Eine neue Rechnung trifft ein, der Lieferant ist noch nicht im System, also wird er schnell erfasst. Genau dabei entstehen die meisten Stammdatenfehler: ein Tippfehler in der IBAN, eine fehlende MWST-Nummer oder ein Lieferant, der unter zwei Namen existiert. Ein kurzer Prüfprozess beim Anlegen kostet wenige Minuten und spart später Rückfragen, Fehlzahlungen und Korrekturen in der MWST-Abrechnung.
Pflichtfelder für einen Kreditor
| Feld | Prüfung | Quelle |
|---|---|---|
| Firmenname und Rechtsform | exakt wie im Handelsregister, z. B. «Muster Holzbau GmbH» | Zefix |
| Adresse | Sitz oder Rechnungsadresse | Rechnung, Handelsregister |
| UID | Format CHE-123.456.789 | UID-Register |
| MWST-Nummer | UID mit Zusatz «MWST», nur wenn der Lieferant steuerpflichtig ist | UID-Register |
| Bankverbindung | IBAN oder QR-IBAN, Kontoinhaber | QR-Rechnung, schriftliche Bestätigung |
| Zahlungsbedingungen | z. B. 30 Tage netto, Skonto | Offerte, Vertrag |
| Standardkonto und MWST-Code | z. B. 4200 Handelswaren mit Vorsteuer 8.1 % | interne Kontierungsregeln |
UID und MWST-Status prüfen
Im öffentlichen UID-Register sehen Sie, ob ein Unternehmen aktiv ist und ob es im MWST-Register eingetragen ist. Das ist wichtig: Weist ein Lieferant MWST aus, ist aber nicht eingetragen, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Umgekehrt stellt ein nicht steuerpflichtiger Kleinunternehmer seine Rechnung zu Recht ohne MWST; dann bekommt der Kreditor den Code «ohne Vorsteuer». Weitere Hinweise gibt der Beitrag UID und MWST-Nummer validieren.
Ausländische Lieferanten
Lieferanten ohne Sitz in der Schweiz haben keine UID. Erfassen Sie Land, Währung und gegebenenfalls die ausländische Steuernummer. Bezieht Ihr Unternehmen von ihnen Dienstleistungen, etwa Software oder Beratung, kann Bezugsteuer anfallen. Markieren Sie solche Kreditoren mit einem eigenen MWST-Code, damit der Betrag in der Abrechnung erscheint. Details im Beitrag Bezugsteuer und Reverse Charge.
IBAN oder QR-IBAN?
Eine QR-IBAN erkennt man an der Instituts-Identifikation zwischen 30000 und 31999 an der fünften bis neunten Stelle. Zahlungen auf eine QR-IBAN brauchen zwingend eine QR-Referenz. Speichern Sie die QR-IBAN deshalb nicht als normale Zahlungsverbindung für freie Zahlungen ohne Referenz. Der Unterschied ist im Ratgeber QR-IBAN oder IBAN im Rechnungsprozess erklärt.
Schutz vor Zahlungsbetrug
Gefälschte Mitteilungen über eine «neue Bankverbindung» gehören zu den häufigsten Betrugsmustern bei KMU. Halten Sie sich an eine feste Regel:
- Änderungen der Bankverbindung nie allein aufgrund einer E-Mail übernehmen.
- Beim Lieferanten über eine bekannte Telefonnummer zurückrufen, nicht über die Nummer in der E-Mail.
- Änderung durch eine zweite Person im System freigeben lassen.
- Die erste Zahlung auf die neue Verbindung besonders prüfen.
Dubletten vermeiden
Suchen Sie vor dem Anlegen nach UID, IBAN und Namensbestandteilen. «Muster AG», «Muster Schweiz AG» und «Muster» sind oft derselbe Lieferant. Doppelte Kreditoren verteilen offene Posten auf zwei Konten und erhöhen das Risiko von doppelten Rechnungen und Doppelzahlungen.
Wie Sie bestehende Kreditoren laufend aktuell halten, zeigt der Ratgeber zur Stammdatenpflege bei Lieferanten. Was danach mit der ersten Rechnung passiert, beschreibt der Beitrag zu Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung.