
Lieferanten ohne Schweizer MWST-Nummer, etwa Softwareanbieter aus der EU, kennzeichnen Sie in den Stammdaten. Ihre Leistungen können der Bezugsteuer unterliegen. Hinterlegen Sie den passenden MWST-Code direkt beim Lieferanten, damit jede Rechnung automatisch richtig behandelt wird.
Jährliche Bereinigung
- Lieferanten ohne Bewegung seit mehr als zwei Jahren deaktivieren
- Dubletten zusammenführen, erst nachdem offene Posten bereinigt sind
- Lieferanten mit mehreren IBAN prüfen: Ist jede Verbindung noch gültig und bestätigt?
- Gelöschte Firmen laut Zefix sperren
Beim Anlegen neuer Lieferanten hilft die Checkliste Lieferanten anlegen und Stammdaten prüfen.